Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Приказное делопроизводствоИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ОРГАНОВ...Документооборот и делопроизводство в страховой организацииОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВАИсполнительное делопроизводство
Система министерского "исполнительного" делопроизводства XIX – начала...Приказное делопроизводствоИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ОРГАНОВ...Исполнительное делопроизводствоДелопроизводство в СССР
 
Главная arrow Документоведение arrow Документоведение
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Организация делопроизводства в 1917–1941 гг

Октябрьский переворот 1917 г. был нацелен на коренной слом старого государственного аппарата, на вовлечение в управление широких трудящихся масс. По форме новый государственный аппарат кардинально отличался от старого. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК) – орган исполнительной власти. Для непосредственного управления страной было образовано первое советское правительство – Совет народных комиссаров (Совнарком, СНК). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Новый аппарат принципиально отличался от старого и по составу: фактическое отстранение от власти бывших представителей правящего класса было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. "Об уничтожении сословий и гражданских чинов". Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления несомненно снизился.

Важной задачей на этом этане стало законодательное оформление деятельности властных структур, упорядочивание процессов документационного обеспечения. 30 октября 1917 г. СНК издал декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".

Организационно-научная деятельность в сфере управления в 1920-с гг. была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, разрабатывавших вопросы научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении Народного комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР (НК РКИ СССР) был создан отдел нормализации. Он состоял из пяти секций, в том числе секции делопроизводства, которые занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников.

На базе отдела нормализации в июле 1923 г. был организован Отдел административной техники (АТО), продолжавший и расширявший направления исследований своего предшественника. Форма деятельности АТО отличалась многообразием: обследование государственного аппарата с использованием хронометража и анкетирования; консультации по улучшению деятельности "низовых" органов управления, методическая помощь И т.д.

Для координации работ по НОТ в масштабах всей страны в 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря, он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления и, в частности, документационного обеспечения. Сфера деятельности совета охватывала также вопросы рационализации техники и технологии производства.

В середине 1920-х гг. при НК РКИ СССР дополнительно были созданы две новые крупные организации: в январе 1925 г. – Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой), годом позднее – Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте, при этом деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений осуществлялась Оргстроем или самим институтом, имевшим тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

История вопроса

В середине 1920-х гг. в области делопроизводства сформировались крупные научно-методические школы. Например, школа известного исследователя НОТ и управления Λ. К. Гастева (руководителя Центрального института труда), предложившего многогранную концепцию трудовых установок, включающую теорию трудовых движений в производственном процессе, рациональной организации рабочего места, методику производственного обучения и пр. Π. М. Керженцев, создавший в 1923 г. и руководивший самой массовой общественной организацией – Лигой "Время" (с 1924 г. – Лига "НОТ"), обоснован в своих исследованиях целесообразность перенесения универсальных организационных принципов деятельности из одной сферы в другую. Школа Е. Ф. Розмирович, руководившей ИТУ, объединяла значительный круг ученых (Л. А. Бызов, Э. К. Дрезен и др.), направление исследований которых получило название "производственная трактовка". Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность такого функционально-технического подхода, авторы данной концепции эффективно решали многие конкретные управленческие вопросы, связанные с рационализацией организационных структур, совершенствованием документирования и документации, рационализацией управленческих процедур и операций. Институтом издавались рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись именно в ИТУ по следующим направлениям:

– документооборот учреждений и методы его оптимизации;

– способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документов;

– контроль исполнения документов;

– хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работы с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по регистрации документов предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям, однако внедрение этой системы себя не оправдывало.

ИТУ занимался и рационализацией систем делопроизводства учреждений. На основе детального обследования учреждения создавался проект реорганизации делопроизводства. Проект состоял из двух частей: первая содержала характеристику существующего положения дел, вторая – конкретные пути улучшения деятельности. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались общие принципы, на основании которых оптимизировалась деятельность учреждений. Эти принципы актуальны и в настоящее время:

– организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

– регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; где возможно, необходимо отказываться от регистрации;

– количество инстанций, через которые проходит каждый документ, должно быть минимальным;

– справочная работа должна осуществляться с наименьшей затратой энергии и времени;

– контроль исполнения документов должен являться проверкой по существу, а не формальной;

– организация, руководство и ответственность за постановку делопроизводства должны возлагаться на определенное лицо.

ИТУ, совместно с Управлением Центральным архивом при ВЦИК (Центрархив РСФСР) были подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. Документ содержал рекомендации по составлению перечней дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Специальное подразделение ИТУ – Кабинет стандартизации – занималось вопросами упорядочения документации, ее унификации и стандартизации на общесоюзном уровне. Кабинетом были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других документов. Стандартизировались также материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага, чернила, ленты для пишущих машин и др. средства конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги на основе стандартов, разработанных Немецким институтом по стандартизации (нем. Deutsches Institut fur Normung e.V.; сокр. DIN).

Важным этапом в совершенствовании делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ в 1931 г. проект "Общих правил документации и документооборота", где устанавливались функции делопроизводственного подразделения – секретариата, определялись обязанности его работников. Документ предполагалось ввести в качестве типового для всех учреждений.

В "Общих правилах" последовательно и полно была представлена вся технология выполнения делопроизводственных операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Документ содержал следующие разделы: организация документации и документооборота; прием корреспонденции; внутренняя курьерская связь; исполнение и составление документов; отправка корреспонденции; хранение незаконченных дел; хранение законченных дел и др. материалов; протокольная документация; издание и хранение распорядительных документов.

На заметку

Разработанные составителями "Общих правил" признаки группировки дел – корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический, используются и в настоящее время.

Однако "Общие правила документации и документооборота" не были утверждены, в связи с ликвидацией ИТУ в апреле 1932 г.; специалисты института были репрессированы.

Особое внимание в 1920-е гг. было обращено на документирование функций планирования, учета и контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), которая разрабатывала общехозяйственный план перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Центральное статистическое управление и местные органы статистики занимались упорядочением статистической документации, в первую очередь – форм периодической отчетности, совершенствованием форм бухгалтерской документации.

В 1930-е гг. формировалась и укреплялась жесткая централизованная командная система управления. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом; Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР были лишены таких прав. Установилась строгая система полномочий в издании определенных видов документов.

Система органов по рационализации управления и делопроизводства (институты, центры, лаборатории) была ликвидирована, что привело к значительному сокращению исследований в этих областях. Основная работа проводилась внутри крупных ведомств, которые выпускали отраслевые нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п.

В этот период определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки усовершенствовать работу с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями).

Отсутствие единого методического центра, который координировал бы работу учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса. В 1941 г. состоялось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражение вопросы документационного обеспечения управления:

– создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

– разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

– механизация труда канцелярских работников;

– проведение унификации управленческой документации;

– установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

– создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Фактически предлагалось восстановить разрушенную систему, дополнив се некоторыми новыми элементами. Сделать этого, однако, не удалось из-за начавшейся вскоре Великой Отечественной войны.

История управления и делопроизводства в 1945–1990 гг. Тяжелое состояние экономики, проблемы восстановления народного хозяйства после войны, оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к проблеме рационализации делопроизводства пришлось на начало 1960-х гг.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Решения совещания, по своему содержанию близкие рекомендациям Межотраслевого совещания 1941 г., активизировали работу ученых и практиков. Участники подтвердили актуальность создания специализированного института для разработки Единой системы делопроизводства, деятельно обсуждали вопросы научной организации труда и необходимости развития исследований в этой области.

Существенной вехой в работе с документами стала утвержденная постановлением Совета министров РСФСР в 1958 г. "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", согласно которой была реализована идея унификации делопроизводственных работ.

В этот период повысилось значение Главного архивного управления при Совете министров СССР (Главархив), которое с 1958 г. стало правомочно контролировать ведение делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. Главархивом были изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". Правила на протяжении многих лет были основным руководящим документом, способствовавшим упорядочению деятельности служб документации и архивов.

Важным этапом в развитии делопроизводства стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", которым Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалось разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". Годом позднее в системе Главархива был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт докумеитоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому следовало завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 г. – проект основных положений ЕГСД. В его подготовке приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт Государственного комитета стандартов Совета министров СССР (ВНИИ стандартизации). После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" были одобрены Государственным комитетом Совета министров СССР по науке и технике (ГКПТ СССР) и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер и включала нс только вопросы делопроизводства, но и содержала рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала повышению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Однако новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редакции – "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970–1980-х гг. было издание Государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38–72, ГОСТ 6.39–72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации – Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД), Общесоюзного классификатора предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзного классификатора "Отрасли народного хозяйства" (ОКОНХ) и других, унифицированных систем документации и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

В середине 1970–начале 1980-х гг. научная общественность страны обсуждала проблему разработки и внедрения общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепция ОГАС была в дальнейшем реализована лишь частично, но большинство унифицированных систем документации и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭИ), разработанных в рамках ОГАС, широко используется в автоматизированных информационных системах в настоящее время.

Делопроизводство в начале XXI в

Прекращение существования Советского Союза как государства привело к реорганизации всего государственного аппарата в его правопреемнице – Российской Федерации. Соответственно произошел некоторый застой в модернизации систем делопроизводства и документационном обеспечении управления в целом. Негативную роль сыграло лишение архивной службы общей ответственности за эту сферу деятельности[1].

Однако в июне 2009 г. Правительство Российской Федерации постановлением № 477 утвердило "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", а затем в 2010 г. были опубликованы "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти". Постановлением Правительства РФ от 7 сентября 2011 № 751 в правила были внесены необходимые корректирующие изменения. Данные документы способствовали унификации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Значительную роль в объединении усилий по совершенствованию работы с документами имело утверждение в 2007 г. перевода международного стандарта но управлению документами[2], предпринятого ВНИИДАД совместно с профессиональным объединением "Гильдия управляющих документацией" (основано в 1996 г.).

Реакцией на широкое распространение систем электронного документооборота, их многообразие, а также не всегда удачное внедрение был перевод и распространение Спецификации типовых требований (Model Requirements, MoReq и MoReq2), подготовленной коммерческой организацией Cornwell Management Consultants pic в рамках общей программы IDA (Interchange of Data between Administrations) Европейской комиссии "Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота".

В настоящее время действует Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливающая основные принципы организации документирования информации и работы с документами в Российской Федерации.

  • [1] Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  • [2] ГОСТ Р ИСО 15489-1–2001 Управление документами. Общие требования. (Система стандартов по ииформ., библ. и изд. делу).
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика