Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА
Посмотреть оригинал

Ключевые фразы письма-сообщения

Строго официально

Сообщаем, что...

Извещаем (информируем) Вас о том, что...

Ставим Вас в известность, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о...

Доводим до вашего сведения, что... Докладываю о...

Полуофициально

Нам приятно сообщить (Вам), что... Имеем честь сообщить (Вам), что...

С радостью сообщаем (Вам) о...

Ключевые фразы сопроводительного письма

Строго официально

Представляем Вам (в вышестоящую организацию)', Направляем Вам (в подведомственную организацию)', Высылаем Вам (в стороннюю организацию).

Полуофициально

С удовольствием направляем (высылаем);

Мы рады направить (выслать);

Выражаем удовлетворение по поводу вашего письма от... и направляем (высылаем).

Однако необходимо иметь в виду, что во всех видах и типах писем, при сложившейся в России системе официальных отношений, воспринимаются как нарушения норм речевого этикета следующие проявления.

  • 1. Демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение. Например: «Будьте так любезны, если Вас это не затруднит, пожалуйста, пришлите проект устава»; «Примите наши глубочайшие извинения за столь смелые рассуждения по данному вопросу».
  • 2. Фамильярность, грубость, резкий тон, категоричность, бестактность. Например: «Категорически требуем направить на рассмотрение проект устава»; «Просим утвердить данные Положения в кратчайший срок».

Важно запомнить

При написании делового письма не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости, а также недопустимы слишком резкие, требовательные и категоричные фразы.

Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

Большинство служебных писем начинается с обращения. Деловой этикет предусматривает использование в деловых письмах обращений определенного вида.

В последнее время обращение к адресату нередко используется не только в письмах полуофициального характера, но и в строго официальной служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются:

  • • служебное положение адресата;
  • • служебное положение адресанта;
  • • сфера деятельности адресата и адресанта;
  • • степень знакомства адресата и адресанта и некоторые другие аспекты.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

  • Уважаемый господин {фамилия)!
  • Уважаемая госпожа {фамилия)!
  • Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

  • Уважаемый господин председатель!
  • Уважаемый господин мэр!
  • Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и других видах писем допускается обращение по имени и отчеству:

  • Уважаемый Николай Петрович!
  • Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Обратите внимание

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Если в обращении указывается только имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает менее официальный характер.

Восклицательный знак после обращения ставится только при переписке с российским адресатом, и он указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам с предложением...

Правила русского этикета. Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости.

Заключительная формула вежливости для строго официального письма предусмотрена только одна: «С уважением...» Эта формула завершает письмо в том случае, если письмо начинается со слов «Уважаемый..}» Если в официальном письме отсутствует обращение, то нет необходимости использовать и заключительную формулу вежливости.

Для полуофициальных писем есть и другие варианты заключительной формулы перед подписью. Например: «С наилучшими пожеланиями...»; «С надеждой па скорый ответ...» и др.

В современной деловой переписке закрепилась устойчивая пунктуационная ошибка, которую нельзя оправдать и объяснить никакими правилами правописания: после фразы «Суважением...» обычно ставят занятую перед названием должности лица, подписывающего письмо. Хотелось бы напомнить, что существующая ныне короткая формула вежливости образовалась из пространной и витиеватой фразы (без знаков препинания), завершающей письмо несколько столетий назад: «С высочайшим почтением {с уважением) имею честь пребывать Вашего благородия покорнейший слуга (имя, фамилия)». Сегодня же из этой сложной фразы мы используем лишь фразу «Суважением (имя, фамилия)».

Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники — это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений приняты следующие формы местоимений.

  • 1. Первое лицо множественного числа: просим, сообщаем, подтверждаем, предлагаем.
  • 2. Третье лицо единственного или множественного числа: министерство считает возможным; дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят.
  • 3. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц: прошу, ставлю Вас в известность,, довожу до Вашего сведения.

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в любом документе необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах.

Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимениях Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.

Таким образом, русский литературный язык за прошедшие столетия накопил в сфере письменного делового общения громадное количество трафаретных языковых средств, необходимых для выражения традиционного этикетного содержания.

Обратите внимание

Грамотная ориентация в выборе соответствующих виду и разновидностям документа ключевых языковых формул является необходимым навыком для любого составителя деловой бумаги и деловой корреспонденции.

Однако для профессионала в области написания текста документа и текста письма этот вид речевой деятельности был, есть и всегда будет актом творчества, предполагающим высокий уровень языковой компетентности с проникновением во все особенности официально-делового стиля речи.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы