Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА
Посмотреть оригинал

Оформление дел.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оно включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, подшивке или переплету дела (брошюровке), нумерации листов, составлению листа-заверителя и внутренней описи документов дела (в необходимых случаях).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

Полное оформление дела предусматривает:

  • • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
  • • нумерацию листов в деле;
  • • составление листа-заверителя дела;
  • • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • • подшивку или переплет дела;
  • • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

  • • наименование организации;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • номер (индекс) дела;
  • • заголовок дела;
  • • дата дела (тома, части);
  • • количество листов в деле;
  • • срок хранения дела;
  • • архивный шифр дела.

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше t0 лет) хранения1

Код федерального архива_

код федерального органа исполнительной власти_

_ Ф. №_

Он. №_

_ Д. №_

(наименование федерального органа исполнительной власти и структурного подразделения)

ДЕЛО №_ТОМ №_

  • (заголовок дела)
  • (крайние даты)

На_лист

Хранить_

Ф. №_

Оп. №_

Д.№

Оформление проставляемых на обложке дела реквизитов осуществляется следующим образом:

  • • наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  • • наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;
  • • номер дела должен соответствовать индексу дела по номенклатуре дел;
  • • заголовок дела переносится из номенклатуры дел;
  • • дата дела содержит указание года заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. Так же при оформлении дела:

  • • число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;
  • • количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью;
  • • срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения;
  • • архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения в архиве организации черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления ОК 006-2011 (ОКОГУ).

Установлен следующий порядок нумерации листов дела:

  • • все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа;
  • • лист большого формата, сложенный и подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
  • • документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
  • • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
  • • фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  • • подшитые в дело конверты е вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
  • • приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

По завершении нумерации листов составляется заверитель- пая надпись {лист-заверитель дела), в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления и располагается в конце дела.

Форма листа-заверителя дела[1]

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_

В деле подшито и пронумеровано_лист(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_

пропущенные номера листов_

+ листов внутренней описи_

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Форма внутренней описи документов дела1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок-

документа

Номера

листов

дела

Примечание

1

2

3

4

5

б

Итого_документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, па которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематиза- цию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительиые надписи не составлять.

1 Приложение 27 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

Проведение экспертизы ценности документа. В соответствии с Законом об архивном деле решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности.

Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится:

  • • при составлении номенклатуры дел;
  • • в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
  • • при подготовке дел к передаче в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

  • • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти;
  • • отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
  • • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

  • • каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
  • • порядок нумерации дел в описи осуществляется в прямой последовательности (валовый);
  • • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
  • • графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся но описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения1

  • (наименование федерального органа исполнительной власти)
  • (наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ №_

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние

даты

Количество

листов

Срок

хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6“

7

Название раздела

В данную опись внесено_дел с №_

(цифрами и прописью)

но №_, в том числе:

литерные номера:_

пропущенные номера:_

11аименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО*4 Протокол ЭК структурного подразделения от_№_

Наименование должности руководителя службы ДОУ

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Передал_дел

(цифрами и прописью)

и_регистрационно-контрольных картотек к документам***

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял_дел и_

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника архива федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка

подписи

Дата

* Графа б опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

*** Передаются вместе с делами канцелярии.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению[2]

Наименование федерального органа исполнительной власти АКТ

(место составления)

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка

подписи

Дата

На основании_

  • (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_
  • (название фонда)

с

?

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

о

со

о

0)

т

о

X,

Сроки хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого_дел за_годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за_годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК_

  • (наименование архивного учреждения)
  • (протокол ОТ_№_)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №

Документы в количестве_дел,

(цифрами и прописью)

весом_кг сданы в_

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от_№_.

Расшифровка

подписи

Расшифровка

подписи

Наименование должности работника федерального органа исполнительной власти, сдавшего документы Подпись

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы ДОУ), внесшего

изменения в учетные документы Подпись

Дата

  • [1] Приложение 26 Методических рекомендаций по разработке инструкцийпо делопроизводству.
  • [2] Приложение 28 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы