ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ

В результате освоения главы 6 студент должен: знать

• • виды совещаний;
• • особенности подготовки совещания;
• • особенности проведения совещания; уметь
• • организовать подготовку совещания;
• • организовать проведение совещания;
• • использовать технологию подготовки и проведения совещаний; владеть навыками
• • разработки повестки дня;
• • анализа состава участников;
• • подготовки участников совещания;
• • использования способов включения участников совещания в коллективное обсуждение.

Совещание обычно проводится в том случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно. К таким причинам может относиться и недостаток компетенций, и формальная необходимость, обусловленная особенностями внутренней структуры организации, и то, что решение затрагивает интересы многих сотрудников. Кроме того, совещание — это эффективная форма вовлечения работников в выполнение задач, стоящих перед организацией (или ее отделом).

Обычно совещание выполняет такие функции, как:

• • передача информации;
• • оценка ситуации;
• • оценка реакции сотрудников;
• • корректировка совместных действий;
• • выработка решений.

Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

Одно из преимуществ совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль руководства, отношение сотрудников к решению, принятому после обсуждения, будет более лояльным. Особенно если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно сделать именно так. В отличие от ситуации, когда то же самое решение просто спущено сверху и у людей нет возможности высказать свое отношение к нему, кроме как в кулуарах.

Еще один позитивный аспект совещания — возможность быстро получить обратную связь, узнать о том, что происходит в компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем компании, отношении к политике высшего руководства и т.п.

Выделяют следующие виды совещаний.

Информационное совещание. Участники кратко сообщают о положении дел, чтобы у руководства и других участников сложилось общее представление о том, как развиваются события. С другой стороны, такие совещания могут использоваться для доведения до сведения сотрудников какой-то важной информации (например, инструктивного плана).

Совещание, целью которого является принятие решения. В центре такого совещания стоит проблемная ситуация. В этом случае сбор информации также необходим, но не является самоцелью: информация нужна для того, чтобы выяснить общую картину и принять в соответствии с достигнутым пониманием необходимое решение.

Творческое совещание. Целью такого типа совещаний является выработка новых идей.

Организация совещаний складывается из четырех этапов: подготовка, проведение, подведение итогов и принятие решений, контроль за выполнением решения.