Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯСлужбы документационного обеспечения управленияПоложение о службе документационного обеспечения управленияЗадачи и функции службы документационного обеспечения управленияОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ...Формы организации документационного обеспечения управленияВиды информационных систем управления документационным обеспечением...Нормирование документационных работ службы документационного...Права и ответственность службы документационного обеспечения...Основные характеристики автоматизированной системы документационного...
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные технологии в экономике и управлении
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Виды ИС управления документационным обеспечением

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (так же, как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90 % всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами предоставляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связаны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия, на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.

Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности систем управления электронными документами – ИСУД и их характеристики приведены на рис. 9.1 и в табл. 9.1.

Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия

Рис. 9.1. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия

Таблица 9.1

Характеристики различных систем управления электронными документами

Вид ИСУД

Характеристика

Поставщики продуктов данного класса

ИСУД, ориентированные на бизнес- процессы (Business-process EDM)

Предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ и т.д.

Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)

Корпоративные ИСУД (Enterprise- centric EDM)

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУЭД являются стандартным "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации

Lotus (Domino. Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Key- file Corp., Oracle (Context)

Системы

управления

контентом

(Content

Management)

Обеспечивают процессы: отслеживания, создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

(Content management): Adobe, Excalibur

Системы управления информацией (порталы) (Information Management)

Обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес- правил, контекста и метаданных. Используемые технологии позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместной работы

Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)

Системы

управления

образами

(Imaging)

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат; как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме

Adobe

Системы

управления

потоками

работ

(Workflow

management)

Обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес- процессов.

Применяются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации

Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Информационные системы управления документами – ИСУД (Electronic Document Management – EDM)[1] обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают: текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, веб-документы.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность. Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Основным назначением информационных систем управления делопроизводством является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы, приведены на рис. 9.2.

Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Рис. 9.2. Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). Бизнес- процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, по и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем приведены на рис. 9.3.

Главное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом

Рис. 9.3. Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом

Ниже приведен перечень тех, кто является пользователем конкретных систем управления:

1) пользователями систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;

2) пользователями систем управления документооборотом являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;

3) пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.

Корпоративная система управления электронными документами обладает основными свойствами, приведенными на рис. 9.4.

Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами

Рис. 9.4. Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами

Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые WorkFlow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения. Работа в браузере обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.

Так, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим следующая:

1. Системы управления делопроизводством.

2. Системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management – BP EDM).

3. Системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management – EC EDM).

4. Системы управления информацией (Information Portal, Information Management – IM).

5. Системы управления потоками работ (Workflow Management – WFM).

Эксперты фирмы Siemens Business Services[2] утверждают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; до 20 раз копируется каждый внутренний документ; на 20–25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными.

Например, внедрение информационной системы управления документами предприятия на базе Lotus Notes Domino.Doc позволяет сэкономить до 330 долл, в год в расчете на одного сотрудника, при стоимости рабочего места Domino.Doc около 140 долл. (при расчете на 100 сотрудников) получают двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение года. При использовании имеющихся в Domino.Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников предприятия.

В частности, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами па базе Lotus Notes Domino.Doc получили следующие результаты: на 10% снижение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% сокращение времени цикла разработки; на 30% сокращение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% уменьшение изменений в продуктах/услугах.

Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами. Упрощенное понимание управления знаниями представлено на рис. 9.5.

Формула, реализуемая в системе управления знаниями

Рис. 9.5. Формула, реализуемая в системе управления знаниями

Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных Людей, а также выделение им общедоступного виртуального пространства (Места) и предоставление возможностей по управлению Фактами, которые эти люди ищут или создают.

Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, и возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важным, но не единственным компонентом реализации концепции управления знаниями.

Управление документами и управление знаниями с "технологической" точки зрения показано на рис. 9.6.

Компания IDC в ходе своего исследования[3] на основе опроса корпоративных менеджеров выявила, что следующие технологии считаются наиболее важными в контексте проектов по Управлению Знаниями (по мере убывания важности): передача сообщений, электронная почта; управление документами; средства поиска; корпоративные информационные порталы; хранилища данных; средства коллективной работы; workflow- технологии; тренинг через веб-портал.

Направления развития технологий управления документами и знаниями

Рис. 9.6. Направления развития технологий управления документами и знаниями

Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более глобальной концепции Управления Знаниями. Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей (рис. 9.7): инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.

Бизнес-цели управления знаниями

Рис. 9.7. Бизнес-цели управления знаниями

Документы являются контейнерами, которые включают значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Однако только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос "Что мы знаем?", но также и на вопрос "Кто это знает?".

Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена, для того чтобы служить платформой для вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.

  • [1] IDC, Europe Document Management market review and Forecast, 1998-2003 (2000, февраль).
  • [2] Данные опубликованы в журнале iBusiness, 2000. № 4.
  • [3] IDC, "1999 Knowledge Management Survey".
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика