Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Положение о службе документационного обеспечения управленияСлужбы документационного обеспечения управленияЗадачи и функции службы документационного обеспечения управленияОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ...АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯНормирование документационных работ службы документационного...Документационное сопровождение обследования на примере процессов...Виды ИС управления документационным обеспечениемФормы организации документационного обеспечения управленияВиды информационных систем управления документационным обеспечением...
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Права и ответственность службы документационного обеспечения управления

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Служба ДОУ имеет право:

- принимать меры и осуществлять контроль над сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

— контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

— запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

— проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

— привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

— возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

— определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;

— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

— разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

— вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

— участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

— вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Служба ДОУ находится в тесном взаимодействии:

— со всеми руководителями структурных подразделений организации по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

— юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

— кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела(отделения);

— службой материально-технического обеспечения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов н канцелярскими товарами;

— службами АСУ по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Должностной и технический состав работников. Функциональные обязанности. Эффективное функционирование структурного подразделения и выполнение им задач по предназначению обеспечивают взаимосогласованные действия его сотрудников — руководящего состава, специалистов и технических исполнителей. В свою очередь их действия также подлежат регламентации. С этой целью учреждением разрабатываются и вводятся в действие должностные инструкции сотрудников.

Рассмотрение особенностей подготовки должностной инструкции начнем с определения.

Должностная инструкция — это внутренний нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников: руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

Общие требования к подготовке должностной инструкции установлены упоминавшимися выше "Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается руководителем учреждения. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например, "Должностная инструкция документоведа".

Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Отдельного рассмотрения заслуживают особенности структуры и содержания должностной инструкции.

Типовая структура должностной инструкции включает: общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения.

Требования к структуре должностных инструкций отдельных категорий работников могут уточняться в соответствии с положениями ведомственных нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, в частности, согласно Приложению 12 ГСДОУ "Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (введена в действие приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. X" 33).

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ включает: общие положения; функции работника; обязанности работника; права работника; взаимоотношения (связи по должности) работника; ответственность работника; оценка работы.

Этим же документом устанавливаются и основные требования к последовательности изложения содержания должностной инструкции.

Так, в разделе должностной инструкции "Общие положения" устанавливаются:

— задачи работника;

— порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

- профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

- основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе "Функции работника" определяются:

— предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе "Обязанности работника" указываются особенности:

- связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

- предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

- требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

- порядок исполнения поручений;

- этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых работник получает и которым передаст информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Отметим в связи с этим, что основными оценочными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, запятых на предприятиях, в учреждениях и организациях изложены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика