Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА
Посмотреть оригинал

Строчные буквы

  • 1. Не самые высшие должности государственной власти: заместитель Председателя Совета Федерации; начальник Правового управления Аппарата Совета Федерации; председатель Комитета Государственной Думы; руководитель Секретариата Председателя Государственной Думы; помощник Председателя; советник Председателя; член Совета Федерации, депутат Государственной Думы и др.
  • 2. Проекты высших документов или высшие документы во множественном числе, а также не самые высшие документы: постановления, распоряжения и др. Например: проект федерального закона, проект закона, законы Российской Федерации, проект указа, указы Президента Российской Федерации; постановление, распоряжение, решение и др.
  • 3. Не самые высшие органы государственной власти: аппарат Совета Безопасности; депутатская комиссия; согласительная комиссия.
  • 4. В названиях органов государственной власти, предприятий, учреждений, общественных движений, партий и т.д.
  • 4.1. Слова, употребляемые не в качестве имен собственных или во множественном числе: «министерство», «министерства», «федеральная служба», «федеральные службы», «федеральное агентство», «федеральные агентства» и др.
  • 4.2. Родовое название, указывающее на профиль в названиях со словом «имени», с номером или с условным названием: металлургический завод имени А. И. Серова; медицинское училище № 1; научно-производственная фирма «Российская нефть».
  • 4.3 Географическое определение при условном названии или при названии с номером: ставропольское промышленно-торговое объединение «Кавказ»; московская средняя школа № 226.
  • 5. Названия отделов и подразделений в научных и образовательных учреждениях, а также слова: коллегия, президиум, ученый совет, отделение, сектор, факультет, кафедра, группа, сектор и др.
  • 6. Ученые степени и ученые звания: доцент, профессор, член- корреспондент и др.
  • 7. Слова в адресе: улица, проспект, площадь, переулок, дом и др.

Реквизит «Дата документа». Своевременность и актуальность содержания документа находят свое подтверждение и в реквизите

«Дата документа». Именно дата составления документа показывает, как давно был оформлен данный документ и не является ли он устаревшим. Кроме того, этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования, дата самого события. Для грамотного оформления документа необходимо знать следующие правила сроков фиксирования даты и способов ее написания.

Датой документа может быть:

  • • дата его подписания — например, для приказа, распоряжения, служебного письма;
  • • дата утверждения или согласования — например, для инструкции;
  • • дата самого события, которое зафиксировано в документе, — например, для акта или протокола.

Если авторами документа являются несколько организаций, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

По ГОСТ Р 6.30—2003 приняты три способа оформления даты в документе.

  • 1. Цифровой способ — арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами (без точки). Например: 19.09.2014. (последняя точка указывает на окончание предложения).
  • 2. Словесно-цифровой способ. Например: 01 сентября 2014 г. (день месяца — две арабские цифры).
  • 3. Европейский способ — иная цифровая последовательность: год (полностью), месяц и день месяца (двумя парами цифр). Например: 2014.09.19. (точки ставятся в конце года, месяца и дня).

При подготовке нормативных и финансовых документов рекомендуется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 апреля 2014 г.

Реквизит «Адресат». Точная адресность любого документа отражается в оформлении реквизита «Адресат». Данный реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

По ГОСТ Р 6.30—2003 существует несколько вариантов оформления реквизита «Адресат».

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент организации и контроля

2. Документ можно адресовать должностному лицу. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

Генеральному директору (название предприятия )

Е. К. Иванову

или

Руководителю

(наименование управления или отдела)

В. И. Петрову

3. Документ можно адресовать физическому лицу: сначала указывают фамилию в дательном падеже, инициалы после фамилии, затем почтовый адрес.

Фокину Ю. Н.

Первомайская у л., д. 20, кв. 6,

Москва, 117602

4. Если документ отправляют в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

  • 5. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Реквизиты адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
    • • наименование адресата (для граждан — фамилия, имя отчество);
    • • название улицы, номер дома, номер квартиры;
    • • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    • • название района;
    • • название республики, края, области, автономного округа (области);
    • • название страны (для международных почтовых отправлений);
    • • почтовый индекс.

В почтовом адресе не должно быть сокращенных названий города, поселка, улицы и др.

6. Если письмо адресуется организации, указывают се наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВПИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

7. Если письмо адресуется должностному лицу, указывают должностное лицо, затем почтовый адрес, например:

Директору (название предприятия)

Е. К. Петрову Дмитровская ул., д. 62,

Москва, 117671

8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И. П.

Садовая ул., д. 5, кв. 15, г. Липки, Киреевский район,

Тульская обл., 306692

У составителя документа часто возникают затруднения при написании фамилии адресата: надо или не надо склонять ту или иную фамилию? Для преодоления этих трудностей необходимо помнить некоторые правила склонения фамилий в документе.

1. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -о, -ых, -их.

Кому? И. И. Дорошенко, П. С. Сивко, А. П. Шило, Ф. Е. Шам-

бинаго, Г. П. Плевако, Н. В. Дубяго, С. Е. Дурново, А. П. Красных, Е. А. Долгих.

2. Склоняются мужские фамилии русского и иноязычного происхождения, оканчивающиеся на согласные.

Кому? Борису Ивановичу Ткачуку, Альберту Семеновичу Нейману, Станиславу Петровичу Жуку.

3. Не склоняются женские фамилии русского и иноязычного происхождения, оканчивающиеся на согласные.

Кому? Ирине Владимировне Кулик, Наталье Федоровне Шахрай.

4. Склоняются русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на безударные -а/я:

Кому? И. И. Субботе, И. М. Попереке.

Однако, если конечному -a/я предшествует гласный звук и, то эти фамилии не склоняются:

Кому? И. И. Галиа, В. В. Лурия.

5. Склоняются славянские фамилии, оканчивающиеся на ударные гласные -а/я:

Кому? С. С. Головне, А. Ю. Лободе.

6. Не склоняются иноязычные фамилии, оканчивающиеся на гласные звуки:

Кому? Дюма, Золя, Гюго, Бизе, Шоу.

  • 7. В официальных текстах и документах в виде исключения допустимо не склонять фамилию:
    • а) если такова семейная традиция;
    • б) если фамилия неблагозвучна;
    • в) если фамилия вызывает нежелательную ассоциацию.

Кому? Александру Николаевичу Дуб, Ивану Сергеевичу Гусь,

Ирине Петровне Слизка.

Реквизит «Гриф утверждения документа». Гриф утверждения — особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах ак тов, договоров, инструкциях и других документах. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

1. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор (;название учреждения)

Личная подпись

И. В. Иванов 12.07.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом — гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

решением общего собрания акционеров от 15.08.2014 № 14

или

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом председателя правления банка «Москва»

от 30.08.2014 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит «Резолюция». Резолюция — это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию.

  • 1. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме.
  • 2. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указываются исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения.
  • 3. Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может выглядеть следующим образом: «В дело».
  • 4. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата.
  • 5. В резолюции указывается фамилия исполнителя в дательном падеже.
  • 6. Инициалы в резолюции пишутся после фамилии исполнителя.
  • 7. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой Л. В.

Никитину II. С.

Прошу подготовить проект договора с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2014

Личная подпись

  • 05.08.2014
  • 8. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
  • 9. Текст резолюции часто строится на утверждении через отрицание, в котором адресат санкционирует административное действие, например: «не возражаю» вместо «согласен».

Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок — краткое изложение основного содержания документа. При составлении заголовка необходимо помнить следующее:

  • а) заголовок должны иметь все документы формата А4, так как заголовки облегчают и ускоряют регистрацию документов;
  • б) сопроводительные письма заголовка могут не иметь;
  • в) в заголовке к тексту дается указание на содержание документа, поэтому заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем», «о ком», например в приказе: «Приказ (о чем) о реорганизации Академии»; «Приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии».

Заголовок может отвечать на вопросы: «чего», «кого», например в должностной инструкции: «Должностная инструкция {кого) секретаря-референта».

Реквизит «Подпись». Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Подпись на разных видах документов имеет некоторые особенности. Оформляя реквизит «Подпись», необходимо помнить следующее.

  • 1. Подписывают управленческие документы руководители организации или замещающие их должностные лица.
  • 2. Несколько подписей ставят на документах в том случае, когда за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Например, совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций, а документы денежного, материального, кредитного характера подписывают руководители организаций и главные бухгалтеры.
  • 3. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.
  • 4. Протоколы подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.
  • 5. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документ, ответственные за их подготовку.
  • 6. В состав реквизита «Подпись» входят:
    • • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
    • • личная подпись;
    • • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров

{название организации)

ИЛИ

Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров

  • 7. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
  • 8. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генералъный директор Личная подпись М. А. Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова

9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации

Личная В. М. Степнов

подпись

Заместитель Министра финансов Российской Федерации

Личная А. П. Миронов

подпись

10. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии — в соответствии с распределением, например:

Председатель Личная подпись II. В. Куликов

комиссии

Члены комиссии Личная подпись К. М. Артемьева

Личная подпись С. П. Матвеев

Личная подпись

В. А. Филатов

11. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «Текст документа». Содержание управленческих действий в документах передается через текст, который является основной содержательной частью документа. При составлении текста документа есть много важных элементов языкового и неязыкового характера, которые необходимо знать.

  • 1. Текст служебного документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким вопросам (в сложных документах).
  • 2. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Необходимо помнить, что тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

  • • в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного объекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
  • 3. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур (о видах текста документа подробно изложено в гл. 7).
  • 4. При разработке структурной схемы сложных документов (уставов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.

Четкая структура документа и его логика нередко зависят от рубрицирования текста. Составителю документа необходимо знать правила рубрицирования текста документа.

1. Простейшей рубрикой является абзац. Абзац — сложное синтаксическое целое, имеющее: зачин (начало мысли — формулировка темы), среднюю часть (развитие мысли — аргументация), концовку (итог мысли — формулировка идеи). Каждый абзац в документе соответствует изложению одной темы. Абзац может быть равен предложению, например:

«Высылаем Вам разработанный Сбербанком России при участии крупнейших зарубежных банков План мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных клиентов». Тема абзаца: информация о направлении материалов.

Если Ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим заполнить анкету клиента и вернуть ее нам до 31 января 2014 года. Тема абзаца: выражение просьбы.

2. Деление текста может сопровождаться выделением частей предложения или текста с помощью знака «тире», или других специальных символов. После тире и после точки с запятой пишем со строчной (маленькой) буквы. Например:

Просим сообщить дополнительные сведения о базе данных:

  • состав базы,
  • объем памяти, который она занимает;
  • вид поставки (на дискете, в системе электронной почты)-,
  • стоимость.
  • 3. Деление текста при перечислении может сопровождаться нумерацией. Каждая составная часть текста, соответствующая разделу, главе, параграфу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. После точки пишем с прописной (большой) буквы:
    • • нумерация первого порядка: 1., 2., 3. и т.д.;
    • • нумерация второго порядка: 1.1., 1.2., 7J?. и т.д.;
    • • нумерация третьего порядка: 1.1.1.у 1.1.2.,1.1.3. и т.д.

Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Номера самых крупных частей состоят из одного знака, фрагменты текста второй ступени состоят из двух знаков, а самые мелкие части текста нумеруются тремя знаками. Например, нумерация третьего порядка содержит определенные цифры из нумерации первого и второго порядка.

  • 4. При использовании нумерации следует учитывать:
    • • рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;
    • • однотипные средства нумерации могут применяться по отношению лишь к однотипным частям текста;
    • • комбинированные способы нумерации требуют строгого соблюдения правил пунктуации.

В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав об7)едипепия входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

  • • от первого лица множественного числа (просим направить, направляем па рассмотрение)',
  • • от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить)',
  • • от третьего лица единственного числа {министерство не возражает, ВНИИСТ считает возможным).
  • 5. Результативность документа зависит от того, насколько его текст обоснован. Четкости и обоснованности текста способствует констатирующе-предписывающий способ изложения материала. Например:

Комиссия провела проверку и установила... (констатация).

Необходимо оказать содействие... и исправить... (предписание).

Требование краткости изложения документа предполагает использование общепринятых сокращений, позволяющих без нарушения смысла значительно уменьшить объем текста. Общепринятые сокращения зафиксированы в государственных стандартах и специальных словарях[1].

  • [1] Новый словарь сокращений русского языка. М., 1995 ; Новые сокращенияв русском языке 1996-1999. М., 2001.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы