Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Психология и этика делового общения

Информативность и убедительность делового письма

Документ - это память учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке хранится информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому текст должен быть составлен так, чтобы каждый раз требовался минимум времени на ознакомление с ним.

Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Использование сложившихся, стандартных формулировок ("освободить от занимаемой должности"; "контроль за исполнением возложить на..."; "оплата гарантируется"; "ввиду срочности заказа"; "в соответствии с предварительной договоренностью и решением"; "в целях дальнейшей кооперации" и т.д.) облегчает процесс составления делового письма, наполняя его нужной информативностью, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.

Современные зарубежные пособия по деловой корреспонденции посвящают целые разделы искусству убеждать. В качестве средств можно встретить и апелляцию к человеческим инстинктам, и "тактику шока" и другие средства, способные вызвать интерес адресата. Эти рекомендации продиктованы желанием приобрести заказчика. "Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика", - это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии. И оно не лишено смысла. Независимо от того, излагается в письме просьба или предложение, формулируется претензия или предупреждение, деловое письмо должно быть, прежде всего, убедительным.

Что же такое убедительность письма? Первым и основным условием делового письма является его доказательность. Точные и бесспорные факты - вот что особенно необходимо, если вы хотите серьезно разобраться в сложном вопросе.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованность предприятия в ее исполнении. Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо.

Точность фактов, цифровых данных, четкость формулировок особенно необходима в письмах, отражающих кризисные "драматические" ситуации в сфере деловых отношений между партнерами. Из психологических соображений рекомендуется деловое письмо начинать с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и наоборот, отказ, отклонение предложения следует рассматривать в конце письма.

Особенно трудно составить письмо-отказ. "Не начинайте излагать письмо с констатации отказа. Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван", - советуют английские специалисты.

В деловой корреспонденции следует учитывать и психологию восприятия письма адресатом.

Наивно предполагать, что частое употребление слов "очень", "убедительно", "настойчиво", "еще раз" придаст письму большую убедительность. Скорее, наоборот, они утрачивают свою воздействующую силу, способность быть "ускорителем" административных действий. Употребление этих слов должно быть обосновано всем содержанием письма.

Аналогично следует подходить и к использованию арготизмов - слов и речевых оборотов, употребляемых определенной социальной или профессиональной группой.

В области официальных деловых отношений к ним можно отнести следующие слова: "неликвиды", "незавершенка", "бегунок" (обходной лист), "летун" (лицо, которое слишком часто меняет место работы) и т.д. Хотя эти слова понятны широкому кругу лиц, не все из них имеют право на употребление в официальной переписке, ибо не отвечают нормам речевой культуры.

Арготизмы следует употреблять с предельной осторожностью, преимущественно в тех случаях, когда для того или иного понятия нет адекватного термина. Нельзя забывать, что письмо, изобилующее арготизмами, производит впечатление фамильярной записки и свидетельствует о низкой речевой культуре адресанта.

Нс стоит также засорять официальный язык иностранными словами. Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения любого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие.

Вряд ли уместно писать, что "срок выполнения задания может быть пролонгирован" вместо привычного "продлен", или что "наша компания имеет честь презентовать" вместо "представить".

Резолюции и визы

В заключение следует сделать несколько замечаний о резолюциях и визах. Как правило, резолюция (и подпись) ставится в верхней левой части письма и выражает предполагаемое или принимаемое решение. Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола, с добавлением слова "прошу". Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Для резолюции и других пометок оставляют чистое поле под адресом.

Резолюция на письме - нередко приказ или распоряжение - должна констатировать действия, которые следует предпринять. Резолюции - мерило стиля руководства. По ним можно судить о степени оперативности, компетентности, добросовестности должностного лица.

Иногда письма требуют предварительного согласования с заинтересованными предприятиями, должностными лицами. Согласование подтверждается путем визирования. Виза включает подпись должностного лица и дату, которая ставится либо на экземпляре письма, либо на экземпляре, который остается у адресанта.

Деловое письмо должно соответствовать также этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений и выраженным в специфическом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни. Такие требования - не просто желаемая или рекомендуемая форма. Пренебрежение ими может непосредственно сказаться (и нередко сказывается) на успехе или провале деловых отношений.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы