Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Бухгалтерский финансовый учет

Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях для оплаты указанных расходов работнику выдаются наличные денежные средства из кассы в виде подотчетного аванса.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации на командировочные и административно-хозяйственные расходы.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы предприятия в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П, выдают наличные деньги под отчет:

  • 1) на хозяйственно-операционные расходы:
    • – канцелярские, почтово-телеграфные и т.п.;
    • – приобретение горюче-смазочных материалов;
    • – расходы, связанные с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле;
  • 2) для предстоящих командировочных расходов;
  • 3) на представительские расходы.

Основанием для заполнения сводных регистров по учету расчетов с подотчетными лицами являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов (товарные чеки за купленный товар, проездные документы) и представить их бухгалтеру.

Порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации. Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется форма АО-1 "Авансовый отчет", которая составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы: командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывают суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Рассмотрим хозяйственные проводки по учету выданных подотчетных сумм работникам на командировочные и административно-хозяйственные расходы:

Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

К 50 "Касса" – выдано в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы;

Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

К 50 "Касса" – выдано в возмещение допущенного перерасхода;

Д 10 "Материалы";

К 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – оприходованы материалы, приобретенные через подотчетных лиц;

Д 26 "Общехозяйственные расходы";

К 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – списаны командировочные расходы;

Д 50 "Касса";

К 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы;

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

К 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – невозвращенные в срок подотчетные суммы отражены как недостача;

Д 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – сумма недостачи отнесена в недостачу виновному лицу.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы