Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Аппаратура для исследования документов в "полевых" условияхПредставление документов для регистрации кандидатов, списков...Экспорт в MS Word, сохранение в файл и печать текста документаПРЕДПРИЯТИЕ В СТРУКТУРЕ ПРОМЫШЛЕННО-ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КОМПЛЕКСАНАРОДНОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ КОМПЛЕКС РОССИИ. ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО
Организационно-распорядительная документация (ОРД)Международный стандарт аудита 230 "Аудиторская документация"Учетная документацияУчетная документацияАудиторская документация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Комплексы документов

Государственные стандарты на документацию

Определение стандарта содержится в ГОСТ 1.0-92 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения".

Стандарт — нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый (утвержденный) признанным органом (предприятием).

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом.

Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (далее — ГСС) — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации введения в действие стандартов, внесения в них изменений, их отмены и др.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.10.3-83 "Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате";

ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения";

ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий в терминологическую серию:

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Данный стандарт был разработан ВНИИДАД Росархива. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России № 28 от 27 февраля 1998 г.

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Стандарт включает следующие элементы.

1. Область применения.

2. Стандартизованные термины с определениями.

2.1. Общие понятия.

2.2. Делопроизводство.

2.2.1. Документирование.

2.2.2. Организация работы с документами.

2.3. Архивное дело.

2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.3.2. Обеспечение сохранности документов.

2.3.3. Научно-информационная деятельность архивов.

Термины, установленные данным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу и представлены в словаре основных терминов и определений.

В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

Дадим общую характеристику национального стандарта в области делопроизводства ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, введенного в действие с 1 июля 2007 г. Данный национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 "Information and documentation. Records management", который стал основой разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов.

1. Область применения.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Преимущества управления документами.

5. Нормативная среда.

6. Политика управления документами и ответственность.

7. Требования к управлению документами.

8. Проектирование и внедрение системы управления документами.

9. Процессы управления документами и контроль.

10. Мониторинг и аудит.

11. Обучение.

Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) "Сведения о соответствии с международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации".

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001-2007, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества.

С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и др., регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в том числе нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности, сферы документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел — "Политика управления документами и ответственность", в котором определено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста.

Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности.

Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость "создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".

Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности "следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами".

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени.

В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:

- характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;

— процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;

— механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности "документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны", а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть "документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе".

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько "задач" (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, "многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами".

Основными "задачами" предлагаемой методологии являются:

— предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;

— анализ се деловой деятельности;

— определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;

— оценка систем управления документами, существующих па рынке;

— разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;

- проектирование системы управления документами;

— внедрение системы управления документами;

— обследование системы управления документами после внедрения.

Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 — его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать "подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов".

Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию — создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют.

На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным.

Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами.

В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки — в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован.

Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов.

Также приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом "правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами", а к решению этого вопроса "следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)".

Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено.

В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и апробированные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти, и совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе.

Нужно отметить, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 отвечает на эти вопросы и, распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика