Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р...ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ И ДЕЛОВЫХ ПИСЕМНазначение и классификация служебных писемПримеры писем-просьбПримеры писем-поздравленийПримеры писем-требованийПримеры писем извещенийТребования к оформлению реквизитов управленческих документовПримеры писем-согласийОбщие требования к бланкам документов и оформлению документов
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Общие требования к структуре и оформлению служебных писем

Рассмотрение требований к подготовке деловых писем представляется целесообразным начать с особенностей их структуры. Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного текста делового письма, который в свою очередь можно — довольно условно — разделить на информационную и служебную части.

Информационная часть — это собственно текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть — это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Безусловно, с информационной точки зрения служебная часть делового письма представляется менее значительной, второстепенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключительно важных для понимания делового письма функций.

Уточним в связи с этим, что служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а) приветствие;

б) обращение к адресату;

в) лид-абзац;

г) заключительную формулу вежливости;

д) подпись отправителя;

е) постскриптум (постпостскриптум).

Первые три элемента предшествуют информационной части (тексту) делового письма, последующие три — подытоживают ее. Коротко охарактеризуем каждый из элементов.

Приветствие — это обязательный элемент частного делового письма, который обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, предназначенную, прежде всего, для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и в конечном счете для создания необходимых предпосылок для конструктивного невербального диалога.

Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату (см. далее) и тесно взаимосвязано с ним. Наиболее часто в качестве приветствия в деловых письмах используются следующие стандартные формулировки:

1) Здравствуйте... (далее указываются имя и отчество адресата);

2) Здравствуйте... (далее следует безличное обращение к адресату, например "Господин Генеральный менеджер!");

3) Здравствуйте... (далее следует безличное обращение к нескольким адресатам, например, "Господа акционеры!").

Обращение к адресату — еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного — восклицательного — знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату.

Функциональное значение обращения к адресату — создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя и отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почетного звания).

Лид-абзац — начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение лид-абзаца может быть различным.

Б наиболее распространенных случаях лид-абзац предназначен:

а) для выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах);

б) пояснения мотивов и темы делового письма;

в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.

Подчеркнем, что формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределяется функциональным назначением делового письма.

Приведем также несколько наиболее показательных примеров лид-абзаца:

1) "Обращаюсь к Вам в связи с..." (далее следует коротко указать причину письменного обращения);

2) "Настоящим письмом сообщаем Вам о..." (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);

3) "Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о..." (далее следует коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата).

Текст делового письма в общем случае состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст делового письма включает вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста делового письма предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма, основная часть — для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса, а заключительная часть — для изложения выводов и просьб.

Заключительная формула вежливости — это обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Использование заключительной формулы вежливости способствует приглушению официального тона в конце письма, впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения участников переписки.

В качестве заключительной формулы вежливости рекомендуется использовать следующие стандартные формы:

1) "С уважением...";

2) "С неизменным уважением...";

3) "С глубоким уважением...".

Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму юридическую силу и, во-вторых, удостоверяет личность отправителя.

Различают сокращенную, полную и развернутую формы подписи. При сокращенной форме, используемой в деловых письмах на бланке должностного лица предприятия, указываются собственно подпись (так называемая сигнатура) и ее расшифровка (инициалы и фамилия отправителя).

Полная форма подписи, используемая в деловых письмах на бланках для писем предприятия, включает наименование должности, а также сигнатуры и ее расшифровки. Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об отправителе делового письма, например, указанием на его наследственный или почетный титул, звание либо иные особые заслуги.

Постскриптум (постпостскриптум) представляет собой краткую — не более трех-четырех строк — приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи. Данный элемент — не обязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка — "Постскриптум", дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи). Основное функциональное назначение постскриптума — оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Обратимся теперь к рассмотрению особенностей стиля изложения делового письма, так называемого официально-делового стиля, представляющего собой функциональную разновидность русского языка и предназначенного для использования в процессе управления предприятием, в том числе и посредством деловой переписки.

Специфическими для официально-делового стиля являются следующие черты:

а) подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами — так называемой служебной субординации — и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

б) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

в) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в процессе подготовке деловых писем;

г) тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов одновременно;

д) лексическое и композиционное единообразие содержания делового письма;

е) исключительно нейтральный тон изложения делового письма;

ж) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания делового письма;

з) лаконичность изложения, предполагающая краткость и ясность используемых в деловом письме формулировок.

Исходя из специфики официально-делового стиля при подготовке содержания делового письма целесообразно:

1. Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями.

2. Применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.

3. Употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании.

4. Отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.

5. Не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов.

6. Отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения.

7. Избегать неоправданного употребления иностранных слов.

8. Использовать сказуемые либо в повествовательном ("устанавливается"), либо в повелительном ("согласовать") наклонении.

Подчеркнем, что свои особенности имеет стилистическое оформление вводной, основной и заключительной частей текста делового письма.

Так, в зависимости от функционального назначения делового письма в его начале предпочтительно использование следующих стандартных формулировок:

1) "Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно..."',

2) "Ваше письмо от... за №... нами получено и тщательно изучено...",

3) "Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ па письмо от... за №...";

4) "Просим считать данное письмо неотъемлемой частью соглашения от... за №... о...";

5) "Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от... за №... в связи с...";

6) "Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на...".

Для продолжения начального абзаца делового письма и обеспечения его логического продолжения рекомендуются следующие стандартные формулировки:

1) "Настоящим письмом мы подтверждаем решимость к продолжению взаимовыгодного сотрудничества с Вашей организацией в области,..";

2) "Ваше предыдущее послание создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах...";

3) "Тем не менее, мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о...".

Следующее предложение первого абзаца, как правило, формулируется таким образом, чтобы вплотную подвести адресата к ознакомлению с содержанием основной части текста делового письма, например, так:

1) "В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением...";

2) "Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о...";

3) "Суть нашего предложения заключается в следующем..."

Для стилистического оформления основной части текста с учетом функционального назначения делового письма рекомендуются следующие стандартные формулировки:

1) "Как известно уважаемому г-ну директору, планом генерального развития компании па... год предусмотрено выполнение...";

2) "Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...";

3) "Согласно плану поставок продукции на... квартал... года наша организация обязалась...";

4) "Для организации рабочей встречи представителей наших компаний предлагается следующий вариант ее проведения: дата встречи место встречи основные вопросы повестки дня...";

5) "В настоящее время паша организация располагает возможностью оказать деловым партнерам свои комплексные услуги по...";

6) "Во-первых, квалификация специалистов Вашего предприятия оценивается исключительно высоко. Во-вторых...".

Содержание последующих предложений и абзацев должно строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось все более целостное понимание освещаемого в тексте делового письма вопроса.

Для завершения основной части текста и обеспечения плавного логического и стилистического перехода к заключительной его части рекомендуется использование следующих стандартных формулировок:

1) "Такова основная идея нашего делового предложения...";

2) "Вы можете получить от нашего представителя всю интересующую Вас дополнительную и справочную информацию о...";

3) "Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес...".

И, наконец, для стилистического оформления заключительной части текста делового письма предлагаются следующие стандартные формулировки:

1) "Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса...";

2) "Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание па финансовый аспект высказанного предложения...";

3) "Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения...".

Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма:

1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Помните о том, что быстро — хорошо не бывает.

Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: "Прошу Вас ответить до такого-то числа" или "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".

3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах — предельно конкретны.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру". Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: "Предлагаю внимательно изучить": добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник — впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы нс представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа -изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам.

8. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания "начальства", скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а мыслям — просторно.

10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.

Коротко остановимся па особенностях оформления деловых писем. Отметим прежде всего, что для оформления деловых писем используются или бланки Предприятия установленного образца, или листы писчей бумаги (последние чаще применяются для частных деловых писем.

В соответствии с ГОСТ Р 630-2003 для деловых писем применяются следующие виды бланков:

а) общий бланк;

б) угловой бланк письма;

в) продольный бланк письма;

г) продольный бланк должностного лица;

д) продольный бланк структурного подразделения.

Для оформления деловых писем, объем текста которых превышает размеры бланка (листа) формата A4, могут применяться листы для продолжения делового письма, содержащие, как правило, в верхнем колонтитуле название предприятия и краткий пояснительный текст, например: "Лист для продолжения письма № ".

При использовании листов для продолжения содержание делового письма следует располагать таким образом, чтобы па заключительный лист попадало по меньшей мере четыре строки основного текста, а также следующие за ней стандартные служебные части содержания (подпись, отметка о примечании и т.п.).

Требования к писчей бумаге, используемой для подготовки и оформления деловых писем, основываются на положениях ОСТ 29.115-88, соответствующим образом адаптированных с учетом специфики настоящего пособия.

Кроме того, указанный документ содержит конкретные указания по оформлению текста делового письма на писчей бумаге. Согласно этим требованиям текст делового письма печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата A4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики).

Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки и иные неточности допускается исправлять рукописным способом, но без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста.

Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном варианте делового письма, допускается закрашивать с помощью "штриха" с последующим написанием окончательного варианта фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего цвета.

При оформлении деловых писем, кроме того, допускается использование приемов компьютерной верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе:

а) выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчеркиванием;

б) выделение наименований руководящих документов, упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;

в) выделение вводных слов разделов текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда — в сочетании с разрядкой);

г) выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации.

2. Код организации по ОКПО.

3. ОГРН организации.

4. ИНН/КПП организации.

5. Наименование отправителя (организации и, в зависимости от вида бланка, соответствующего структурного подразделения или должностного лица организации).

6. Справочные данные об организации.

7. Дата.

8. Регистрационный номер.

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа.

10. Место составления.

11. Адресат (справочные данные о получателе).

12. Заголовок к тексту.

13. Текст.

14. Отметка о наличии приложения.

15. Подпись.

16. Гриф согласования.

17. Оттиск печати.

18. Отметка об исполнителе.

При подготовке деловых писем необходимо в должной мере учитывать фактор времени.

В частности, для инициативного делового письма срок подготовки обычно устанавливается на основании указания соответствующего должностного лица. Отметим, что срок, отведенный для подготовки инициативного делового письма, должен быть разумным и с этой целью учитывать время, необходимое не только для разработки текста, но и для его оформления, согласования, корректировки, тиражирования, регистрации, конвертования, а также время доставки до адресата.

Кроме того, рекомендуется зарезервировать некоторую часть времени, необходимого для подготовки инициативного делового письма, на случай возникновения разного рода непредвиденных обстоятельств.

В свою очередь сроком исполнения ответного делового письма является:

а) для обычного письма — срок, не превышающий одного месяца (30 суток в календарном исчислении) с момента регистрации письма на предприятии;

б) для писем, в которых указан срок представления ответа, — срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и доставки ответа;

в) для писем, снабженных резолюцией должностного лица и переданных на исполнение другому сотруднику, -срок, указанный в резолюции;

г) для срочных письменных обращений (телеграмм и пр.) — двое суток с момента получения последних.

На сроки подготовки делового письма, безусловно, влияет объем его текста. С одной стороны, этот показатель вроде бы ничем и никем не лимитируется. С другой стороны, существуют такие понятия, как "цейтнот" (нехватка времени) и "бумажный вал".

В связи с этим рекомендуется придерживаться следующего правила: текст (собственно содержание) делового письма должен умещаться на одном листе формата А4 и при этом содержать достаточное количество информации по излагаемому вопросу.

Объем текста делового письма не должен превышать 2 тыс. машинописных знаков. Для сравнения: это примерно 150— 200 слои, объединенных в 20—25 предложений, сгруппированных в свою очередь в 3—8 абзацев.

Такой объем, как свидетельствует практика деловой переписки, вполне достаточен для освещения в письме одного вопроса. Для ознакомления с письмом такого объема адресату — с учетом среднего темпа чтения — потребуется не более 1—1,5 мин.

Основные образцы служебных писем представлены в приложении 6.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика