Принципы построения и проектирования документальнофактографических информационно-поисковых систем

Автоматизированная система нормативно-методического обеспечения управления предприятием (организацией) должна содержать нормативноправовые, нормативно-методические, нормативно-технические и организационно-распорядительные документы (НПД, НМД, НТД и ОРД), которые обеспечивают реализацию принятых проектных и управленческих решений в процессе функционирования предприятия (организации). Пример структуры СНМОУ и АСНМОУ, соответствующей основным функциям, которые должна выполнять СНМОУ, приведен на рис. 2.7[1].

В качестве методической основы создания АСНМОУ используют идею стратифицированного представления процедуры поиска информации с углублением на каждой страте анализа документов, содержащихся в АСНМОУ, путем структуризации их текстов (рис. 2.8):

  • • на верхней страте осуществляется поиск документов по функциям управления;
  • • на второй сверху страте — поиск разделов документов в соответствии с запросом пользователя, взаимоотношений между разделами связанных между собой документов;
  • • на третьей страте — вывод текстов на дисплей или принтер (полного текста или его разделов);
  • • на четвертой страте (которая реализуется не для всех документов) — АСО текстов документов (что, например, требуется при поиске информации в текстах законов и других НПД).

ТО

ТО

Функции и структура СНМОУ и АСНМОУ

Рис. 2.7. Функции и структура СНМОУ и АСНМОУ

Принципы стратифицированного построения АСНМОУ

Рис. 2.8. Принципы стратифицированного построения АСНМОУ

Виды баз данных определяются спецификой конкретного предприятия (организации). Например, БД можно выделить таким образом: создать базу данных НПД (общегосударственных, региональных), БД НМД, НТД и ОРД (организационно-распорядительные документы) органов отраслевого управления и предприятия. Для АСНМОУ предприятия может оказаться целесообразным создать отдельные базы СТП (схемы территориального планирования), должностных инструкций, положений о подразделениях и т.п. Базы данных для крупных предприятий и организаций имеют значительный объем. Для организации эффективных процедур поиска и корректировки информации их нужно структурировать.

Исследование особенностей БД АСНМОУ и работы с ними показало, что выбрать наиболее целесообразную жесткую структуру БД практически невозможно, гак как, с одной стороны, подразделения предприятия принимают участие в выполнении нескольких укрупненных функций З'правления, а с другой — одна и та же функция выполняется несколькими подразделениями. Кроме того, одна и та же функция регламентируется в документах разного вида — и в положениях о подразделениях, и в СТП, и в ОРД. При этом одинаковые или сходные с различной степенью детализации и с несколько модифицированными формулировками функции в разных документах закодированы по-разному, в соответствии с группированием и индексированием функций, принимаемым при разработке документа его авторами.

Используя терминологию теории научно-технической информации, удобно говорить не о создании баз данных для различных страт, а о формировании двух-, трех- или более контурных АДФИПС. При этом основу АСНМОУ предприятием (организацией) и информационных систем нормативной правовой документации составляют документально-фактографические ИПС особого типа. В частности, при создании БД нормативных правовых документов исследовалось два варианта АДФИПС: двухконтурный — с поиском документов в первом контуре и извлечением из них разделов (которые содержат сведения о правовых нормах, представляющих собой фактографическую информацию для пользователя) — во втором; и трехконтурный с поиском в контурах последовательно в первом — документов, во втором — разделов, и в третьем — статей (содержащих еще более конкретную фактографическую информацию о правовых нормах). Аналогично могут быть организованы БД нормативно-методических документов. Например, при создании АДФИПС положений о подразделениях предприятия или БД НМД, НТД и ОРД могут быть образованы следующие контуры: 1) отбор положений или других НМД, НТД, ОРД, соответствующих запросу (т.е. структуризация под запрос, например по укрупненным функциям, по группам подразделений); 2) поиск в базе отобранных документов но запросам пользователя необходимых ему сведений о функциях, сроках и способах их выполнения и т.н. фактографической информации (поиск может осуществляться по признакам, предусмотренным при разработке АДФИПС); 3) вывод фрагментов документов, отобранных в соответствии с запросами во втором контуре, на дисплей или принтер в удобной для пользователя форме (например, представления разделов положений, содержащих необходимые сведения о функциях, сроках их выполнения, исполнителях и т.п. в виде таблицы).

Пример трехконтурной АДФИПС нормативно-методических документов АСНМОУ (положений о подразделениях оргструктуры предприятия) приведен на рис. 2.9[1].

Структуры БД в этом примере имеют следующий вид (в приводимом примере принята фасетная классификация).

Структура трехконтурной АДФИПС

Рис. 2.9. Структура трехконтурной АДФИПС

Структура первого контура БД положений о подразделениях:

где М — номер отдела в существующей СНМОУ; Л'2 — наименование отдела; FI, F2, F3 — индексы укрупненной функции в структуре целей и функций предприятия, выполнение которой регламентируются в положении.

Структура БД раздела «Взаимосвязь» положений о подразделениях предприятия (второго контура АД ФИ ПС), составляющими которой являются функции положения:

где FI, F2, F3 — индексы укрупненной функции в структуре целей и функций предприятия, выполнение которой регламентирует подготавливаемый документ; N1 — номер отдела — изготовителя документа в существующей СНМОУ; DI — наименование вида исходного документа (или конкретного документа), для подготовки которого выполняется функция; FJ — индекс функции внутри положения; DK — индекс документа, получаемого в результате выполнения функции; NP — номер отдела, в который передается документ для дальнейшей обработки (согласования). Поиск фактографической информации в этом контуре может осуществляться по любому параметру.

Третий контур - вывод соответствующих отобранным кодам текстов.

В приведенном примере АДФИПС предусмотрен также блок формирования и анализа организационно-технологических процедур (ОТП) подготовки и реализации управленческих решений [3, 4, 24]. Соответственно, для БД нормативных правовых документов структуры контуров имеют следующий вид.

Структура БД НПД первого контура —

где N — номер документа в БД НПД; Т — тип документа (закон, постановление и т.п.); D — наименование документа; М — место опубликования или хранения документа; FI, F2, F3 — индексы укрупненной функции, регламентируемой документом; IF — имя файла, в котором хранится текст документа (или фрагменты текста).

Структура БД НПД второго контура —

где iV— номер документа в БД НПД; D — наименование документа (закона, постановления, и т.п.); R — наименование раздела документа; FI, F2, F3, F4, F5, F6 — индексы функции, регламентируемой разделом; IFR — имя файла, в котором хранится раздел текста документа.

При необходимости может быть сформирован контур для статей НПД или контур аналитико-синтетической обработки информации.

Для ускорения разработки АСНМОУ для конкретных предприятий и организаций разрабатываются системы ее генерации АДФИПС, с примерами которых можно ознакомиться в [3, 4, 24].

Приведенные примеры ДФИПС относятся к классу ИПС, в которых фактографический поиск понимается как процесс отыскания уже готовых данных и фактов, извлекаемых из текстов в процессе подготовки и индексирования входных данных и вводимых в массивы ИПС. В этом случае теория и методика разработки таких ИПС практически не отличаются от принципов проектирования чисто документальных ИПС, и нередко ДИ11С развивались в ДФИПС.

2.5. Методики разработки и корректировки информационной системы предприятия (организации)

Методика выбора и корректировки информационного обеспечения ИС предприятия (организации). Для достаточно крупных предприятий в соответствии с Общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию АСУ был определен порядок разработки АСУ, разрабатывались методики формирования структур функциональной и обеспечивающей частей АСУ. Однако со временем практика показала, что обоснования информационного, технического, организационного обеспечения как основных видов обеспечивающей части АСУ важны при разработке первой очереди АСУ, когда принимаются принципиальные решения по выбору технических средств и структуры организационного обеспечения. Следующие очереди разрабатываются в условиях выбранных технических средств и с учетом развития информационных технологий, а главной задачей становится формирование структуры информационного обеспечения. Поэтому в настоящее время в методике разработки информационной системы (ИС) для предприятия (организации) предусматривается два этапа.

  • 1. Разработка (развитие) структуры функциональной части ИС. При выполнении этого этапа разрабатывается структура целей и функций организации (подэтап 1.1), проводится оценка составляющих этой структуры (подэтап 1.2.) и на этой основе определяется состав подсистем и задач, подлежащих автоматизации в первую очередь, т.е. формируется структура ФЧ ИС.
  • 2. Определение состава информационных массивов, необходимых для реализации подсистем и задач ФЧ АИС. Задачу, как правило, можно выполнить, задав предварительно совокупность информационных массивов (с учетом уже созданных) и сопоставив их с подсистемами и задачами ФЧ АИС, определив значимость массивов для реализации этих задач и функции, которые не обеспечены информацией, и дополнив совокупность массивов новыми.

Эти два этапа соответствуют задаче определения взаимосвязей между функциональной стратой рис. 1.3 и нижележащими стратами — информационной и коммуникационной (технической). При этом информационную и программную страты лучше не выделять в самостоятельные, поскольку можно вместо разработки ПО выбирать готовые информационные системы специального назначения, рассматривая их как обеспечивающие подсистемы, объединяющие информационное и программное обеспечение. Поэтому в дополнение предусмотрена методика выбора готовых программных продуктов. Пример методики приведен на рис. 2.10.

Структура методики проектирования информационной системы

Рис. 2.10. Структура методики проектирования информационной системы

При выполнении подэтапа 1.1 применяются методики структуризации целей систем управления и автоматизированные диалоговые процедуры анализа целей и функций. При выполнении подэтапа 1.2 для оценки структуры целей и функций путем выявления наиболее значимых составляющих предлагается параллельно использовать экспертные оценки и косвенные количественные оценки [4, 25, 28], которые затем обрабатываются совместно. При выполнении подэтапа 1.3 на основе полученных результатов оценки исходная структура корректируется. При корректировке могут возникнуть вырожденные ветви, разные варианты новой структуры целей и функций. В последнем случае следует перейти к подэтапу 1.1 и повторить формирование и оценку структуры ЦФ. На основе этого анализа формируется структура ФЧ, в которой компоненты первого сверху уровня структуризации первоначально называли подсистемами, нижележащего по отношению к уровню подсистем — группами задач или задачами. По мере развития АСУ названия менялись, и при необходимости формировались многоуровневые структуры ФЧ (см. структуру ФЧ АСУ ВАЗа), но для малых и средних предприятий обычно сохранялось представление структуры ФЧ в виде древовидной иерархической структуры.

При разработке информационного обеспечения (этап 2) в совокупности массивов могут быть массивы, обеспечивающие информацией производственный процесс, материально-техническое снабжение и подобные массивы фактографической информации, и массивы научно-технической информации. После того как определен окончательный состав массивов, разрабатывается структура информационного обеспечения, т.е. определяется структура входных, архивных, информационно-поисковых массивов, взаимосвязи между массивами и т.п.

Принципы построения и эффективность АСУ существенно зависят от уровня развития информационных технологий. С появлением в середине 1970-х гг. персональных ЭВМ происходит корректировка идеи АСУ: от вычислительного центра (ВЦ) и централизации управления — к распределенному вычислительному ресурсу и децентрализации управления. Для обеспечения информацией по группам основных функций организационного управления предприятиями в настоящее время приобретают готовые программные продукты.

Особенно актуален выбор готовых программных продуктов для предприятий малого и среднего бизнеса, которые не имеют средств для проведения собственных разработок но созданию ПО для формирования необходимых информационных массивов.

  • [1] Чудесова Г. П. Преобразование организационной структуры при изменении формы собственности предприятия. СПб.: Изд-во СПбГТУ, 1995.
  • [2] Чудесова Г. П. Преобразование организационной структуры при изменении формы собственности предприятия. СПб.: Изд-во СПбГТУ, 1995.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >