Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ТАМОЖЕННОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТОВАРОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИСОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПРАВИЛА ЕЕ...Общие правила оформления управленческих документовМесто и время таможенного оформленияОформление текста с помощью таблицОформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р...Таможенное оформление товаров (за исключением автомобилей), временно...Правила оформления и создания кадровых документов
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Оформление дел

Оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оно включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, подшивке или переплету дела (брошюровке), нумерации листов, составлению листа-заверителя и внутренней описи документов дела (в необходимых случаях).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• подшивку или переплет дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты.

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• номер (индекс) дела;

• заголовок дела;

• дата дела (тома, части);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела;

• архивный шифр дела.

Оформление проставляемых на обложке дела реквизитов осуществляется следующим образом:

• наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

• наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;

• номер дела должен соответствовать индексу дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

• дата дела содержит указание года заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. Так же при оформлении дела:

• число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;

• количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью;

• срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения;

• архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения в архиве организации черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления ОК 006-2011 (ОКОГУ).

Установлен следующий порядок нумерации листов дела:

• все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа;

• лист большого формата, сложенный и подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

• документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;

• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте:

• приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

По завершении нумерации листов составляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления и располагается в конце дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика