Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Тематическая ограниченность

Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств. В отечественном делопроизводстве существует около 60 видов организационно-распорядительных документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.

Однако у каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности. Например, у письма как вида организационно-распорядительного документа различается до 20 тематических подвидов, предназначенных для использования в определенных управленческих ситуациях.

Возникновение новой социально-управленческой ситуации, как в российском, так и в западном делопроизводстве, приводит к созданию нового вида документа, который позволит рассмотреть и разрешить эту ситуацию. В 1990-х гг. в России возникло множество новых деловых ситуаций, которые привели к созданию новых видов деловых бумаг и документов.

Например, новым термином для закрепления взаимоотношений между работником и работодателем стало слово контракт по сравнению с трудовым договором или трудовым соглашением; многие коммерческие структуры при приеме на работу предпочитают получать от соискателя документ в форме резюме, а не в форме заявления; широкое распространение получили также документы информационно-рекламного характера и др.

Обратите внимание

Определенной деловой ситуации соответствует определенная деловая бумага или документ. С возникновением новых ситуаций возникают новые виды деловых бумаг и документов.

Своевременность и актуальность

Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель должен отражать сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Обратите внимание

Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие юридическую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или учреждением будет принято оптимальное управленческое решение.

Для получателя официальной корреспонденции, о какой бы стране ни шла речь, обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный ответ организации или лицу-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать. Подобная несвоевременная реакция на деловое письмо может привести даже к разрыву деловых отношений.

Достоверность и объективность

Требование достоверности и объективности означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую и бесстрастную оценку событий.

Обратите внимание

Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной информации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель допускает неточности или фактические ошибки, то весь материал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, из которого вышел документ, будет подорвана.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика