Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛОКАЛЬНЫХ СИСТЕМ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИФормы организации работы с документамиДополнительные документы, сопровождающие процесс приема на работу...СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАДокументооборот и делопроизводство в страховой организацииСистемы электронного документооборотаДокументооборот как функция управления знаниямиОрганизация документооборота
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Лекция 5. Организация работы с документами

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• порядок, этапы и основные процедуры организации работы с документами;

• этапы движения документов в организации в процессе документооборота и порядок их регистрации;

• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

• особенности работы с кадровыми документами, с обращениями граждан;

уметь

• организовать документопотоки в системе документооборота, маршруты движения документов в организации, подготовку дел к передаче в архив;

• регистрировать документы в организации;

• организовывать работу с входящими и исходящими документами;

• подготавливать документы к передаче на хранение в архив;

владеть

• методикой составления номенклатуры дел;

• навыками формирования и оформления дела, описи дел.

Правильный подход заключается в разработке отдельных простых процессов с последующим их объединением, а не в построении единого громоздкого процесса.

Билл Гейтс

Организация работы с документами – важнейшая составная часть делопроизводства в цепочке "создание/поступление документа – исполнение/отправление документа – хранение документа". Этот этап работы с документами во многом предопределяет эффективность деятельности аппарата, обеспечивая рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Организация документооборота

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Документооборот, т.е. движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.) (рис. 5.1).

Схема документооборота

Рис. 5.1. Схема документооборота

Основные потоки документов делятся:

• на входящие (поступающие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (документы, создаваемые в организации и используемые в ее внутреннем управленческом процессе).

Входящие документы, в свою очередь, делятся на документопотоки, направляемые руководителям, непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Важнейшей характеристикой документооборота является его объем, т.е. количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение определенного времени. Этот показатель важен потому, что им определяется выбор организационной формы делопроизводства, вида информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры и штатного состава службы документационного обеспечения конкретной организации, степень технологической оснащенности процессов работы с документами.

Подсчет количества документов, полученных и созданных в организации, производится ежемесячно, за полугодие и по итогам года нарастающим итогом с начала текущего года по контрольно-регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным ее подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

По каждой группе учитываются количество документов и их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

Подсчет объема документооборота целесообразно проводить также по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые и др.

Порядок движения документов в организации можно разделить на несколько этапов:

1) организация доставки документов;

2) прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

3) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления;

4) регистрация и рассмотрение документов руководителем организации;

5) доставка документов исполнителям;

6) работа исполнителей над документом;

7) контроль исполнения документов;

8) обработка исполненных и отправляемых документов, формирование дел;

9) подготовка к передаче дел в архив, передача в архив.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика