Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Характеристика внутренней документации СМККлассификация поисковых и аналитических инструментов системы и их...ХАРАКТЕРИСТИКА ПРИМЕНЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ И ГРУППИРОВКИ В МАРКЕТИНГЕСущность познания, характеристика и классификация познанияКлассификация и характеристика основных видов лизингаКритерии классификации по характеристике подверженности рискуКритерии классификации по характеристике взаимодействия с другими...Критерии классификации по характеристике опасностиКлассификация бухгалтерских документовПонятие и классификация бухгалтерских документов
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Основы бухгалтерского учета
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Сущность, классификация и характеристика документов

Понятие "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". В более широком понимании документ — это:

— материальный объект с закрепленной в нем информацией;

— предмет труда руководителей, специалистов и другого персонала и его результат;

— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

— письменное свидетельство, доказательство, содержащее соответствующие данные, оформленное в установленном порядке и имеющее в соответствии с действующим законодательством правовое значение[1].

Бухгалтерский документ является письменным подтверждением права совершения или действительного совершения факта хозяйственной жизни, ее законченности и хозяйственной целесообразности. Ни один факт хозяйственной жизни не может быть отражен в бухгалтерском учете без подтверждения его бухгалтерским документом.

Первичные бухгалтерские документы — это документы, составляемые в момент совершения фактов хозяйственной жизни или непосредственно после их завершения, впервые подтверждающие их совершение и характеризующиеся следующими параметрами:

— типами применяемых форм;

— содержанием и назначением;

— наличием обязательных реквизитов;

— требованиями к оформлению;

— этапами обработки;

— способами исправления записей;

— схемой документооборота.

Документы в бухгалтерском учете имеют чрезвычайно важное значение, являясь источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивая контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имея юридическую силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков и служа источником информации о финансово-хозяйственной деятельности организации при анализе и контроле со стороны учредителей, налоговой службы, аудита.

Разнообразие хозяйственных процессов и явлений, происходящих в организации, обусловливает необходимость составления разных по содержанию и назначению документов. Правильному составлению и рациональному использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация по определенным критериям и признакам (рис. 6.1).

Распорядительными называются документы, содержащие распоряжения о выполнении фактов хозяйственной жизни, которые совершаются только при наличии соответствующих распорядительных документов, к числу которых относятся приказы, распоряжения о приеме и увольнении с работы, об отпуске, о назначении инвентаризации, об учетной политике. Данные документы не содержат подтверждения совершения фактов хозяйственной жизни и не могут быть основанием для отражения операций в учете. Они предназначены для передачи указаний руководящих работников непосредственным исполнителям.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, отражающие свершившиеся факты хозяйственной жизни. Они составляются в момент их осуществления и подтверждают выполнение приказов или распоряжений. Примерами оправдательных документов служат: платежные ведомости, накладные, акты, счета-фактуры и др.

Документами бухгалтерского оформления являются те, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для их облегчения, сокращения и упрощения на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение фактов хозяйственной жизни и подтверждения его совершения. Распространенным примером документов бухгалтерского оформления являются бухгалтерские справки, составляемые с целью перенесения сумм с одного счета на другой, закрытия счета, исправления ошибок и т.п. К документам бухгалтерского оформления относятся также расчеты сумм претензий по иску, амортизации, товарных потерь и др.

Классификация бухгалтерских документов

Рис. 6.1. Классификация бухгалтерских документов

Комбинированными называются документы, сочетающие признаки нескольких видов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления и т.п. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении факта хозяйственной жизни, и оправданием его выполнения, содержат указание о порядке отражения на счетах и фиксируют его. Примерами служат: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных и др. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов упрощает их обработку, сокращает количество и затраты на их составление, использование и хранение.

Первичными являются документы, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их совершения и являющиеся первым формальным доказательством их выполнения. К первичным документами относят: приходные и расходные кассовые ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции, приходные ордера на принятие к учету материалов, поступивших на склад, и др.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных, содержащие операции, ранее оформленные первичными документами. Их составление напрямую не связано с фактами хозяйственной жизни, так как они лишь регистрируют и обобщают данные первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся: разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения косвенных расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовые отчеты и др. К числу сводных документов относят также расчетно-платежные ведомости по заработной плате, ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы содержат данные, дополняющие информацию первичных документах, явившихся базой для их составления.

Сводные документы служат для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей, а также для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых фактах хозяйственной жизни и их отражения в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных о фактах хозяйственной жизни.

Разовые документы отражают один или одновременно несколько фактов хозяйственной жизни. Их специфика заключается в том, что сразу после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примерами служат: приходный ордер по материалам, ведомость распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных фактов хозяйственной жизни, совершаемых в организации в течение определенного периода. Составляются для сокращения числа документов по фактам хозяйственной жизни, происходящим в организации многократно в течение короткого времени. Примером служат: дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевой счет работника, табель учета рабочего времени, ведомость учета выполненных работ и т.п.

Унифицированные документы могут составляться по формам, предусмотренным в Альбоме унифицированных форм первичных документов по отдельным направлениям: приходные, расходные кассовые ордера, платежные поручения, аккредитивы и др.

Ведомственные документы разрабатываются министерствами и ведомствами, предназначены для внутреннего пользования, содержат реквизиты, отражающие специфику деятельности подведомственных организаций и учреждений, например ведомости начисления износа жилого фонда, сметы в строительстве и др.

Документы экономического субъекта разрабатываются и применяются в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете по формам, утвержденным руководителем. Первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 данного Закона. Руководитель экономического субъекта определяет состав первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право их подписи.

Документы подразделяются также на заполняемые вручную (заявления, объяснительные и др.), частично автоматизированные — документы, составленные на фирменных бланках, в которых вручную заполняется только информация, уточняющая конкретный факт хозяйственной жизни (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера, инвентаризационные описи); и полностью автоматизированные, полученные в результате обработки данных в компьютерных программах — расчетно-платежные ведомости, накладные, счета-фактуры, платежные поручения, аккредитивы и др.

Однострочные документы содержат только одну учетную запись, например: кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств, накладные и др.

Многострочные документы содержат несколько учетных записей, например: накладная-требование, бригадный наряд, лицевой счет работника и др.

Полноценными являются документы, составленные по установленной форме, содержащие все обязательные реквизиты и правильно отражающие действительно совершенные и законные факты хозяйственной жизни. Документы, не удовлетворяющие перечисленным требованиям, являются неполноценными.

Внутренние документы составляются и обращаются только внутри организации. Ими оформляются факты хозяйственной жизни, отражающие внутреннюю деятельность организации, информация о которых используется исключительно внутренними пользователями в целях управления, например: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера, однодневные и внутрисменные отчеты и др.

Внешние документы составляют вне конкретной организации, ими оформляются факты хозяйственной жизни, осуществляемые между контрагентами. В качестве примера можно привести: счета, накладные, счета-фактуры контрагентов и др. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых фактов хозяйственной жизни становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики фактов хозяйственной жизни.

  • [1] Статья 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика