Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Подготовка документов к передаче на хранение в архив

Завершающим этапом делопроизводственного процесса является подготовка документов к передаче на хранение в архив организации или (при отсутствии архив) непосредственно в кадровой службе.

Подготовка документов к хранению включает в себя группировку документов в целях формирования дел, экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание и уничтожение подлежащих уничтожению дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел в архив организации.

Формирование дел

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивающую их сохранность и оперативный поиск, группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Обычно дела в организациях формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Однако в организациях с ограниченным документооборотом и компактным расположением подразделений возможно централизованное формирование дел в службе документационного обеспечения управления.

Все документы организации группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела – в определенной последовательности.

Признаки заведения дела:

• номинативный (по разновидностям документов). По этому признаку формируются распорядительные документы, некоторые виды информационно-справочных документов, например: "Приказы за 2010 год";

• авторский (по авторам документов дела), например: "Протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации";

• корреспондентский (по названию корреспондента), например: "Переписка с Министерством внутренних дел Российской Федерации за 2010 год";

• предметно-вопросный (группируются документы по одному вопросу), например: "Поручения Правительства Российской Федерации по реализации Национального плана противодействия коррупции";

• географический (по территориальному расположению корреспондентов), например: "Переписка с Региональным управлением в Республике Коми (г. Сыктывкар) по вопросу издания учебной литературы за 2010 год";

• хронологический, например: "Квартальные отчеты о финансовой деятельности организации".

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

При формировании дел следует соблюдать ряд установленных правил:

• в дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре с необходимым набором реквизитов, отметкой об исполнении и надписью "В дело";

• в дела группируются документы одного календарного года, располагаясь в хронологическом, алфавитном порядке или по порядковым номерам. Исключение составляют лишь переходящие дела;

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело подшивается только один экземпляр документа (подлинник или заверенная по установленной форме копия), за исключением черновиков особо ценных документов;

• подлежащие возврату документы в дело не подшиваются;

• учредительные документы, устав организации помещаются в одно дело;

• в дело объединяются документы только по одному вопросу;

• приложения присоединяются к основным документам, независимо от даты их утверждения или составления;

• документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии;

• документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;

• документы по личному составу формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

• при больших объемах переписки входящие и исходящие документы формируются в отдельные дела по видам документов (письма, письма-ответы, письма-запросы, факсы и т.д.);

• запросы и ответы, сопроводительные письма и их приложения не должны разобщаться;

• ксерокопии факсограмм, телефонограммы, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях;

• дело не должно превышать по объему 250 листов;

• при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

• распорядительные документы группируются в дела в хронологическом порядке по видам документов вместе с относящимися к ним приложениями;

• положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела;

• протоколы располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам;

• документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

• утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов;

• документы в личные дела группируются по мере их поступления;

• лицевые счета по заработной плате, анкеты располагаются в деле в алфавитном порядке по фамилиям;

• накладные, квитанции и другие документы располагаются в деле по номерам;

• документы, имеющие приложения с разными датами составления или утверждения, группируются в вопросно-логической последовательности;

• стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;

• статистическая информация группируется отдельно;

• предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования работы организаций и заявления и жалобы по личным вопросам формируются отдельно, внутри них документы группируются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Относящиеся к одному заявителю документы образуют самостоятельную группу, которая формируется в хронологической последовательности;

• документы подведомственных организаций группируются в самостоятельные дела;

• переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности по датам создания или поступления документа. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика