Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Оценка существующих систем управления документами и других...АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ...Порядок создания системы управления документамиАналитические и выходные документы обследования системы управленияДокументационное обеспечение исследования систем управленияРазработка оргпроекта системы управления предприятиемОсмотр принадлежащих юридическому лицу или индивидуальному...УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМИ СИСТЕМАМИСоответствие системы управления риском общим целям и задачам носителя...Система управления информацией, обеспечивающей стратегическое...
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название "документная система", или "система управления документами", и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:

– обеспечение таких свойств документов, как аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования;

– обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;

– обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;

– обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

– обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

– включение документов в систему управления документами;

– регистрация;

– классификация;

– доступ и защита;

– хранение и обеспечение сохранности документов;

– использование документов, контроль их движения и использования;

– экспертиза ценности документов;

– отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.

Создание и применение систем управления документами, отвечающих

управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:

– проектирование систем управления документами;

– документирование систем;

– обучение сотрудников организации;

– преобразование документов в новые системы управления документами;

– установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;

– определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

Создание и применение систем управления документами предусматривают наличие следующих требований:

– функциональные характеристики, позволяющие выполнять и поддерживать процессы управления документами;

– документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;

– присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);

– ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;

– надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;

– неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;

– своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;

– эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика