Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Организационно-распорядительная документация (ОРД)Учетная документацияУчетная документацияАудиторская документацияХарактеристика комплексов кадровой документацииУнифицированные системы управленческой документацииСостав документации управления персоналом
 
Главная arrow Документоведение arrow Документоведение
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Системы документации

Документ – это единичный акт документирования факта или действия. Но деятельность любой организации или юридическою лица этим не ограничивается и характеризуется совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т.е. системой документации.

Система документации – это "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению"[1].

Исходя из положения, что документы являются формой отражения деятельности, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.

Самыми общими и целостными, занимающими верхнюю позицию в комплексе систем следует считать общегосударственные (межотраслевые) системы документации, которые можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т.д. Так, функциональными системами документации определяются те области деятельности, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям или юридическим лицам: планирование, учет, финансирование и др.; отраслевыми системами – сферы, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством (похожестью) деятельности: учебная, таможенная, налоговая и др.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и базовых требований к их применению.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий. Разработанная впервые в 1965 г. система включила государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля по их внедрению и соблюдению.

В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и технологических условиях.

В 1971 г. был разработан основной комплекс, состоящий более чем из 20 стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД). Комплекс разрешал различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной, по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

ЕСТД установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Одновременно проводилось создание аналогичной по построению и содержанию Единой системы конструкторской документации. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТК10 "Технические чертежи" и МЭК/ТКЗ "Графические обозначения".

Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенностей хранения.

Существуют другие системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство, Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации.

В последние годы активно пополняется новыми нормативными документам и Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), в частности, нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий.

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе Унифицированных систем управленческой документации (УСД), включающий несколько сотен форм документов. Характерными чертами этого комплекса документов являются:

– единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

– единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;

– определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;

– установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унифицированные системы, а также отдельные формы управленческой документации утверждаются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документального обеспечения управления (ДОУ). Например: руководство российской национальной стандартизацией осуществляет национальный орган по стандартизации – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт, до 15 июня 2010 г. – Ростехрегулирование). Он как орган по стандартизации, признанный на национальном уровне, имеет право представлять интересы страны в области стандартизации в соответствующей международной или региональной организации по стандартизации.

Каждый из документов, представленный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)[2], получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

При унификации документов необходимо соблюдать следующие принципы:

– унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов и разработке на его основе конкретных форм документов;

– единообразие построения форм документов, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

– комплексность унификации, охватывающая все требования к документу на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

– информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для придания документам юридической силы;

– стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

– экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

– сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В настоящее время в Российской Федерации установлена следующая классификация общероссийских унифицированных систем управленческой документации[3]:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

– по созданию организации, предприятия;

– по реорганизации организации, предприятия;

– по ликвидации организации, предприятия;

– по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

– по распорядительной деятельности организации, предприятия;

по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

– по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

– по документированию кадровой деятельности;

– по оформлению дисциплинарных взысканий и поощрений.

2. Унифицированная система банковской документации:

– платежная документация по безналичным расчетам через банки;

– по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;

– по кредитным операциям банков;

– но контролю за расходованием средств на оплату груда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

– по операциям банков, связанная с международными расчетами;

– выходная документация банков;

– по депозитарным операциям банков.

Внутрибанковские формы установлены на следующие виды документации:

– платежная документация но безналичным расчетам через банки;

– по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;

– по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление);

– выходная документация банков;

– документация по денежному обращению;

– по кредитным операциям банков;

– бухгалтерская документация.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:

– финансовая документация;

– отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

– учетная бухгалтерская документация.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

– по статистике национальных счетов и экономических балансов;

– по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

– по статистике труда;

– по статистике материальных ресурсов;

– по статистике финансов;

– по социальной статистике;

– по статистике промышленности;

– по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

– по статистике капитального строительства;

– по статистике внешнеэкономических связей;

– по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

– по статистике транспорта и связи;

– по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

– отчетная бухгалтерская документация;

– регистры бухгалтерского учета;

– первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду:

– по состоянию рынка труда;

– по трудовым отношениям;

– по повышению квалификации работников органов по труду;

– по охране труда;

– по минимальным потребительским бюджетам

– по обращениям в органы по труду.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ:

– по учету и распределению средств;

– по планово-экономической деятельности;

– по контрольно-проверочной деятельности.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации:

– оперативно-коммерческая документация;

– товаросопроводительная документация;

– расчетная внешнеторговая документация;

– документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

– транспортная внешнеторговая документация;

– эспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Унифицированные формы отраслевой документации

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Подобного рода специфика обусловлена, во-первых, особыми дополнительными требованиями к информации для решения типовых управленческих функций (оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.); во-вторых, тем видом деятельности, для реализации которого и была сформирована та или иная отрасль и управление ею. Данный вид документации фиксирует основную деятельность отрасли, например:

– документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.);

– документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.);

– документация геологоразведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.);

– учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и/или другие организации официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы (судебная, нотариальная и др.), или для всех организаций, занимающихся одним видом деятельности (документация страховая, медицинская и др.).

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [2] ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299) – введен в действие взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации на территории Российской Федерации.
  • [3] В системе ГАРАНТ можно найти нужные унифицированные формы в формате MS Word и/или MS Excel, а также утверждающие их документы.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика