Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Посмотреть оригинал

Списки Excel

Список — это плоская база данных. Мы с вами работали со списком — каталогом книг. Мы работали с неправильным списком. И чтобы понять, что такое правильный список, сформулируем требования к спискам. Итак.

  • • Каждый список помещайте на отдельном листе. Следуйте принципу: один лист — одна таблица.
  • • В списке не должно быть пустых строк или пустых столбцов.
  • • В списке не должно быть одинаковых записей — записи должны отличаться хотя бы в одном иоле.
  • • Заголовки столбцов должны находиться в первой строке. Используйте полужирный шрифт.
  • • В столбце должны быть данные одного типа.
  • • Обычно столбец описывает одно свойство.
  • • Не разукрашивайте и не обвешивайте списки узорами. Список — это информационный объект, но не объект дизайна.
  • • Не объединяйте ячейки.
  • • Не вводите лишних пробелов.
  • • Числовой тип данных используйте, если предполагаются вычисления. Чтобы использовать число как текстовый объект, вводите цифры, начиная с апострофа.
  • • Порядок строк и порядок столбцов не имеют значения.
  • • Не создавайте столбцов, если значения в столбце могут быть вычислены.

Прокомментируем эти требования.

  • 1. Если список расположен на отдельном листе, Excel проще интерпретировать складывающуюся ситуацию. Excel проще понимать пользователя. Ну и потом, что может быть естественнее, поместить таблицу, список на отдельном листе и дать этому листу соответствующее имя. Имя листа, имя таблицы должны соответствовать данным, в них содержащихся. Поэтому совет — именуйте объекты. Создали Книгу, сразу же сохраните ее в правильном месте, а не где попало. И сообщите таблице правильное имя. То же самое с Листами.
  • 2. Если в Списке есть пустые строки и столбцы, Excel будет воспринимать ситуацию так, что на листе расположены несколько Списков. Не факт, что вы сразу поймете это.
  • 3. Ситуацию, когда заголовок расположен не в первой строке, следует признать достаточно экзотической (но чего только на практике не бывает). А вот список без заголовков — это достаточно распространенное явление. В таких случаях Excel в качестве заголовка принимает первую запись (мы это видели).
  • 4. Для таблиц достаточно распространена ситуация, когда в ячейки вносят информацию разных типов. Например, Журнал успеваемости: в таблице и оценки, и отсутствие на занятиях (н), и причина отсутствия (б — болен). В базах данных (в Списках) подобное недопустимо.
  • 5. Правильно, когда в одном столбце описывается одно свойство объекта. Не фамилия и имя в одной ячейке, но и для фамилий, и для имен свои столбцы.
  • 6. Не должно быть столбцов с данными, которые могут быть получены путем обработки данных других столбцов. Например, в Списке не может быть столбцов и Имя, и Отчество, и Инициалы, поскольку последние могут быть получены обработкой столбцов Имя и Отчество (мы отработаем это несколько позже).
  • 7. Очень часто начинают работу со списками с дизайна, что неправильно. Очень может быть, что через несколько часов работы в сердцах вы вообще уничтожите книгу со всеми ее вензелями, водными знаками и т.д. Сначала создайте работающее приложение, а потом уже, если есть такое требование, поработайте над дизайном. А может быть даже пригласите для этой работы специалиста.
  • 8. Объединение ячеек — это тоже некоторый элемент дизайна. Сейчас Excel лучше обрабатывает подобные ситуации, но кто наверняка знает, с какой версией будет работать ваш партнер или заказчик.
  • 9. Не используйте лишних пробелов. Возможно, система правильно поймет ситуацию, но может и не понять. Разбираться с проблемами бывает очень непросто. Поэтому лучше сразу учиться работать правильно.
  • 10. Номер дома, номер телефона — вы не будете манипулировать ими как числовыми данными. Пусть они будут текстовыми.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы