Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Хранение ценностей в коммерческом банкеРаздельное хранение товаров повышенного и пониженного...Виды процессуальных сроков по способу установленияПорядок установления заработной платы. Порядок, место и сроки ее...ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯПодсистема "Хранение товаров"Инновационные решения для систем хранения данныхОбщие условия установления налогов и сборовУстановление и использование льгот по налогам и сборамОборудование для хранения материалов и подъемнотранспортные машины и...
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондообразователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах.

Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки храпения документов являются обязательными, сокращать сроки не разрешается, но в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, они могут быть увеличены.

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в последнем состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации.

Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Например, в перечне типовых документов все организации разделены на две категории: сдающие документы на постоянное храпение I! государственные архивы и организации, документы которые на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются.

Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком "Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений" укажут срок хранения "Постоянно", а организации 2-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения 10 лет.

При установлении сроков храпения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например: "Планы финансирования и кредитования": а) годовые — постоянно; б) квартальные — 3 года; в) месячные — 1 год. Поэтому в номенклатуру дел организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная группа документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне "5 л. ЭПК" означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки

"ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) или заменяться па постоянный, если экспертная и экспертно-проверочная комиссия придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.

К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки "До замены новыми", "До минования надобности".

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается но документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае — 10 лет).

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика