Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ...Техника систематизации и интерпретации юридических документовОбщие принципы формирования делОформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р...Требования стандартов к оформлению документовТребования к оформлению реквизитов управленческих документовСИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВАОпределение состава требований к управленческим документам организацииОбщие требования к бланкам документов и оформлению документовДоминирование публичного начала в формировании отраслевого советского...
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации храпения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая:

— представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

— является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями;

— закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел;

— служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) храпения, а также как основа при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- необходима для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вила номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (конкретная, индивидуальная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Они могут конкретизировать типовой и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации.

Указанные номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчиненных организаций, дублирование может быть выявлено уже при составлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номенклатуре делается отметка, от какой конкретно организации будет приниматься на хранение данная категория документов.

Особенно целесообразно составление примерных (типовых) номенклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая — выборочного приема документов в состав государственной части Архивного фонда РФ. Например, подобный ряд номенклатур может быть составлен для областных и районных (муниципальных) организаций: школ, финансовых органов, органов статистики и др.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в рамках административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т.д. (далее — организаций). Такие номенклатуры, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Федеральным архивным агентством на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с центральной экспертной комиссией конкретной организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно — для организаций районного звена и ниже. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. К разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации.

В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нес из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации, а также документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.).

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности.

В номенклатуру включаются и незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и, соответственно, новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

Документы с грифом, справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них составляется самостоятельная номенклатура дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в III—IV кварталах текущего года.

Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации экспертных комиссий в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений.

Номенклатура дел организации согласовывается экспертные (центральные экспертные) комиссии организации и направляется руководителем службы ДОУ на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Только после согласования с экспертно-проверочной комиссией номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения).

При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие. В случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и др.), делопроизводственный год в которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить следующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива совместно с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации.

Все экземпляры кроме первого могут не выводиться па бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же, как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного органа заменяется согласованием с центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией вышестоящей организации.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом.

Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность), например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. При наличии в организации классификатора структурных подразделений он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д.

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2.., 01-12.., 02-1, 02-2.., 02-35 и т.д.

Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем бланке, в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела.

Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки — 01.2, бюро жалоб — 01.3 и т.д. Индексы дел внутри подразделений — 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

— организационно-распорядительная документация;

— плановая документация;

— отчетная документация;

— документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

— документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

— документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя.

Так, например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д. Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Графа 5 номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование этой графы повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика