Ответ на предложение

Деловым этикетом предусматривается обязательный ответ на предложение даже в том случае, когда Вы не можете его принять. Предусмотрено три варианта ответа на предложение.

• 1. Согласие на все условия предложения.
• 2. Сообщение о невозможности принятия предложения.
• 3. Сообщение о невозможности принятия одного из условий предложения.

Претензионная переписка

Документоведы з'деляют серьезное внимание умению правильно и убедительно составлять претензионные письма.

Причины, инициирующие жалобу, претензию (рекламацию), могут быть различными: задержка в отгрузке товаров, повреждение упаковки, отсутствие маркировки, неправильное оформление документов, несвоевременное поступление платы, некачественное обслуживание и пр.

Любая фирма заинтересована в том, чтобы избежать подобных недоработок и нс допустить обострения отношений с партнерами и клиентами.

Претенциозные письма делятся на две большие группы:

• 1. Корреспонденция, в которой содержится жалоба, претензия, рекламация (claims, complaint).
• 2. Ответные письма, призванные дать объяснение и предотвратить конфликт {adjustment letters).

При составлении жалобы или рекламации следует обращать внимание:

• 1) на суть претензии (задержка, ненадлежащее качество и др.);
• 2) обоснованность претензии (ссылки на договоры, акты и др.);
• 3) материальный и другие ущербы, понесенные вами;
• 4) действия партнера по претензии;
• 5) ваши действия, если претензия не будет удовлетворена.

Каждый пункт Рекламации рекомендуется оформлять отдельным абзацем. Заключительный абзац письма должен быть написан на оптимистической ноте, дать возможность виновной стороне исправить ошибку и «сохранить лицо».