Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАДокументооборот и делопроизводство в страховой организацииСистемы электронного документооборотаДокументооборот как функция управления знаниямиДокументооборот организацииОрганизация документооборота на предприятииОрганизация электронной системы управления документооборотомПравовое регулирование в области организации электронного...Документооборот исполнителяОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Теория бухгалтерского учета
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Организация документооборота

Документооборот – это процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

1) разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

2) составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

3) составляется график документооборота в организации;

4) создаются технологии обработки учетной информации;

5) разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.

Основными этапами документооборота являются:

– составление и оформление документов;

– проверка документов;

– обработка документов в бухгалтерии;

– сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком. График документооборота – это схема или перечень работ, ответственных за них, сроки представления и исполнения при создании, проверке, обработке и передаче в архив.

Пример графика документооборота представлен в табл. 8.1.

Таблица 8.1

График документооборота

Утвержден приказом №___ от___

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

Требование

2

Цех

Отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до... часов)

Бухгалтерия

1 экз. – цех

2 экз. – склад

При отчете при реестре

Ежедневно (до... часов)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

Среди этапов документооборота особое место занимает бухгалтерская обработка документов.

Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т.д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

Первый этап: документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов.

Второй этап: производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов.

Третий этап: проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и котировке.

Таким образом, документы проверяются по форме, основаниям для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документа.

После проверки принятые документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

– группировка;

– арифметическая проверка;

– таксировка;

– котировка;

– разноска;

– гашение.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем подготовки таксированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается введение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка – это выражение в денежном измерении количественных сведений о хозяйственной операции, содержащейся в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и вычисляются суммы.

Контировка – бухгалтерская запись в первично хозяйственном документе, т.е. проставление корреспонденции счетов по конкретной операции.

Разноска – данные бухгалтерских документов записывают в соответствующие регистры бухгалтерского учета.

Гашение – обработанные первичные документы должны содержать соответствующую отметку (специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки), чтобы они не были использованы повторно, т.е. на них указывается дата записи в учетные регистры. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы или получения материальных ценностей, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета документы подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество, другие сведения. Все документы в папке нумеруются по порядку.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика