Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Организация делопроизводства в 1917–1941 ггПриказное делопроизводствоИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ОРГАНОВ...АДВОКАТСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОДелопроизводство в СССРНотариальное делопроизводствоИсполнительное делопроизводствоПриказное делопроизводство в XV–XVII ввИнструкция по судебному делопроизводству в районном судеМатериалы писцового делопроизводства XV–XVII веков
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Основные понятия делопроизводства

Важность упорядочения понятийного аппарата делопроизводства, содержания основных его терминов обусловлена тем, что в огромном информационном потоке документом становится лишь та информация, которая зафиксирована по определенным правилам, придающим ей юридическую силу. Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8–2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст (далее ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Исторический экскурс

Понятие "делопроизводство" вошло в практику административных органов России – центральных учреждений Московского государства (приказов) в конце XV – начале XVI в., когда стала складываться система государственного делопроизводства. В первоначальном смысле слова оно обозначало прежде всего порядок письменного оформления производства дел, деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел", где под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти. Делопроизводством также называли совокупность дел по каждому "производству", включающую поданную в приказ челобитную (в XVIII–XIX вв. и начале XX в. – прошение), к которой присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. В 1720 г. основные правила ведения делопроизводства были сформулированы в Генеральном регламенте.

Делопроизводство – документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование.

Документирование – регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

Современное документирование в министерствах и ведомствах сочетает естественные, традиционные способы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов, машинограмм, видеограмм) с искусственными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и другие средства вычислительной техники и микрографии).

Способ фиксации информации определяет и выбор средств документирования. Это могут быть как простые орудия, используемые для составления документа (карандаш, ручка), так и механические (электромеханические средства, такие как: магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника). Это могут быть также и средства вычислительной техники.

В зависимости от средств документирования различаются способы документирования.

• текстовые;

• кино-, фото-, видеодокументирование;

• электронные.

В результате закрепления информации на различных носителях и оформления ее на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными признаками которого являются:

• обязательность смыслового семантического содержания;

• закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве;

• завершенность сообщения.

В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл. В "Кратком словаре архивной терминологии" (1968 г.) документ определялся как "результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)". В информатике документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде". В документалистике под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе". В юридических науках документ рассматривается преимущественно как "средство документирования и доказательства правовых отношений", в сфере управления – как "средство фиксации и передачи управленческих решений", в исторической науке – как "исторические источники, носители ретроспективной информации".

Однако все подходы к определению понятия "документ" объединяет одно: документ представляет собой единство информации и ее материального носителя.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содержащих вторичную, переработанную информацию, в документах информация фиксируется впервые.

Документы как способ общения и передачи информации появились вместе с письменностью. Понятие "документ" (лат. documentum – способ доказательства, свидетельство) с самого своего возникновения наполнено правовым содержанием. Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения. Он обеспечивает сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит для наведения справок, уточнения архивных данных.

Совокупность документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации.

Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Созданный в процессе документирования документ должен выполнить предназначенные ему функции. Выполнение его функций обеспечивает вторая составная часть делопроизводства – организация работы с документами, включающая организацию документооборота, т.е. движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления, а также хранения и использования документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия.

Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним, составляет систему электронного документооборота.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика