Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Порядок электронного документооборотаХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛАРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВСИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВХранение ценностей в коммерческом банкеРаздельное хранение товаров повышенного и пониженного...ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯУнификация языка документов. Правила оформления документов. Речевой...Хранение документовПринятие на хранение документов
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Хранение электронных документов

В большинстве СЭД представлена иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д. Олин и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД.

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов: его название, автор документа, время его создания и др. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому, однако в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в попятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев серверная часть СЭД состоит из логически связанных компонентов:

• хранилище атрибутов документов (карточек);

• хранилище документов;

• сервисы полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". Хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов является большим преимуществом систем электронного документооборота.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. Однако достаточно распространено хранение документов вместе с атрибутами в базе данных, что значительно повышает безопасность доступа к документам.

Решение оптимизации работы с большими объемами документов организации находят в создании электронного архива.

Электронный архив документов – это система хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации, позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать управленческие процессы современной организации.

Основная задача электронного архива организации – оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам и сохранности документации. Одной из самых важных причин создания электронного архива в организации является значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает. Информация, хранящаяся в бумажном виде, со временем приходит в негодность. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян.

Пользование электронным архивом обеспечивает удобный и быстрый поиск нужной документации, защиту документации от безвозвратной утери или повреждения, упорядоченное ее хранение с возможностью формирования различных отчетов, мгновенную отправку копий документов. Благодаря переводу всех документов в электронный вид офисные площади высвобождаются от накопившихся бумаг. Организация электронного архива документов позволяет систематизировать документацию, распределять ее по видам и срокам хранения, что способствует стандартизации процессов работы с документами. Резервирование информации значительно снижает риск ее потери, кроме того, это во много раз менее дорогостоящая операция, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.

Использование электронного архива делает более эффективным и простым управление служебной информацией, решает проблему оптимизации документооборота, сокращает время поиска необходимых бумаг, исключая потерю важных документов и их несанкционированное изменение. Благодаря ограничению прав доступа, протоколированию действий пользователей и автоматическому резервному копированию обеспечивается высокий уровень информационной безопасности.

Первым этапом создания электронного архива документов организации является подготовка к сканированию и перевод в электронный вид на профессиональном оборудовании всех документов, т.е. создание их электронных образов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т.д.).

Далее электронные документы индексируются по различным информационным полям (тип, название, номер, дата создания и т.д.). После перевода в электронный вид документы заносятся в электронный архив. Система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему организации.

Таким образом, электронный архив нужен почти каждой организации, независимо от характера ее деятельности, формы собственности и размеров.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика