Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

Реквизит "Гриф утверждения документа"

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и других документах. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

1. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор (название учреждения)

Личная подпись

И. В. Иванов 12.07.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом – гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

решением общего собрания акционеров от 15.08.2014 № 14

или

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом председателя правления банка "Москва"

от 30.08.2014 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит "Резолюция"

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию.

  • 1. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме.
  • 2. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указываются исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения.
  • 3. Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может выглядеть следующим образом: "В дело".
  • 4. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата.
  • 5. В резолюции указывается фамилия исполнителя в дательном падеже.
  • 6. Инициалы в резолюции пишутся после фамилии исполнителя.
  • 7. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А. В.

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект договора с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.2014

Личная подпись

  • 05.08.2014
  • 8. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
  • 9. Текст резолюции часто строится на утверждении через отрицание, в котором адресат санкционирует административное действие, например: "не возражаю" вместо "согласен".

Реквизит "Заголовок к тексту"

Заголовок – краткое изложение основного содержания документа. При составлении заголовка необходимо помнить следующее:

  • а) заголовок должны иметь все документы формата А4, так как заголовки облегчают и ускоряют регистрацию документов;
  • б) сопроводительные письма заголовка могут не иметь;
  • в) в заголовке к тексту дается указание на содержание документа, поэтому заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем", "о ком", например в приказе: "Приказ (о чем) о реорганизации Академии"; "Приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии".

Заголовок может отвечать на вопросы: "чего", "кого", например в должностной инструкции: "Должностная инструкция (кого) секретаря-референта".

Реквизит "Подпись"

Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Подпись на разных видах документов имеет некоторые особенности. Оформляя реквизит "Подпись", необходимо помнить следующее.

  • 1. Подписывают управленческие документы руководители организации или замещающие их должностные лица.
  • 2. Несколько подписей ставят на документах в том случае, когда за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Например, совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций, а документы денежного, материального, кредитного характера подписывают руководители организаций и главные бухгалтеры.
  • 3. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.
  • 4. Протоколы подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.
  • 5. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документ, ответственные за их подготовку.
  • 6. В состав реквизита "Подпись" входят:
    • • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
    • • личная подпись;
    • • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

или

  • 7. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
  • 8. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии – в соответствии с распределением, например:

11. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы