Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАДокументооборот и делопроизводство в страховой организацииСистемы электронного документооборотаДокументооборот как функция управления знаниямиОрганизация документооборотаОрганизация документооборотаОрганизация документооборота на предприятииОрганизация электронной системы управления документооборотомТипичные проблемы организации документооборота и пути их решенияПравовое регулирование в области организации электронного...
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Документооборот организации

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

По общим принципам организации документооборота можно отнести следующие:

— оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

— обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

— входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация документов;

— контроль за исполнением;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов и отправка.

Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются:

— Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30;

— Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452.

К регламентирующим документам относятся также: инструкция но делопроизводству; регламент федерального органа исполнительной власти; табель унифицированных форм документов; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции и должностные обязанности.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота, являются:

— направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

— объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

— структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

— режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т.е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Документооборот современной организации формируется па основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.

Для автоматизации документационного обеспечения управления используют различные информационные технологии:

— программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами);

— системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;

- системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов;

- программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.

Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

- образцы оформления документов с указанием имен файлов, при этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;

- номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- порядок регистрации документов;

- правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);

- сроки храпения документов и файлов;

— правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (т.е. хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);

— сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

— порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;

- правила составления и оформления дел;

— порядок временного изъятия документов из дел;

— правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

— порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

- методическое руководство работой с документами.

Если в организации по каким-либо причинам (фирма очень небольшая, только начала свою деятельность и т.д.) еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно воспользоваться "Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

График документооборота. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п.

Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:

1) порядок создания документа:

— количество экземпляров;

— ответственный за выписку;

— ответственный за оформление;

— ответственный за исполнение;

— срок исполнения;

2) порядок проверки документа:

— ответственный за проверку;

— кто представляет;

— порядок представления;

— срок представления;

3) порядок обработки документа:

— исполнитель;

— срок исполнения;

4) порядок передачи документа в архив:

— исполнитель;

— срок передачи.

Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сто работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных.

Работу по составлению графика документооборота и контроль его исполнения организует руководитель специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела, канцелярии, секретариата и др.). График документооборота утверждается руководителем организации.

Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивают своевременность подготовки необходимых управленческих документов.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика