Регистры и формы бухгалтерского учета

Информация из первичных учетных документов переносится в регистры – таблицы определенной формы, книги, карточки, журналы и т.д.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры могут вестись и на машинных носителях информации – дисках, дискетах, но при этом должна быть обеспечена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров разрабатываются, как правило, Минфином России, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти, а также самими организациями при условии соблюдения ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции в бухгалтерских регистрах отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Регистры подписывают лица, которые их составили, они же и отвечают за правильность отражения хозяйственных операций. Если в регистры вносятся исправления, то они должны быть обоснованы и заверены подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты.

Законом о бухгалтерском учете определено, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством, – государственной тайной. Лица, которые получили доступ к информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах и внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую (государственную) тайну.

Регистры могут быть хронологическими, например, журнал регистрации хозяйственных операций за месяц, форма которого приведена в табл. 2.1, а также систематическими.

Рассмотрим, как заполняется хронологический бухгалтерский регистр на примере.

ПРИМЕР 2.1

Воспользуемся данными примера 1.9, в котором мы рассмотрели порядок

составления бухгалтерских проводок по пяти хозяйственным операциям.

Отразим эти же операции в хронологическом регистре (табл. 2.2).

Таблица 22

Журнал регистрации хозяйственных операций за месяц

п/п

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерские проводки

Сумма,

руб.

Дебет

Кредит

1

10.06.2011

На склады торговой организации поступили товары по договору поставки

41 "Товары"

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

1 300 000

2

12.06.2011

На расчетный счет организации поступила сумма по кредитному договору, заключенному с коммерческим банком

51 "Расчетные счета"

66 Краткосрочные кредиты и займы"

1 000 000

3

20.06.2011

С расчетного счета организации перечислено поставщикам в счет частичной оплаты по договору поставки

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

51 "Расчетные счета"

700 000

4

27.06.2011

На расчетный счет организации поступили денежные средства от покупателей товаров

51 "Расчетные счета"

62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

1 400 000

5

30.06.2011

Организация перечислила коммерческому банку сумму в частичное погашение задолженности по кредиту

66 "Краткосрочные кредиты и займы"

51 "Расчетные счета"

500 000

Итого за месяц

4 900 000

Отметим, что в хронологическом регистре операции записываются по мере их совершения.

В систематических же регистрах информация, собранная на бухгалтерских счетах, предварительно систематизируется.

Примером систематического бухгалтерского регистра может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам, приведенная в табл. 1.1, где информация предварительно систематизирована и приведена в порядке возрастания шифров счетов бухгалтерского учета.

Совокупность применяемых организацией регистров будет определять форму бухгалтерского учета в организации.

Наиболее известными являются четыре основные формы учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-перфокарточная и автоматизированная.

Мемориально-ордерная форма учета. При этой системе синтетический учет ведется в книгах. При этом каждая хозяйственная операция оформляется мемориальным ордером, который содержит: порядковый номер, дату, бухгалтерскую проводку по хозяйственной операции, сумму и подпись ответственного лица.

Рассмотрим порядок ведения учета по мемориальноордерной форме на примере.

ПРИМЕР 2.2

Для начала заполним мемориальный ордер по хозяйственной операции № 1 из примера 2.1 (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Форма мемориального ордера

Мемориальный ордер №1

Дата: 10 июня 2011 г.

Бухгалтерская проводка:

Дебет счета 41 "Товары"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Сумма: 1 300 000 руб.

Бухгалтер: Сергеев А. И.

Всего по операциям из примера 1.9 должно быть заполнено пять мемориальных ордеров, которые в хронологическом порядке и под своими номерами бухгалтер занесет в регистрационный журнал, где и подсчитает сумму в конце месяца.

Информация из мемориальных ордеров в виде бухгалтерских проводок по дебету и кредиту счетов заносится в Главную книгу. Итоги из нее, суммированные по дебету и кредиту счетов, а также суммы сальдо по счетам попадают сначала в оборотную ведомость по синтетическим счетам. Затем сальдо по счетам заносятся в баланс организации. Образец заполнения Главной книги приведен в табл. 2.4.

Главная книга

Таблица 2.4

Месяц

Обороты по дебету счетов

Итого по дебету

Сальдо конечное

Дебет

Кредит

41

51

60

и т.д.

Сальдо на 01.06.11

550 000

50 000

Мемориальный ордер №1

1 300 000

1 300 000

и т.д.

Месяц

Обороты по кредиту счетов

Итого по кредиту

Сальдо конечное

Дебет

Кредит

41

51

60

и т.д.

Сальдо на 01.06.11

900 000

Мемориальный ордер №1

1 300 000

1 300 000

и т.д.

Обороты по дебету и кредиту счетов в Главной книге и оборотной ведомости сверяются в конце месяца с общей суммой, подсчитанной в журнале регистрации мемориальных ордеров.

Рассмотренная схема движения информации при мемориально-ордерной форме учета показывает, что данная система учета отличается большой трудоемкостью, поскольку требуется не только оформить каждую операцию мемориальным ордером, но и продублировать информацию в различных регистрах.

Более удобной и прогрессивной является широко применяемая на практике журнально-ордерная форма учета, в основе которой лежит заполнение бухгалтерского регистра, называемого журналом-ордером, по рекомендуемой типовой форме.

Журналы-ордера заполняются по кредиту счетов с указанием суммы по дебету счетов. Например, журнал-ордер № 1 содержит информацию по кредиту счета 50 "Касса", журнал-ордер № 2 – по кредиту счета 51 "Расчетные счета", журнал-ордер № 6 – по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и т.д.

Организация может дополнять рекомендуемые типовые формы необходимыми графами, заполнять журналы-ордера в соответствии со своим рабочим планом счетов за месяц или квартал, открывать к журналам-ордерам дебетовые ведомости и пр.

Рассмотрим порядок ведения учета по журнально-ордерной форме на примере.

Рассмотрим пример заполнения журнала-ордера по хозяйственной операции № 1 из примера 2.1 (табл. 2.4).

ПРИМЕР 2.3

Заполним мемориальный ордер по все той же хозяйственной операции

№ 1 из примера 2.1. Результат приведен в табл. 2.5.

Таблица 2.5

Форма журнала-ордера № 6 по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" за июнь 2011 г.

Сальдо на 01.06.11 – 900 000 руб.

№ п/п

Дата

С кредита счета 60 в дебет счетов

Итого по кредиту

41

66

и т.д.

1

10.06.11

1 300 000

1 300 000

и т.д.

Сальдо на 01.07.11

Сумма

Информация в журналах-ордерах накапливается за отчетный период и систематизируется, при этом нет необходимости заполнять мемориальные ордера. Кроме того, в журнале-ордере сочетаются и хронология накопления информации, и ее систематизация, следовательно, можно не вести хронологическую регистрацию фактов хозяйственной деятельности. Если у организации большой объем первичной учетной документации, то предварительно составляются накопительные или группировочные ведомости, данные из которых переносятся в журналы-ордера.

В конце месяца (квартала) итоговые данные из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется за отчетный год. В Главной книге по каждому счету дается полная информация: сальдо начальное, обороты за месяц (квартал) по дебету и кредиту и сальдо конечное. Принцип группировки информации в Главной книге – по дебету счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Данные из Главной книги об остатках по счетам переносятся в баланс организации.

Продолжим пример и заполним Главную книгу по данным журнала-ордера №6. Результат – в табл. 2.6.

Таблица 2.6

Главная книга Счет 41 "Товары"

Месяц

Оборот по дебету

Оборот по кредиту

Сальдо на 01.07.11

С кредита счета 60 по журналу-ордеру № 6

и т.д.

Итого по дебету

Дебет

Кредит

Сальдо на 01.06.11 – 550 000

10.06.11 и т.д.

1 300 000

1 300 000

1 850 000

Главная книга является бухгалтерским регистром, в котором обобщена информация журналов-ордеров. Кроме того, по Главной книге можно подсчитать суммы дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам, а также суммы сальдо по дебету и кредиту каждого счета, которые должны быть попарно между собой равны. Таким образом обеспечивается контрольное значение журнально-ордерной формы учета.

По мере развития вычислительной техники и с появлением в 1960–70-х гг. таких ее видов, как перфораторы и табуляторы, возникла и новая форма учета – таблично-перфокарточная. Первичные учетные документы группировались по отдельным учетным участкам, шифровались соответствующими шифрами (кодами) и передавались на машиносчетную станцию (МСС) или машиносчетное бюро (МСБ), где данные с первичных документов переносились на перфокарты. По каждому участку учета (кассовые, расчетные операции, расчеты с персоналом, бюджетом, фондами и т.д.) создавались массивы перфокарт, из которых информация переносилась в итоговые документы – табуляграммы-ведомости. Данные из табуляграмм-ведомостей служили основой для составления оборотных ведомостей, а затем и баланса. Основными недостатками таблично-перфокарточной формы учета являлись следующие: документы первичного учета "отрывались" от бухгалтерии на срок, необходимый для их обработки; не исключалась возможность потери документов при их транспортировке; табуляграммы-ведомости были чрезвычайно громоздкими и т.д.

В современных условиях организации бухгалтерского учета наиболее распространенной формой является автоматизированная, с применением прикладных программных продуктов. Этот вопрос будет отдельно рассмотрен в гл. 4.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >