Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Современное состояние информационных технологий и их роль в...Сущность, значение и закономерности развития информационных систем и...Современные информационные технологии организации логистического...Предметные и прикладные информационные технологииЗакономерности развития информационных технологий в современной...
СтандартизацияНОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯНОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ОРГАНЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ В...Нормативное и методическое обеспечениеСтандартизация в обеспечении качества и конкурентоспособности
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Лекция 6. Современные информационные технологии в делопроизводстве

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• содержание и основные этапы стандартизации, унификации и автоматизации делопроизводства;

• содержание основных понятий электронного делопроизводства;

• основные этапы автоматизации делопроизводства;

• нормативную правовую базу автоматизации делопроизводства;

• базовые функции систем электронного делопроизводства;

• основные требования к системе автоматизации делопроизводства;

• особенности хранения электронных документов;

уметь

• использовать полученные знания в практической работе;

• ориентироваться в рынке программной продукции электронного делопроизводства;

владеть

• навыками подготовки служебных документов на основе унифицированных форм управленческих документов;

• методикой организации коллективной работы с электронными документами;

• методикой организации электронного архива.

Рост приводит к усложненности, а усложненность – это конец пути.

Третий закон Паркинсона

Динамичное развитие всех сфер общественной жизни, рост числа субъектов и объектов управления сопровождаются стремительно растущими потоками документов, которые составляют основу управления, обеспечивая прямые и обратные связи между управляющими и управляемыми системами. Каждые три года объем корпоративной электронной текстовой информации в мире удваивается.

По данным мониторинга Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), в федеральных органах власти объем документации в 2010 г. составлял около 250 млрд листов, причем по прогнозам ежегодно он может увеличиваться от 15 до 30%.

В США, по данным Delphi Consulting Group, ежедневно создается более 1 млрд листов документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов.

Ежегодно в мире издается около 6 млрд новых документов, каждый из которых в среднем тиражируется в 20 копиях, что переполняет документационные потоки, создавая угрозу их неуправляемости и потерь. А за этим стоит реальная угроза безопасности и каждого отдельного гражданина, и организации или предприятия, и страны в целом. Поэтому проблема совершенствования технологий делопроизводства и освоения их практическими работниками сферы управления приобретает острую актуальность.

Мнение специалистов

По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, поданным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Актуальные задачи совершенствования управления во всех сферах народного хозяйства потребовали поиска путей и современных форм информационного взаимодействия как одного из важнейших условий обеспечения деятельности органов управления всех уровней.

За последние два десятилетия делопроизводство прошло путь от стандартизации через унификацию к автоматизации и созданию электронного делопроизводства.

Нормативно-методическое и правовое обеспечение стандартизации и автоматизации делопроизводства

Правовые основы стандартизации в России, были заложены Федеральным законом от 10.06.1993 № 5154-1 "О стандартизации".

Стандартизация представляет собой процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" основными целями стандартизации в применении к документам являются:

• обеспечение единства требований в области делопроизводства;

• обеспечение технической совместимости, сопоставимости создаваемых документов;

• содействие проведению работ по унификации форм документов и требований к их оформлению и составлению;

• приведение документации к единообразию.

Активное использование новых информационных технологий в делопроизводстве потребовало унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. Это побудило начать работу по созданию унифицированных форм документации (УФД). Целью унификации документов было сокращение количества применяемых в деятельности организаций документов, типизация их формы, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, упрощение работы с документами за счет сокращения временны́х и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных.

Процесс унификации документов проходил несколько стадий:

1) унификация форматов бумаг. Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) разработала стандарты бумаг, закрепив их в стандарте ISO 216:1975 "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В". Принятые международным документом стандарты форматов бумаг обязательны и в нашей стране для управленческой документации;

2) унификация полей документов. ГОСТ Р 6 .30–2003 установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:

• левое поле – 20 мм,

• правое поле – 10 мм,

• верхнее поле – 20 мм,

• нижнее поле – 20 мм;

3) унификация форм документов, т.е. закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним. Разработка унифицированных форм документов осуществляется как на общегосударственном уровне, так и на уровне организаций (например, Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы документов);

4) унификация текста документов. Например:

• в ТК РФ содержатся требования к тексту трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка,

• в постановлении Правительства РФ от 11.11.2005 № 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" дана типовая структура текста административного регламента, а также указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе,

• распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р утверждена унифицированная форма анкеты, заполняемой при приеме на государственную гражданскую службу, и др. К унификации текста документа можно отнести разработку и использование в документах наборов стандартных фраз и выражений, речевых формул, языковых клише, устоявшихся словосочетаний;

5) унификация терминологии. Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях, так как именно в этой области введено большое число новых терминов, а ряд терминов получил новые, уточненные толкования. В связи с этим возникла потребность в разработке стандартов на термины и определения. Так, с 1 июля 2007 г. был введен ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, с 1 марта 2014 г. действует ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Ряд новых понятий введен или уточнен в Постановлении об утверждении правил делопроизводства.

Отсутствие унифицированной терминологии привело к появлению в специальной литературе различных терминов для обозначения системы автоматизации делопроизводства: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив, система автоматизации делопроизводства и документооборота. Главным недостатком этих терминов является смешение или подмена понятий "делопроизводство" и "документооборот". Мы будем пользоваться понятием "система электронного делопроизводства" (СЭД).

Унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, включены в ОКУД, который является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД предназначен для:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

• сокращения количества применяемых форм;

• исключения из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

В результате работы по унификации документов были разработаны:

• общероссийские унифицированные формы;

• отраслевые унифицированные формы;

• формы документов субъектов РФ;

• унифицированные формы документов организаций и предприятий.

Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, учитывая возможность их компьютерной обработки. В организациях, на предприятиях по итогам унификации разрабатывается Табель унифицированных форм документов, утверждаемый руководителем организации.

Табель унифицированных форм документов – перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

На основе Табеля форм документов в организациях создается Альбом форм документов, разрабатываемый в бумажном варианте (эталонный образец) и в его электронной копии, которая должна быть на каждом рабочем месте.

Альбом унифицированных форм документов – сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Таким образом, к настоящему времени сформирована нормативно-методическая и правовая основа стандартизации делопроизводства, включающая:

• федеральные законы;

• указы и распоряжения Президента РФ;

• постановления и распоряжения Правительства РФ;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

• нормативные акты и методические документы по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;

• ГОСТ на документацию, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и др.

Системы электронного делопроизводства, в том числе электронного документооборота, появились в конце прошлого века. Начало активному переходу к электронному документообороту в России положила Концепция реформирования системы государственной службы Российской Федерации, утвержденная Президентом РФ 15.08.2001 № Пр-1496. Для повышения эффективности функционирования системы государственной службы и уровня информированности общества о деятельности государственных органов и государственных служащих Концепцией предусмотрены широкое использование современных информационных технологий, разработка новых стандартов делопроизводства, основанных преимущественно на электронном документообороте с применением электронной цифровой подписи, обеспечение более широкого доступа государственных служащих к государственным и иным информационным ресурсам.

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления и организаций был принят ряд правительственных программ и решений. В 2002 г. стартовала Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002–2010 годы)", утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 "О федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 годы)”", важнейшими задачами которой являлось повышение эффективности межведомственного взаимодействия и внутренней деятельности органов государственной власти на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и телекоммуникационных технологий; повышение эффективности управления путем внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти; обеспечение оперативности и полноты контроля за деятельностью органов государственной власти.

Одним из направлений Программы являлось совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий, главные мероприятия которого ориентированы на "повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных".

Мнение специалиста

В соответствии с Федеральной целевой программой "Электронная Россия (2002–2010 годы)" до 65% хозяйствующих субъектов перейдут к электронному документообороту внутри организаций и до 40% – к межведомственному документообороту. Таким образом, более половины городов страны с населением свыше 50 тыс. человек должны перейти на электронный документооборот.

Формирование единого информационного поля ознаменовалось разработкой первого международного стандарта ИСО 15489-1–2001 "Информация и документация. Управление документацией". На его основе в ряде зарубежных стран разработаны национальные стандарты по управлению деловой документацией. В России стандарт ИСО "методом обложки" был утвержден как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ от 07.02.2008 № Пр-212, целями формирования и развития информационного общества в Российской Федерации являются повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий.

Отдельные нормы применения электронных документов и электронного документооборота содержат: Закон об архивном деле, Закон об информации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", Закон об электронной подписи, Закон о порядке обращений граждан, Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), утвержденное постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754, явилось нормативной основой для создания единой инфраструктуры обеспечения электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления. Постановлением Правительства РФ от 25.12.2009 № 1088 "О государственной автоматизированной информационной системе “Управление”" предусмотрено создание государственной и региональных автоматизированных информационных систем "Управление". Концепция ГАС "Управление" одобрена Правительственной комиссией 02.10.2012.

Основополагающим нормативным документом, установившим общие требования к организации электронного делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, является Постановление об утверждении правил делопроизводства и разработанные на его основе Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика