Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
Автоматизация при подготовке многостраничных документовСовместная подготовка документовИНСТРУМЕНТАРИЙ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Использование функции Автотекст
Основные формулы и теоремы теории вероятностейХудожественный символИспользование сокращений, символов и специальных терминов


Проверка правописанияМетодика аудиторской проверки операций по учету наличных денежных...Программа аудиторской проверки ОС
 
Главная arrow Информатика arrow Информатика и информационные технологии
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Средства автоматизации подготовки документов

Word имеет встроенные средства автоматизации подготовки документов, такие как автозамена, автотекст, автоформат, которые вызываются командой Файл, Параметры, Параметры автозамены, а также вставку специальных символов, стили, проверку правописания.

Автотекст

Позволяет автоматически вводить заложенные в его словаре блоки текста. При использовании автотекста пользователь может выбрать из предлагаемого словаря и вставить в документ любой текстовый фрагмент. Автотекст имеет функцию автозавершения; если она установлена, то при вводе первых четырех символов автотекста появляется всплывающая подсказка, которая может быть сразу вставлена нажатием клавиши Enter. Можно добавлять выделенный текстовый блок командой Вставка, Текст, Экспресс-блоки, Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста (рис. 5.15) либо набивая текст в диалоговом окне и выбирая кнопку Добавить.

Автоформат подразумевает автоматическое форматирование вводимого текста. С помощью этого средства можно быстро отформатировать заголовки, списки, границы, числа, знаки и др. Позволяет автоматически отформатировать весь документ, если задать команду Автоформат либо настроить соответствующие параметры автоформата при вводе текста.

Вкладка Вставка, группа команд Текст

Рис. 5.15. Вкладка Вставка, группа команд Текст

Формулы и специальные символы

Под специальными символами подразумеваются символы, не предусмотренные для ввода непосредственно с клавиатуры. На вкладке Вставка, Символы предусмотрены команды Формулы и Символ. Символы разделены на вкладки Символы и Специальные знаки (рис. 5.16). Специальные знаки содержат небольшой список символов с предусмотренными комбинациями клавиш. Вкладка Символы предлагает много символов, соответствующих определенному шрифту, а в некоторых шрифтах – специфическому алфавиту или языку. Кнопка Сочетание клавиш позволяет задать подходящую комбинацию клавиш символу, применяемому достаточно часто.

Автозамена

Word содержит встроенный словарь автозамены в рамках проверки правописания и замены случайных опечаток. Словарь допускает добавление новых комбинаций автозамены. Можно выделить в документе заменяемый текст, за

Вставка символов

Рис. 5.16. Вставка символов

тем активировать диалоговое окно, набрать заменяющую комбинацию вручную и щелкнуть Добавить.

Можно заменить ввод часто повторяющихся длинных словосочетаний их короткими комбинациями. Например, в целях замены написать в тексте монрф, щелкнуть его правой кнопкой мыши и дать команду Автозамена, Параметры автозамены. В диалоговое окно ввести заменяющее словосочетание Министерство образования и науки Российской Федерации и нажать кнопку Добавить. Прием существенно сократит время ввода текста.

Стили

Мощным средством автоматизации ввода и редактирования текста в Word являются стили. Стать оформления – именованная совокупность значений и настроек параметров шрифта и абзаца. Существует два подхода к оформлению документа. Первый, традиционный, состоит в том, что при форматировании каждого фрагмента текста задаются его параметры. Такой подход требует ручного отслеживания единства стилевого оформления документа.

Более профессиональный и надежный подход к форматированию: механизм стилей, определяемый с панели Главная в группе Стили. Работа со стилями состоит в использовании готовых стилей, создании новых и настройке. При создании стилей применяется принцип наследования, заключающийся в том, что каждый стиль основан на каком-то из существующих стилей. Поэтому при изменении, например, размера базового шрифта он будет изменен и в наследуемом. При использовании стилей следует выделить в документе логические блоки: заглавия, абзацы, перечисления и для каждого создать стиль – описание физических параметров, применяющихся для отображения этого логического элемента. При редактировании текста для каждого логического элемента документа в панели форматирования указывается, какому они принадлежат стилю.

Например, набирая заголовок самого верхнего уровня, нужно указать стиль Заголовок 1. Word, распознав этот стиль, автоматически поместит элемент в оглавление. Если необходимо, чтобы все заголовки отображались прописными буквами, достаточно поменять параметры стиля. Если документ преобразовать в веб-страницу, то конвертор из информации о стиле генерирует правильные HTML-теги.

Поэтому при правильной работе с Word нужно по возможности избегать ручного форматирования и стараться использовать механизм стилей для логического форматирования.

При необходимости применить стиль одного из абзацев текста к другому абзацу используется кнопка Формат по образцу вкладки Главная. Следует установить курсор в абзац требуемого образца и нажать кнопку Формат по образцу, после чего выделить мышью абзац, подлежащий оформлению.

Проверка правописания

Система проверки правописания выполняет:

• проверку орфографии и грамматики;

• расстановку переносов в словах у края листа;

• тезаурус синонимов и антонимов;

• выявление стилистических ошибок;

• выбор языка.

Программа проверки правописания использует орфографические словари, словари синонимов и антонимов, алгоритмы применения правил грамматики для обнаружения ошибок в знаках препинания, стилистике. Провести настройку параметров проверки правописания можно командой Файл, Параметры, раздел Правописание.

Для работы в автоматическом режиме следует установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику. В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а грамматические ошибки – зеленым. Проверку правописания в Word 2010 запускают кнопкой Правописание. В зависимости от характера ошибки открывается окно, в котором дается справка о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления. По грамматической ошибке предлагается грамматический совет. Как и в общении с живым редактором, автор текста вправе не согласиться с предлагаемым замечанием, например в части разговорной лексики. Программа реализует проверку правила "Благозвучие на стыке слов" и просит убирать пять согласных, расположившихся подряд в сочетании слов, например, "доказательств для".

Если варианты неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить. Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что отсутствует в словаре системы автоматической проверки, то его можно добавить в словарь.

Можно и просто просматривать текст, а на словах, подчеркнутых волнистой чертой, щелкать правой кнопкой мыши и выбирать вариант исправления:

• пропустить все – сообщить программе, что слово не нужно расценивать как ошибку в оставшейся части документа;

• добавить – если слово написано правильно и его следует добавить в словарь;

• автозамена – если предполагается, что ошибка может повторяться при наборе и ее всегда нужно исправлять именно этим способом.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика