Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Служебные письмаФункциональные стили русского литературного языка. Стилеобразующие...Язык закона и научной этики как проявление делового стиляСтиль юридического письмаСтруктура, стиль и оформление делового письмаЯзык инструктивно-методической документации и коммерческой...ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ И ДЕЛОВЫХ ПИСЕМЯзык и стиль законаЯзык и стиль процессуальных документовЯзык и стиль договора
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Язык и стиль служебного письма

Специфика языка. Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем. В средствах массовой информации в агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в пауке — научный стиль, в общении — литературная разговорная, бытовая речь и другие языковые разновидности.

Стиль — функциональная разновидность языка, система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, художественной литературе, делопроизводстве и др.).

Практически каждый стиль — сложное языковое явление, включающее подстыли — разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга. В официально-деловом стиле выделяются дипломатический подстиль, законодательный, судебный, управленческих документов, или деловой стиль.

Культурная речь — всегда речь нормированная. Норма в языке — это совокупность употребляемых общепризнанных языковых средств, считающихся правильными и образцовыми. Нормы складываются исторически, в процессе общественной речевой практики.

Языковеды различают нормы общелитературные и стилевые, или функционально-стилевые. Общелитературная норма — это правила, принятые в литературном языке. Стилевая норма — правила употребления языковых средств, в том или ином функциональном стиле. Каждый функциональный стиль имеет свои нормы, причем то, что уместно в одном стиле, может быть совершенно неприемлемо в другом.

Нарушение нормы воспринимается как языковая ошибка. Естественно, что культура делового общения предполагает владение не только общелитературными языковыми нормами, но и стилевыми.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение.

Эти условия заключаются в следующем:

— участники делового общения преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, от имени которых действуют руководители и другие должностные лица;

— характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

— предметом делового общения является деятельность организации — управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

— управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

— большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении являются повторяющимися, однотипными.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

— официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

— адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю — должностному лицу, организации, группе организаций;

— актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

— объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

- убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

— полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения; недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка (научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др.).

Для делового стиля в целом характерны:

— нейтральный тон изложения; констатирующее-предписывающий характер изложения;

— точность и ясность изложения; лаконичность (краткость) текста;

использование языковых формул;

— использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

— преобладание страдательных конструкций над действительными; ограниченная сочетаемость слов;

— использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;

- употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

— преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения. Норма официального делового общения — нейтральный тон изложения. Информация, содержащаяся в тексте документа, является официальной по своему характеру, а участники делового общения действуют от имени организаций, учреждений, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. По этой причине личный, субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму. Из языка деловых писем исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Однако не следует считать, что деловое письмо вообще лишено эмоций. Цель большинства писем — заинтересовать адресата, убедить его, только словом побудить действовать в нужном для автора направлении.

Деловое письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность документа должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, ее необходимо скрывать за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Констатирующе-предписывающий характер изложения. В литературной речи существует несколько способов изложения содержания: повествование, рассуждение, описание.

Повествование рассказывает о событиях, фактах, явлениях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности. Способ изложения текста в форме повествования характерен прежде всего для художественной литературы, но и в деловой речи он присутствует в таких документах, как протоколы заседаний, акты, отчеты, автобиографии и др.

Способ изложения в виде рассуждения основывается на логической форме речи, раскрывается внутренняя связь явлений.

Рассуждение — это последовательный ряд определений, суждений, умозаключений, используемых для обоснования каких-либо положений и формулировки выводов. Рассуждение лежит в основе научной речи, но также используется и в деловой.

Описание — способ изложения, в котором раскрывается суть какого-либо явления, перечисляются его признаки, отличительные особенности. В описании, как правило, дастся общая характеристика предмета или явления, рассматриваются его отдельные стороны. Описание присутствует во многих документах, содержащих изложение и анализ управленческих ситуаций. Этот способ наиболее характерен для деловой речи.

Особенность делового стиля состоит в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь констатирующе-предписывающий характер.

Если используется описательный способ изложения, то с целью констатации фактов, событий, явлений. Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий, например: Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм.

В приведенном примере настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобретает и прошедшее время глагола: Комиссия провела проверку и установила...

Независимо от конкретного содержания и способа изложения текста значение долженствования, присущее глаголам в приведенных примерах, придает тексту констатирующе-предписывающий характер.

Точность и ясность изложения. Текст документа должен быть точным, ясным, понятным. Точность изложения текста обеспечивает однозначность его понимания адресатом, исключает всякого рода двусмысленности.

Адекватность восприятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важна в деловом общении; при этом не имеет особого значения скорость восприятия, поскольку текст документа — письменный, рассчитанный на зрительное восприятие и, как правило, длительную работу с ним. В этих условиях главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность изложения текста определяется, прежде всего, четкостью, прозрачностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Стремление к точности и ясности изложения выработало особый тип предложения в деловой речи.

Лаконичность (краткость) текста. Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, не несущих дополнительного смысла.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением его объема и, следовательно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Использование языковых формул. Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи -следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи:

Сообщаем, что по состоянию на...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

В соответствии с договоренностью, достигнутой...

Просим Вас рассмотреть вопрос...

Принимая во внимание, что.., просим...

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...

Претензии по гарантии следует предъявлять...

...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

Владение деловым стилем — это в значительной степени знание языковых формул и умение их употреблять. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Использование терминов. Термин — слово или словосочетание, которое обозначает определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика