Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Посмотреть оригинал

Коллективная работа над документом

Даже труд людей, предпочитающих все делать самостоятельно, так или иначе, является в значительной мере результатом сотрудничества. Рассмотрим два очень полезных инструмента коллективной работы в Word. Это Рецензирование и Главный документ.

Рецензирование

Достаточно широко встречаются ситуации, когда тот или иной документ разрабатывается и потом передается на рецензирование. Это может быть доклад руководителя, дипломная работа, рукопись книги, переданная редактору.

Руководитель дипломной работы комментирует материалы, представленные студентом, делая какие-то пометки карандашом. Студент слушает, руководитель говорит, говорит и говорит. Потом:

  • — Все понятно?
  • — Понятно.

Руководитель уходит и всем понятно, что студенту ничего нс понятно.

Л если иначе?

Руководитель диплома высказывает свое отношение к написанному, используя панель Рецензирования, и отправляет отрецензированную таким образом работу студенту. Через некоторое время они встречаются на кафедре или в классе и обсуждают.

Начальник отдела готовит материалы для доклада начальника управления. Материалы распечатываются. Начальник управления вычитывает раздел и делает карандашом на полях некоторые пометки. Далее начальник отдела приглашает к себе нескольких сотрудников и они начинают расшифровывать комментарии начальника. Документ правится, распечатывается и возвращается начальнику управления. Документ снова вычитывается. Но при этом совершенно не ясно, что было в исходном документе, каковы были комментарии и какова была реакция разработчика документа на эти комментарии. Едва ли руководитель станет сравнивать два распечатанных текста. Но очень может быть, что, если вы сказали «а», то руководитель скажет «б». Вы исправите «а» на «б», но во второй раз руководитель зачеркнет «б» и напишет «а».

Так или иначе, работа с бумажными документами — это очень дорогостоящее и малоэффективное удовольствие. И из-за дорогой бумаги, ведь экземпляр в 100 листов будет выброшен, даже если замечаний будет очень немного. 11о главное — время. Работа через бумажные документы увеличивает время выполнения работы.

Текстовый процессор Word и ряд других текстовых процессоров позволяют сделать этот процесс много более эффективным. Так, Word позволяет рецензенту делать исправления в документе, которые могут быть приняты или отвергнуты исполнителем. При этом существует возможность контролировать: приняты или отвергнуты сделанные рецензентом исправления. На ленте есть вкладка Рецензирование. Простейший, но весьма полезный инструмент этой вкладки — Примечания. При хорошем мониторе работать с примечаниями очень и очень удобно. Примечания могут использоваться как разработчиком документа ( г.е. разработчик делает некоторые заметки для себя), так и рецензентами. Если примечаний достаточно много, то это может затруднять чтение. В этом случае можно воспользоваться опцией Показать примечания. Если примечания скрываются, то на экране появляется значок, похожий на выноску, который показывает, что в этом месте скрыто примечание. Очень полезно перед тем как создавать примечание, выделить фрагмент текста, к которому это примечание относится, что визуально упростит работу.

Итак, примечание — это очень полезный инструмент. Но еще более полезным является инструмент Исправления. Суть этого инструмента состоит в следующем. Рецензент, включив режим исправлений, может:

  • • поставить курсор в тексте и дописать нужный текст, который будет отличаться по цвету от текста документа;
  • • выделить фрагмент текста и далее удалить его; но на экране этот текст будет выделен цветом и зачеркнут;
  • • поместить курсор в тексте и внести дополнительный текст, который также будет выделен цветом.

Рассмотрим процесс рецензирования (рис. 2.35).

Исходная реплика, повторена несколько раз

Рис. 235. Исходная реплика, повторена несколько раз

Курсивом выделены различные виды рецензирования исходного текста. После внесения исправлений можно посмотреть на документ «с различных точек зрения» (рис. 2.36).

Виды представлений документа

Рис. 236. Виды представлений документа

Мы не будем иллюстрировать все возможные варианты. Покажем только вид экрана в режиме Все исправления (рис. 2.37).

Текст в режиме Все исправления

Рис. 2.37. Текст в режиме Все исправления

Текст рецензента, эксперта в представленном документе выделен цветом. Чтобы настроить параметры исправлений, необходимо раскрыть группу Запись исправлений Параметры исправлений (рис. 2.38).

Окно Параметры исправлений

Рис. 238. Окно Параметры исправлений

Если далее щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры, то появится окно Дополнительные параметры исправлений (рис. 2.39).

Окно Дополнительные параметры исправлений

Рис. 2.39. Окно Дополнительные параметры исправлений

Окно Дополнительные параметры исправлений позволяет настраивать форматирование текста исправлений. Очень интересна также возможность рецензирования документа несколькими экспертами и последующее объединение их исправлений (рис. 2.40).

Объединение исправлений нескольких экспертов

Рис. 2.40. Объединение исправлений нескольких экспертов

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы