Умение писать. Деловое письмо

Письменная коммуникация предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Большое значение в деловых отношениях имеет деловая переписка, которая позволяет оперативно информировать делового партнера, обращаться к нему с просьбой, заказывать, предлагать, поздравлять, делать запросы и т.д. Деловая переписка в организациях регистрируется и хранится как исходящая и входящая документация.

В деловой переписке наиболее распространенными видами официальных писем являются:

  • • письма-просьбы;
  • • письма-сообщения;
  • • письма-запросы;
  • • письма-заявления;
  • • письма-подтверждения;
  • • письма-рекламации;
  • • письма-заказы;
  • • письма-предложения;
  • • информационные письма;
  • • гарантийные письма;
  • • сопроводительные письма.

Деловая переписка может вестись как по электронной почте, так и на бумажных носителях путем почтовых отправлений. Но, какой бы вид связи не был избран, деловое письмо должно соответствовать определенным требованиям. Эти требования касаются, прежде всего, языка. Как уже отмечалось в главе второй, деловое общение носит регламентированный характер, что предполагает использование официально-делового стиля в формах письменного обращения.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Структура письма выглядит следующим образом:

  • • приветствие;
  • • обращение к адресату;
  • • лид-абзац;
  • • информационная часть письма;
  • • заключительная формула вежливости;
  • • подпись отправителя.

Центральным элементом структуры послания, то, ради чего оно и пишется, является его информационная часть — текст письма.

Рассмотрим более подробно структуру письма.

Приветствие — это формула вежливости, аналогичная устному приветствию, при помощи которой выражается уважение адресату.

Стандартными формулировками приветствия являются:

Здравствуйте...

Добрый день...

Приветствую Вас...

Рад приветствовать Вас...

Обращение к адресату выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма и помещается непосредственно за приветствием. Специфической особенностью обращения является использование в конце восклицательного знака.

Примеры обращения:

Евгений Петрович!

Господин Чрезвычайный и Полномочный посол!

Ваше высокопреосвященство!

Даны и господа!

Воздействие приветствия может быть усилено, если последующее обращение содержит и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.

Сравните следующие обращения и определите, которое из них предпочтительнее.

Добрый день, уважаемый Игорь Иванович!

Добрый день, Игорь Иванович!

Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательным, наиболее подходящим соответствующему случаю письменного обращения, такими как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые» и г.д. Стандартным является выражение «уважаемый».

Глубокоуважаемый Глеб Александрович!

Уважаемые коллеги!

Почтеннейшие господа!

Досточтимый господин Кузьменко!

Уже здесь, в начале письма, зачастую допускаются ошибки. Например, студент пишет преподавателю: «Здравствуйте, можно ли на завтрашнем семинаре я выступлю с докладом «Перспективы экономического развития РФ в условиях глобализации»? С уважением, Егор Семин, группа ПМ». Отсутствие обращения в деловом письме является типичной ошибкой многих студентов.

Лид-абзац, первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения и поясняющий мотивы и тему послания, не является обязательным элементом структуры письма — в ряде случаев его функцию отчасти выполняет заголовок к тексту.

  • Обращаюсь к Вам в связи с... (далее кратко излагается причина обращения)',
  • Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)... (далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата).
  • Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о... (далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата).

Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.

Текст письма включает в себя вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Данная часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося 2—4 предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма. Затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. И, наконец, в последнем предложении выражается характер ожиданий автора делового письма.

Как при окончании делового контакта деловые партнеры устно прощаются, так и деловое письмо должна завершать заключительная формула вежливости, которая предшествует подписи.

Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

С уважением...

С глубоким почтением...

С благодарностью и уважением...

Искренне Ваш...

Остаюсь искренне Ваш...

Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение — двойное. Подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.

С точки зрения культуры делового общения общий тон делового письма при всей его подчеркнутой официальности и деловитости должен нести отпечаток доброжелательности и уважения по отношению к адресату, что выражается в тактичном обращении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

В работе Ю. М. Демина[1] содержатся общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания письма.

  • 1. Текст делового письма следует излагать в спокойном, ровном тоне, без чрезмерной любезности или небрежности, граничащей с грубостью.
  • 2. Не следует побуждать адресата к скорейшему решению или действию, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». При желании скорейшего решения вопроса нужно употреблять стандартные вежливые формулировки: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
  • 3. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.
  • 4. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: этот намек может быть воспринят слишком уж буквально, как выпад в отношении адресата.
  • 5. В том случае, если на предложения предполагается отрицательный ответ, не следует начинать письмо с констатации отказа — сначала нужно изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению данного вопроса можно вернуться.
  • 6. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как попытка уйти от ответственности.
  • 7. Писать нужно реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела.

При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято.

Перед отправкой нужно просмотреть отправляемое письмо с точки зрения его стилистики и грамматики и попытаться ответить на следующие вопросы.

  • • Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?
  • • Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?
  • • Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т.п.?

Для большинства официальных деловых писем существуют шаблоны, с которыми можно ознакомиться в соответствующей литературе.

  • [1] См.: Демин Ю. М. Современное деловое письмо. М.: Бератор, 2004. С. 33—34.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >