Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАДокументооборот и делопроизводство в страховой организацииПроцедура совершенствования документооборотаСистемы электронного документооборотаДокументооборот как функция управления знаниямиДокументооборот организацииОрганизация документооборотаОрганизация документооборотаОрганизация электронной системы управления документооборотомТипичные проблемы организации документооборота и пути их решения
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Бухгалтерское дело
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Организация документооборота на предприятии

Движение первичных документов в бухгалтерском учете начинается с момента их создания непосредственно на предприятии или получения их от других предприятий, затем продолжается при их обработке, принятии к учету и заканчивается передачей их в архив и называется документооборот.

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации. С этой целью главный бухгалтер выясняет, какие первичные документы будут применяться в деятельности организации. Непосредственно формы первичных документов, право их подписи должностными лицами организации, график движения этих документов являются элементами учетной политики организации согласно положениям ПБУ 1/2008. Это значит, что они должны быть представлены в приложении к учетной политике организации и подписаны руководителем организации. Первичные документы, утвержденные к применению, могут быть перечислены в соответствии с их номерами, которые они имеют в альбомах унифицированных документов. Если организация самостоятельно разрабатывает первичный документ, то в этом случае показывается форма документа с обязательными для него реквизитами. График документооборота показывается в приложении к учетной политике и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, соответствующим отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и рациональное число подразделений организации и работников, которые обращаются с данными документами в минимальный срок нахождения его в каждом подразделении.

Пример графика документооборота представлен на рис. 4.3.

График документооборота на предприятии

Рис. 4.3. График документооборота на предприятии

В графе "Создание документа" предусмотрены следующие колонки:

1 – количество экземпляров документа;

2 – ответственный за выписку;

3 – ответственный за оформление;

4 – ответственный за исполнение;

5 – срок исполнения.

В графе "Проверка документа":

1 – ответственный за проверку;

2 – кто представляет на проверку;

3 – порядок представления;

4 – срок представления на проверку.

В графе "Обработка документа":

1 – кто исполняет;

2 – срок исполнения.

В графе "Передача в архив":

1 – кто исполняет;

2 – срок передачи.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

• при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

• документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

• исправления должны быть выполнены только разрешенными приемами (корректурная запись, дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно);

• по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, – маркетологи). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Для этого каждому исполнителю может быть вручена выписка из графика документооборота. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы. В соответствующем приказе руководителя организации также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для этого устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру необходимо периодически оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

• кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;

• рабочая схема действующих отделов организации;

• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика