Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО...Временные характеристики офисной деятельностиMS Outlook как инструмент автоматизации офисного делопроизводстваПространственные характеристики офисной деятельностиПроблемы организации офисной деятельности
Мобильность бизнес-процессовФункции информационных систем управления эффективностью бизнесаМаршрутная система и интегрированные системы управления в...Бизнес-процесс и модуль управления производством на фирмеИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ БИЗНЕСА
 
Главная arrow Информатика arrow Информатика для экономистов
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Лекция 11. ИНСТРУМЕНТАРИЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В результате освоения материалов данном главы студенты должны:

знать

– подходы к классификации современных офисов и реализуемые в них информационные процедуры;

– возможности и режимы работы программы-органайзера MS Outlook;

– возможности отечественных и зарубежных систем электронного документооборота;

уметь

– выбирать вариант офисной технологии с учетом конкретных особенностей учреждения;

– выбирать режим использования программного приложения на основе вида управленческой задачи;

– сопоставлять возможности систем электронного документооборота разных производителей;

владеть

– навыками создания и ведения адресных книг, подготовки и отправки электронных сообщений, создания расписаний запланированных на обозримую иерснективу мероприятий.

Офис как элемент системы управления бизнес-процессами

В последние десятилетия в управленческой практике очень активно используются термины "офис" и "офисная деятельность". Офис в литературе нередко рассматривается с двух сторон: как некоторое материально существующее учреждение, в которое пользователи-клиенты обращаются со своими информационными запросами, либо как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая в нем информация предназначается для адресатов-клиентов.

В первом случае для рядовых граждан офис воспринимается как некое помещение со штатом сотрудников, средствами для преобразования информации, с перечнем предоставляемых услуг и тарифами иа предоставляемые услуги.

Основная социальная функция служащих офиса – это предоставление клиенту нужной информации в нужный момент. В силу этого операционная работа служащего складывается из выяснения сути запроса клиента (чаще всего, чтения документа), подготовки документов (или устных ответов) клиентам, общения с другими сотрудниками офиса и клиентами.

Офис может быть самостоятельным учреждением, выступать в качестве составной части более крупной организационной структуры либо быть информациоппо-управляющим элементом системы управления объекта сферы производства или обслуживания.

Принимая во внимание, что в общем случае в офисе вырабатываются решения, имеющие ценность для клиента, офис с полным правом можно рассматривать как специфическое информационное предприятие, преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты. Естественно, что семантика обрабатываемой информации накладывает отпечаток на так называемую производственную деятельность сотрудников (офисную деятельность). Поэтому внутренняя деятельность таких распространенных ныне учреждений, как брокерские, нотариальные и риелторские конторы; консалтинговые, аудиторские и страховые компании; отделы бронирования билетов, размещения в отелях, предоставления справочных услуг; банковские учреждения, имеет свою специфику. На организацию работы офисов оказывают влияние и другие факторы: размеры помещений, численность сотрудников, разнообразие предоставляемых услуг, состав имеющихся технических информационно-коммутационных средств и технологии их использования и многое другое.

Однако объединяющим признаком таких офисов является информационная природа их деятельности. Независимо от типа предоставляемой офисом услуги она базируется на основе реализации информационного запроса, поступающего к исполнителю от клиента. Этот запрос может поступить в офис в различной форме (устное непосредственное обращение или дистанционно по каналу связи; оформленный на бумажном или машинном носителе). Учитывая, что современная практика реализации поступающих запросов основывается на анализе семантического содержания запросов и поиске необходимой для ответа информации, организация оптимальной системы хранения информации в офисе – одна из актуальнейших и первоочередных задач. В одних случаях основная хранимая информационная единица – это реальный объект (бумажный документ, фотография, карта и т.п.); в других – документ в виде его технического или электронного аналога. Отсюда разные условия и технические средства хранения и поиска информационных единиц (от элементарных папок и картотек до наисовременнейших компьютерных баз данных).

Совокупность множества факторов офисной деятельности позволяет подразделить офис на три типа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Офис традиционного типа представляет собой сравнительно небольшое (по площади и численности сотрудников) учреждение с достаточно небольшим устоявшимся перечнем выполняемых работ (услуг клиентам); с постоянной оценкой ситуации, быстрой внутриофисной коммуникацией, довольно ограниченной номенклатурой используемых технических средств преобразования информации. Типичные примеры – группы расселения в отелях, бюро заказов билетов, реализации туристических путевок и др.

Производственный офис характеризуется формализацией и большими объемами однотипной работы, выделением функций и закреплением их за конкретными сотрудниками, организацией работы по поточному принципу. Офисы такого типа эффективны для архивной деятельности, канцелярий крупных организаций и органов государственного управления, издательских учреждений и др. Типовые операции в таком офисе – прием документированной информации, обработка и хранение документов, подготовка и печатание ответов, размножение и рассылка документов и пр.

В офисах электронного типа реализована концепция интегрированного применения вычислительной и коммуникационной техники с использованием преимуществ традиционных и производственных офисов. В электронных офисах деятельность служащих ориентирована на использование систем баз данных; объединение электронной и вербальной коммуникации; использование электронной почты; управление личным временем сотрудников и контролем исполнительской дисциплины; подготовку и печатание деловых писем; совместную работу над документами; интеграцию программных средств и т.д. Электронный офис благодаря электронной почте и использованию персональных компьютеров обеспечивает возможность прямого взаимодействия сотрудников и клиентов, не требуя их физического нахождения в пределах одного помещения, а также позволяет повысить эффективность творческого труда исполнителей, в том числе и при обработке огромных массивов информации.

Офисная деятельность сотрудников, будучи сугубо информационной, включает в себя такие функционально-законченные комплексы, как:

• обслуживание входных информационных потоков разного объема и семантического содержания;

• подготовка и документальное оформление запросов клиентов;

• планирование и контроль выполнения производственных заданий;

• организация документооборота;

• принятие решений разных уровней;

• использование технических и программных средств, автоматизирующих информационные процессы.

Техническая составляющая поддержки автоматизации офисной деятельности зависит от множества факторов, среди которых вид информации и специфика информационных процессов; объем и регулярность поступающих от клиентов запросов; объем и вид оформления документов, выдаваемых клиентам; срочность выполнения запросов и оказания услуг; финансовое положение офиса и др. К техническим средствам офисной деятельности относятся ЭВМ (серверы, рабочие станции, ноутбуки); средства связи и передачи информации (факсы, телефоны с автоответчиками, табло); средства копировально-множительной техники и обработки документов и т.п.

Использование компьютерного и коммуникационного оборудования налагает особые требования к выбору программных продуктов: локальных и сетевых; универсальных и специализированных; обрабатывающих, утилит и средств информационной защиты; отечественных разработчиков и зарубежных компаний и т.д. В литературе нередко программные средства общего назначения, ориентированные на реализацию офисных информационных задач, именуют "электронными офисами". В следующем параграфе и рассматривается такое программное приложение, входящее в состав MS Office 2010.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика