Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Посмотреть оригинал

Импорт базы данных Excel в Access

Электронные таблицы очень полезный инструмент. Но в целом ряде случаев для работы со структурированной информацией лучше использовать базы данных. Попробуем разобраться с этим вопросом.

Что мы сделаем

  • 1. Мы перенесем (импортируем) Список Excel Книги в Access и поработаем с формами, запросами и отчетами. Формы Access создаются Мастерами буквально несколькими кликами мыши. Запросы позволяют манипулировать информацией: отбирать, преобразовывать, вычислять. Это больше и легче, чем фильтрация Excel. Отчеты Access позволяют создавать на основе информации базы данных, часто, используя запросы, выходные документы с колонтитулами, названиями, заголовками и другими атрибутами документа.
  • 2. Мы научимся использовать шаблон Microsoft Access электронного каталога Biblio и модифицируем его в соответствии с нашими потребностями. Серьезные специалисты работают с текстами, делают выписки. Но нужен инструмент, который бы позволил среди этих многочисленных выписок находить полезные именно для текущей работы. Делать это можно с использованием ключевых слов. Мы сделаем такую базу данных. Легко. Действительно легко.
  • 3. Модифицировать — это часто, как носить костюм, сшитый для другого человека. Можно походить и в таком, но все же приятнее, когда вещь сделана именно для тебя. То есть, если это не очень сложно для вас, было бы полезно научиться делать несложные базы данных самостоятельно. Мы обозначим некоторый минимум знаний, который позволит создавать базы данных в 3—5 таблиц с отношениями многие-ко-многим, подстановками и т.д. И научимся с ними работать.

Таблицы Google, облако, таблицы Excel — это все очень хорошо. Но мы хотим показать, что манипулировать данными о книгах много проще в Access. Предварительно определим, что

База данных (БД) есть совокупность взаимосвязанных таблиц, собранных с определенной целью о сущностях одной предметной области.

Мы об этом говорили, но подчеркнем еще раз: очень важно определить перечень вопросов, на которые должны быть получены ответы с помощью базы данных и задач, которые необходимо решать. Также полезно определить некоторые рамки. Например, насколько большой будет эта база данных, на каком временном интервале эта база данных будет использоваться. Мне думается, что 3—5 тыс. книг это более чем приличная библиотека. Если человек активно использует несколько сотен книг — это уже очень много. Но в каталог библиотеки может попасть в несколько раз больше книг, поскольку далеко не все заинтересовавшие вас книги станут вашим рабочим инструментом.

Наши задачи следующие.

  • 1. Определить наличие той или иной книги в домашней библиотеке.
  • 2. Подготовить требование для книги из библиотеки Университета (вы работали с этой книгой и в вашем каталоге есть реквизиты книги).
  • 3. Составить список литературы по учебной дисциплине.
  • 4. Составить список литературы по проблеме, которой вы занимаетесь.
  • 5. Составить список литературы по определенной проблеме за определенный период времени.
  • 6. И, может быть главное, обеспечить возможность создания выписок из изученных книг и их систематизацию по ключевым словам.

Перед тем как импортировать базу данных из Excel в Access, нужно убрать повторяющиеся записи. Повторяющиеся записи, например, в Списке книг — это вполне обычная ситуация. Попадается интересный вам источник, и вы, не проверяя его наличия в Списке, вновь его вносите. При работе с Excel непринципиально, есть или нет повторяющиеся записи в Списке. В базе данных Access подобное недопустимо. Система будет сигнализировать об ошибке.

При исключении повторяющихся записей можно использовать один из двух подходов. Во-первых, Расширенный фильтр. Если выполнить команду Данные / Дополнительно, то появится окно Расширенный фильтр (рис. 4.1). В этом окне нужно выставить флаг Только уникальные записи.

Фильтрация только в уникальных записях

Рис. 4.1. Фильтрация только в уникальных записях

Во-вторых, на вкладке Данные в группе Работа с данными есть команда Удалить дубликаты. После выполнения команды появится окно оповещения (рис. 4.2). [1] [2]

Окно оповещения об удалении дубликатов записей

Рис. 4.2. Окно оповещения об удалении дубликатов записей

Шаблоны баз данных Access

Рис. 43. Шаблоны баз данных Access

A/c. 4.4. Начальная страница работы с пустой базой данных

Чтобы импортировать в Access таблицу Excel из Excel, необходимо выполнить команду Внешние данные / Excel. В результате появится окно Внешние данные (рис. 4.5).

Импорт таблицы в Access таблицы Excel

Рис. 4.5. Импорт таблицы в Access таблицы Excel

Через кнопку Обзор нужно выбрать файл для импорта данных. Это также файл Книги80. Заголовки столбцов таблицы Excel будут полями таблицы Access. Лучше, если будут удалены пробелы между словами в этих заголовках. Система, конечно, укажет на ошибки, но чтобы потом с ними не возиться, следует перед импортом внимательно просмотреть таблицу Excel. Вот что получится, если этого не сделать (рис. 4.6).

Пример ошибки при импорте

Рис. 4.6. Пример ошибки при импорте

В нашем случае просто отсутствовал один из заголовков. Хорошо, если названия будут из одного слова: ГодИздания, но не Год издания. Первое начертание упростит дальнейшие манипуляции с именами полей (их не нужно будет брать в кавычки).

Система может автоматически создать ключевое поле, поле счетчика, когда каждой записи присваивается порядковый номер (рис. 4.7). Сейчас этот вопрос для нас не является принципиальным: можно выбрать опцию автоматического создания ключа, можно ключ не создавать.

Работа с мастером Импорта

Рис. 4.7. Работа с мастером Импорта

При подготовке таблицы Excel к импорту необходимо поработать с форматом данных. Если не позаботиться об этом заблаговременно, то гарантированы большие проблемы, в том числе очень возможно, что придется отказаться от результатов импорта. Обратите внимание на денежный формат Цены (рис. 4.8).

Чтобы работать в режиме конструктора, необходимо вызвать Контекстное меню (рис. 4.9). Работать с ним предпочтительнее, нежели обращаться к командам ленты.

Импортированная таблица в режиме конструктора

Рис. 4.8. Импортированная таблица в режиме конструктора

Работа с Контекстным меню

Рис. 4.9. Работа с Контекстным меню

  • [1] Экспериментируйте. Попробуйте оба варианта. Мне второй кажетсяболее наглядным. Но если необходимо еще и осуществлять фильтрацию,то предпочтительным может оказаться первый. Хотя, конечно, дело вкуса. Список книг, с которым мы работали (Книги70), имел еще одну неправильность: в поле Ключевые слова через запятую могли быть записанынесколько ключевых слов. В Access и это недопустимо. Чтобы получитьправильную таблицу, необходимы следующие действия:
  • [2] лист Книги70 копируется в лист с именем одного из ключевых слов,например Инн; 2) в листе Инн фильтруются записи с ключевым словом Инн; 3) но среди этих записей будут и такие, где помимо ключевого словаИнн будут через запятую и другие. Размножением в поле КлСлова остается только слово Инн; 4) далее фильтруются все записи, которые не содержат ключевого словаИнн. Строки, удовлетворяющие фильтру, уничтожаются. Именно строки; 5) подобная процедура проделывается для каждого ключевого слова; 6) все вновь созданные листы копируются в лист Итог. В результате мы получили новый список книг, который стал более чемна 10% больше. Назовем его Книги80 (по числу записей). Запустим приложение Microsoft Access из пакета Microsoft Office.Чтобы импортировать Список Excel в базу данных Access, необходимо создать базу данных. Создадим базу данных на основе Пустой базы данныхна рабочем столе (рис. 4.3) и назовем ее Книги. Автоматически будет создана Таблица 1, которую несколько позжеможно будет удалить (рис. 4.4).
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы