КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

  • • основные принципы комплектования документами государственных архивов Росси йской Федера1 щи;
  • • основные принципы экспертизы ценности документов; уметь
  • • применять полученные знания для оценки степени полноты и информативности государственных архивов Российской Федерации;

владеть

• базовыми методами комплектования и экспертизы ценности документов.

Комплектование государственных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации

Архивы не только хранят документы, но и постоянно пополняются новыми материалами. Такое пополнение — одна из важнейших задач архивов. Этот процесс носит постоянный характер, поскольку жизнь и деятельность человеческого общества непрерывно порождает все новые массы документов, а эти документы (или, точнее, их важнейшая часть) рано или поздно должны поступить на хранение в архивы.

Комплектование — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем, т.е. в соответствии с установленным для данного архива составом документов, который определяется на основании признаков классификации документов АФ РФ.

Сведения о порядке и источниках комплектования государственных архивов необходимы не только для профессиональных архивистов, но и для историков, работающих в архивах. Для тех, кто ищет и использует архивные документы, эти сведения имеют эвристическое значение, т.е. помогают лучше оценить состояние Источниковой базы по своей теме и более целенаправленно и эффективно вести поиск документов.

Все архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся.

Некомплектующиеся архивы (так называемые исторические) хранят только непополняемые архивные фонды, состоящие из документов недействующих (т.е. прекративших свое существование) фондообразователей.

Некомплектующиеся архивы могут пополняться за счет единичных поступлений, например, в результате дарения отдельных документов или документальных комплексов[1], приобретения отдельных документов, передачи документов и фондов из другого архива в порядке уточнения профильной или фондовой принадлежности. Но такие поступления являются скорее исключением из правила, и поэтому комплектование в деятельности исторических архивов занимает весьма скромное место.

Комплектующиеся архивы постоянно и систематически пополняются документами действующих, а также прекращающих свое существование учреждений, организаций и предприятий, а также физических лиц, чьи личные архивы после смерти или при жизни владельцев поступают в установленном законом порядке на государственное хранение. Поэтому в деятельности комплектующихся архивов все работы, связанные с комплектованием, играют весьма значительную роль.

С точки зрения историка, тем более архивиста, сохранение документов всегда желательно. Мечта историка — сохранить все документальные свидетельства жизни общества. Но эта мечта абсолютно несбыточна.

Объемы документов, ежегодно создающихся в процессе деятельности как государственных, так и негосударственных учреждений и организаций, а также отдельных лиц, чрезвычайно велик и, главное, постоянно нарастает.

Согласно подсчетам Федерального архивного агентства России, объем документов, образующихся в деятельности только государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов в год. В результате выборочных обследований органов государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов их документации в пределах 8—15%.

Совершенно очевидно, что сохранять весь этот океан документов нереально. Даже если половину территории страны покрыть архивохранилищами, а половину населения сделать архивистами, рано или поздно хранилища переполнятся, а архивисты перестанут справляться с потоком поступающих документов.

Поэтому комплектование государственных архивов документами (которые, по определению, входят таким образом в состав АФ РФ и в силу этого подлежат постоянному, т.е. вечному хранению) — это разумный компромисс между задачей наиболее полного сохранения документальной информации о жизни и деятельности общества и возможностью постоянного хранения лишь небольшой части непрерывно создающихся документов.

Такой компромисс должен опираться на научную теорию и эффективные методики.

В дореволюционной России все архивы были ведомственными. Поэтому массовое уничтожение документов, хранящихся в ведомственных архивах, сдерживалось только законодательными нормами Общего учреждения министерств и Общего учреждения губерний и ведомственными инструкциями, а также нравом губернских ученых архивных комиссий (в тех 40 губерниях, в которых к 1917 г. они существовали) отбирать на хранение из подлежащих уничтожению дел местных учреждений документы, представляющие исторический интерес.

Декрет СНК «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» не только создал систему государственных архивов и управления ими, но и установил запрет на уничтожение документов без санкции органа исполнительной власти, осуществляющего управление архивным делом[2]. Такой запрет сыграл большую роль в сохранении документальных богатств, доставшихся Советской России в наследство от Российской империи.

Но со временем буквальное применение норм декрета стало препятствием для эффективного комплектования государственных архивов документами действующих и в особенности упраздняемых учреждений, организаций и предприятий. Необходимость принятия на хранение материалов упраздненных в 1957 г. отраслевых министерств (в связи с созданием совнархозов) подтолкнула советских архивистов к разработке методов, существенно облегчающих этот трудоемкий процесс.

К началу 1960-х гг. советское архивоведение разработало принцип, в соответствии с которым все действующие учреждения, организации и предприятия были разделены на три категории.

Первую составили учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежали обязательному приему в государственные архивы.

Во вторую были включены учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежали лишь выборочному приему. Из документов многих однотипных учреждений, действовавших на одной территории, отбирались на хранение либо лишь одного, либо нескольких (лучших, худших и средних по степени сохранности и упорядоченности) фондов. Для этой группы применялась также видовая выборка, т.е. прием в государственные архивы лишь некоторых наиболее информативных видов документов, создававшихся в процессе деятельности данных учреждений.

И, наконец, третью группу составили учреждения, организации и предприятия, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

В эту группу попали организации и предприятия местного значения, организации, деятельность которых достаточно полно отражена в документации вышестоящих учреждений, и т.д.

Были составлены примерные списки источников комплектования, которыми и должны были руководствоваться государственные архивы. Таким образом, процесс отбора на государственное хранение целых документальных фондов был существенно упрощен и унифицирован, а субъективизм при таком отборе максимально ограничен.

Одновременно для облегчения и унификации отбора документов в пределах фондов (учреждений, вошедших в первую и вторую группы) были разработаны примерные отраслевые перечни документов (т.е. перечни документов, образующихся в однотипных учреждениях, организациях и предприятиях) с указанием сроков их хранения (в ведомственных архивах). В этих перечнях наиболее важные и информативные документы выделены как документы постоянного хранения[3].

Для отбора документов на постоянное хранение в советское время был разработан «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973).

Таким образом, выделение из общего потока делопроизводственной документации документов, подлежащих приему в государственные архивы и, соответственно, постоянному хранению, было существенно облегчено и унифицировано.

Эта система успешно действовала до 1991 г.

Произошедшие перемены в социально-экономическом и политическом строе России поставили перед архивистами новые проблемы.

Преобладающая часть экономики страны стала негосударственной. На негосударственные организации и предприятия прежняя система комплектования уже не распространялась.

Многочисленные ликвидации учреждений и разгосударствление предприятий вызвали массовый приток в государственные архивы документации учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемников.

Возросла самостоятельность многих государственных учреждений, ставших в результате самостоятельными источниками комплектования.

Многие вновь возникавшие учреждения, организации и предприятия оказались недолговечными. В то же время без документов этих организаций и предприятий история страны будет не только не полной, но и существенно искаженной.

Выявление новых (негосударственных) источников комплектования и установление договорных отношений с потенциальными фондообразова- телями стало одной из важнейших задач комплектования государственных архивов.

Процесс комплектования государственных архивов документами АФ РФ в настоящее время включает:

  • - определение источников комплектования, т.е. совокупности юридических лиц (государственные, муниципальные, негосударственные организации) и физических лиц (граждане), чьи документы поступают (полностью или частично) или могут поступить на хранение в архив;
  • - определение состава документов, подлежащих хранению в архиве (эта задача решается в ходе экспертизы ценности документов);

организацию комплектования, которая предполагает распределение документов но сети архивов (в целях достижения их наиболее полной концентрации) и осуществление системы мероприятий по своевременному приему-передаче документов в архив (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук[4]. П. 4.1).

Источниками комплектования архива могут быть все государственные и негосударственные учреждения, организации и предприятия, а также отдельные лица, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ, т.е. документы, заслуживающие в силу их ценности постоянного (вечного) хранения.

Государственные учреждения и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Их документы подлежат передаче на постоянное государственное хранение в сроки, установленные российским законодательством, и согласно специальной процедуре.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора (по результатам экспертизы их ценности), передавая документы безвозмездно или за плату.

Кроме того, архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы ( гак называемое инициативное документирование), например, записывая воспоминания или интервью участников событий (Правила. II. 4.2).

Отнесение юридических или физических лиц к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев.

Для организаций принимается во внимание их функционально-целевое назначение и масштаб деятельности (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема), а также полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций (Правила. П. 4.2.1).

До 1991 г. в качестве одного из решающих критериев выступал уровень подчиненности учреждения. В современных условиях этот критерий не всегда отражает реальное значение учреждения, поэтому первостепенное значение приобретает место учреждения в отраслевой системе. Для негосударственных организаций главным критерием оказывается масштаб их деятельности, место в соответствующей отрасли и, конечно, длительность существования.

Для граждан подобными критериями являются их вклад в развитие науки, культуры и других областей деятельности; роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни страны и общества; родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность; типичность архивных документов для данного времени (документы

«рядовых» граждан); состав и содержание архивных документов, собранных гражданином в течение его жизни для тех или иных целей (Правила. II. 4.2.1).

В советское время для физических лиц официально также декларировались подобные критерии, но на практике преобладали формальные признаки. Так, например, в государственные архивы автономных республик, краев и областей гарантированно принимались личные архивы героев социалистического труда, бывших руководителей местных органов власти и крупных предприятий, в архивы литературы и искусства — членов творческих союзов и т.д. В современной России эти признаки также продолжают действовать, поскольку занимаемая должность, почетные звания, членство в творческих союзах и т.д. позволяют формально гарантировать роль того или иного лица в жизни общества и масштаб его деятельности. Но наряду с ними все чаще принимаются во внимание и те содержательные критерии, которые сформулированы в действующих нормативно-методических документах.

Каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования, которые составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации указанных выше «Правил», а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов АФ РФ.

Списки источников комплектования, составленные архивами на основе выше перечисленных критериев, а также на основании примерных и отраслевых (ведомственных) списков и согласовываются с Федеральной архивной службой России (для федеральных архивов) или с органами управления архивным делом субъектов РФ (для соответствующих региональных государственных, а также муниципальных архивов), а для организаций РАН — с Экспертно-проверочной комиссией Архива РАН.

В архиве, принимающем на хранение различные виды документации, кроме общего списка организаций — источников комплектования, ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, а также списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами (Правила. II. 4.2).

Государственные организации — источники комплектования архива, имеющие право депозитарного хранения документов сверх установленного срока, также включаются в список юридических лиц — источников комплектования архива. Архив вправе вести также список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации и физические лица, с которыми пока не заключены соглашения (договора) о передаче документов на постоянное хранение в архив, по заключение таковых целесообразно.

Уточнение и переутверждение (пересмотр) списков источников комплектования осуществляется в случаях:

  • - передачи организации в число источников комплектования другого архива;
  • — создания, реорганизации, ликвидации организации;
  • - отказа негосударственных организаций и физических лиц от сотрудничества с архивом (расторжение договора);
  • - исключения организации из списка источников комплектования архива, если в процессе ее деятельности перестали образовываться документы АФ РФ.

При приеме документов в государственный архив возможно их поступление полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием) или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений учреждения, организации, предприятия через год после их завершения делопроизводством. В государственный архив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах (в соответствии со ст. 22 действующего Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным государственным архивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в государственный архив сдаются их описи и НСА к ним.

Списки источников комплектования должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное собрание, вместо Совета Министров СССР — Правительство РФ, вместо исполкомов — мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) — источников комплектования — ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

  • [1] Например, в результате передачи в 1996, 1997 и 2001 г. известным меценатом и культурным деятелем русского зарубежья бароном Э. А. Фальц-Фейном документов своей семьив РГИА в последнем был сформирован личный фонд Э. А. Фальц-Фейна (Ф. 1699).
  • [2] Этот запрет не исключал, однако, уничтожения документов, не представлявших научной, практической или иной ценности.
  • [3] В перечнях они обозначены пометой «ноет.», г.с. постоянное хранение. В ряде случаевв перечнях имелась помета «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указывавшая на то,что судьба этих документов должна быть решена в каждом случае индивидуально, послепроведения экспертизы их ценности.
  • [4] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ... П. 4.1.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >