Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ОРГАНОВ...MS Outlook как инструмент автоматизации офисного делопроизводстваОрганизация делопроизводства в 1917–1941 ггПриказное делопроизводствоИнформационные системы делопроизводства в органах прокуратурыОбзор современных систем электронного делопроизводстваСистема министерского "исполнительного" делопроизводства XIX – начала...Системы автоматизации учета для крупных организацийАвтоматизация системы управления предприятием, способы защиты...Автоматизация международных расчетов
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Системы автоматизации делопроизводства

Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного делопроизводства, призванных обеспечить процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, конвертацию и безопасность данных, а также контроль над потоками документов в организации.

Системы электронного делопроизводства (СЭД) – новое поколение систем автоматизации предприятий, основными объектами автоматизации в которых являются документы и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка.

Главное назначение СЭД – охватить весь цикл делопроизводства предприятия или организации от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, объединить разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему; обеспечить управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД предусматривается четкое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.

Одним из характерных свойств СЭД является возможность интеграции с различными приложениями, что дает возможность системе выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая основу для организации делопроизводства на предприятии.

Благодаря возможности разграничения полномочий и контроля за доступом к документам обеспечивается полный контроль над документом:

• право редактировать документ, не уничтожая его;

• создавать новые версии или читать его, не редактируя;

• право доступа к карточке, но не самому документу;

• протоколирование каждого действия пользователя.

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей предусмотрена возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов.

Классификация СЭД предусматривает выделение основных типов систем:

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы. Эти системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым, хранение и поиск документов и др.;

• корпоративные СЭД. Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру, доступную всем корпоративным пользователям, для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell Group Wise), Open Text (система LiveLink), Key file и др.;

• системы управления содержимым. На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum и др.;

• системы управления потоками работ. Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов).

В соответствии с данной классификацией большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы. В большинстве из них реализованы такие функции, как:

• обработка/хранение документов;

• управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

• контроль исполнения документов;

• поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

• работа со взаимосвязанными документами;

• регламентация прав доступа;

• списание документов;

• интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Современные офисные системы созданы российскими компаниями на основе пакетов офисных систем Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office. Наиболее известными офисными программами являются:

• система автоматизации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow (разработана компанией "Оптима"), обеспечивающая управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и организации работы с документами, защиты от преднамеренного или случайного вмешательства. Система позволяет использовать документы на электронных и бумажных носителях и вести обработку данных в составе Microsoft Office;

• система электронного документооборота "ИнтерТраст", включающая комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия на основе требований традиционного делопроизводства "Делопроизводство"; систему "Канцелярия", предназначенную для автоматизации делопроизводства крупной государственной или коммерческой организации; комплект для автоматизации офисной деятельности малых предприятий "Малый Офис";

• система автоматизации делопроизводства крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемая компанией "Весть-Метатехнология" и позволяющая поуровневое внедрение автоматизированной системы делопроизводства;

• система автоматизации делопроизводства "Дело" (разработана компанией "Электронные офисные системы"), применяемая в службах документационного обеспечения управления организаций для выполнения операций, связанных с организацией работы с документами (регистрация документов, рассылка сообщений, ввод резолюций, отправка, контроль исполнения, направление в дело, поиск и др.). Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Благодаря многофункциональности компьютерных технологий в делопроизводстве их использование в организации работы с документами, автоматизации рутинных процедур, повышении эффективности управленческого труда позволяет снижать стоимость хранения информации, увеличивать скорость поиска документов и доступа к ним, сокращать расходы на копирование, экономить время на передачу документов между исполнителями и исключить несанкционированный доступ к документам. Таким образом, открываются новые возможности:

• в создании документа (документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов), редактировании и размещении его в памяти;

• в передаче документа на расстояние с помощью локальной компьютерной сети, электронной почты, сети Интернет;

• в автоматической регистрации документов;

• в контроле исполнения документа, обеспечивающем устойчивое управление организацией, позволяющем автоматически информировать руководство организации о состоянии исполнительской дисциплины персонала;

• в работе с взаимосвязанными документами, с корреспонденцией;

• в защите документов от несанкционированного или случайного доступа к ним с помощью антивирусной защиты и функции восстановления документа;

• в обеспечении поиска и архивного хранения документов;

• в переводе текста документа с одного языка на другой в автоматическом режиме;

• в обеспечении автоматизации справочно-аналитической работы (формирование типовых отчетов, графиков, справок, сводок, журналов, списков документов);

• в регламентации прав доступа (как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набора функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.));

• в делегировании права подписи путем введения электронной подписи документов и резолюций на документы.

Мнение специалиста

Внедрение электронного делопроизводства в государственных структурах способно на 15–20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25–30% – непосредственно аппарат, на 20–25% увеличить производительность труда персонала, на 80% сократить стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Вне зависимости от организационно-правовых форм организаций, учреждений и предприятий автоматизация делопроизводства в них преследует общие цели:

• повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

• обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к документационным ресурсам организации;

• достижение экономического эффекта за счет снижения трудовых, временны́х и материальных затрат;

• повышение уровня исполнительской культуры персонала.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика