Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛОКАЛЬНЫХ СИСТЕМ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИРабота с редакциями документовООН и организации, входящие в систему ООНОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИФормы организации работы с документамиДополнительные документы, сопровождающие процесс приема на работу...СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВДеятельность международных организаций, не входящих в состав системы...Другие признаки кредитной организации, входящие в ее доктринальное...Организация работы с нормативными правовыми документами в учреждениях...
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Организация работы с входящими документами

Обработкой поступающих в организацию документов, независимо от адресата корреспонденции, занимаются специально выделенный работник службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела), секретарь учреждения или централизованная экспедиция (рис. 5.2).

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При этом упаковка уничтожается. Исключение составляют случаи, когда:

• обратный адрес и фамилия отправителя не указаны во вложениях;

• в документе не указана дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

• присланная корреспонденция требует доплаты;

• полученная корреспонденция носит личный характер, но на упаковке или конверте отсутствует гриф "Лично".

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на регистрируемые и нерегистрируемые, требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Как правило, не подлежат регистрации:

• письма, присланные для сведения;

• телеграммы и письма с пометкой "Лично";

• документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, кредитные справки и др.);

• документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и др.);

• документы первичного статистического учета и отчетности (сводки и информация, присланная для сведения);

• документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы и др.);

• документы, адресуемые общественным организациям;

• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

• пригласительные билеты.

Схема работы с входящими документами в организации

Рис. 5.2. Схема работы с входящими документами в организации

Предварительное рассмотрение документов осуществляется на основании оценки их содержания и установленного в организации распределения обязанностей. На рассмотрение руководителя направляются документы правительственных и вышестоящих органов, а также документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности данной организации, требующим решения руководства. Адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам документы передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме.

Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст телефонограммы записывается (печатается) на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение.

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю или по его решению иным должностным лицам. После рассмотрения руководством документы возвращаются в службу ДОУ. Содержание резолюции вносится в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика