Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Процесс документирования учета и отчетности по кадрамДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ -МЕТОДИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ УЧЕТАДокументирование и учет кассовых операцийУЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ В СТРОИТЕЛЬСТВЕПредставление финансовой отчетности (МСФО 1)
Обновление (ведения) учетных информационных массивовТехнология обработки учетной информацииИзменения в учетных оценкахУчетные подсистемы в информационном поле предприятияПорядок формирования учетной политики
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Документирование учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования функций учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. Сам процесс включает в себя следующие стадии:

– формирование учетных массивов информации;

– обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);

– составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке формы № Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

Формирование учетных массивов информации

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Унифицированная форма карточки № Т-2. Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих – № Т-2ГС. Карточка является машино- ориентированной и большинство персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода.

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка № Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом.

Карточка состоит из тематических блоков, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются подписями сотрудника кадровой службы и гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении.

В табличной части блока "Прием на работу, назначения, перемещения" (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена место для подписи работника, удостоверяющей каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка может заполняться в электронной форме на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые подписи. Бумажный экземпляр выполняет в таком случае страховую функцию долговременного срока хранения. Дополнения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются на принтере в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри – по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится подпись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика