Автоматизация управления предприятиями питания

На рынке существуют десятки конфигураций для автоматизации учета в предприятиях общественного питания: «1С-Рарус: Общепит», АСТОР: Ресторан 4.0 Проф, СОФТ-МАРКЕТ и др.

Все они представляют собой набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве, поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий, создавая корпоративную информационную систему автоматизации предприятия питания.

Автоматизированные системы управления позволяют осуществить глобальную стандартизацию управленческих операций, автоматизировать технологические процессы и повысить эффективность бизнеса, а также способствуют повышению престижа предприятия на рынке. Мощные аналитические возможности программных комплексов позволяют эффективно планировать и контролировать работу предприятия.

Независимо от структуры предприятия общественного питания (а она может быть простейшей, когда есть только один узел учета — склад, он же кухня и место реализации (например, буфет), или сложной структурой — с несколькими складами, кухнями, точками оптовой и розничной реализации (например, сеть точек быстрого питания)), автоматизированная система должна позволять вести учет оптовых и розничных продаж блюд, продуктов, производить расчет и списание себестоимости блюд и пищевой продукции, планировать изготовление блюд, вести учет внутренних перемещений, формировать и печатать документы характерные для предприятий общественного питания, типовые формы и документы строгой отчетности. Все эти возможности должны сочетаться с ведением бухгалтерского учета и автоматическим формированием всей необходимой бухгалтерской отчетности. Конфигурация должна использовать общеприменимые в общественном питании термины — технологическая карта, калькуляционная карта, марочный отчет, план-меню и т.д.

Не менее важным аспектом автоматизированного учета является целостность и актуальность информации, поскольку вся она хранится в единой информационной базе. Такой подход позволяет избежать проблем несоответствия учетных данных, которые возникают при использовании для бухгалтерского учета и отраслевого (управленческого) учета раздельных информационных баз.

Центральное место в конфигурации АСУ для общепита принадлежит справочнику номенклатуры, который включает информацию о товарах, продуктах, полуфабрикатах (заготовках), блюдах. Автоматизированная система позволяет вести карточки блюд и заготовок, где указана рецептура каждого блюда — сколько и каких ингредиентов необходимо затратить для приготовления одной и более порций блюда. Помимо рецептуры в карточке блюда можно указать и технологию его приготовления. После заполнения карточки блюда можно рассчитать его себестоимость, распечатать технологическую карту, которая будет использована поварами при подготовке блюда. Полуфабрикаты и готовые блюда учитываются отдельно. Используемая технология заполнения карточек блюд позволяет вводить в рецептуру блюд в качестве ингредиентов как продукты и заготовки, так и блюда. Другими словам, блюдо состоит из ингредиентов произвольного набора, в том числе полуфабрикатов и готовых блюд. Например, фарш может быть использован и в пельменях и в блинчиках с мясом. Автоматизированная система позволяет вводить в рецептуру заготовки и блюда, причем уровень вложенности не ограничен. В результате появляется возможность вести учет, например, типовых (комплексных обедов) состоящих из нескольких блюд.

При составлении рецептуры блюд могут быть использованы ингредиенты, которые не включаются в себестоимость, так называемые технологические ингредиенты, например, вода. Интересна возможность включения в рецептуру и сопутствующих товаров, что потом также будет учтено при списании (комплекты одноразовой посуды, салфетки).

Часто на предприятиях общественного питания для приготовления одного блюда используют разные взаимозаменяемые ингредиенты — например, в салате можно использовать подсолнечные масла разных марок. Взаимозаменяемые ингредиенты блюд также можно указать в карточке блюда. При формировании документов автоматизированная система помнит список взаимозаменяемых товаров, и если на складе закончился базовый ингредиент, то вписывает вместо него в документ заменитель. Также использование заменителя учитывается при расчете себестоимости, автоматическом списании товаров.

Помимо рецептуры в карточке блюд указываются и рекомендуемые оптовые, розничные цены, наценки. Еще одной необходимой в предприятиях общественного питания возможностью является ведение учета в разных единицах и установка соотношений между ними. Система автоматизации должна вести учет в разных единицах. Ведь закупки производятся в килограммах, бутылках, банках, а реализация осуществляется в порциях, стаканах.

На основании номенклатуры блюд можно автоматически сформировать и вывести на печать меню (прейскурант) — этот повседневный и незаменимый документ для предприятий общественного питания.

Одним из ежедневных процессов предприятий общественного питания является формирование плана-меню, своего рода плана по производству блюд на предстоящий день. Подобный план формируется в автоматизированной системе для каждой точки (кухни), где будут приготовляться блюда, и в ней же автоматически рассчитывается себестоимость каждого блюда на день. На основании сформированного плана-меню можно вывести и распечатать типовую форму ОП-2 «План-меню», а также калькуляционные карточки по форме ОП-1 «Калькуляционная карточка» на каждое блюдо. Ежедневное формирование калькуляционных карт — одно из требований государственных органов к предприятиям общественного питания. Калькуляционная карточка показывает, из чего состоит блюдо, какова его себестоимость, розничная и оптовая цена.

Предварительное формирование плана-меню более характерно для таких организаций как больница или пансионат, где заранее известно, сколько людей и чем необходимо накормить. В предприятиях, где работа зависит от текущего спроса, особенно в предприятиях быстрого питания, более характерно формирование плана-меню уже по факту продажи. В этом случае план-меню можно сформировать на основании марочного отчета — отчета, о реализации в точке общественного питания.

Марочный отчет, как и план-меню, составляется ежедневно. Составляется он для каждой точки реализации. Заполняется марочный отчет на основании кассовых чеков, абонементов, талонов, накладных и других документов. На его основании можно распечатать типовую форму ОП-Ю «Акт о реализации и отпуске изделий кухни». Как возможно формирование плана-меню на основании марочного отчета, так и возможно сделать наоборот — сформировать марочный отчет на основании плана-меню.

На основании плана-меню может быть автоматически сформировано требование в кладовую. Необходимость формирования этого требования возникает, когда остатки продуктов в месте приготовления оказываются недостаточными для приготовления заданной партии блюд. Автоматизированная система отслеживает остатки, и в случае необходимости формирует документ на внутреннее перемещение недостающих продуктов на кухню с одного из складов — требование в кладовую. Этот документ после формирования может быть распечатан по форме ОП-3 «Требование в кладовую».

С помощью конфигурации можно вести учет не только перемещений на кухню, но и всех других внутренних перемещений. Могут учитываться перемещения на производство, отпуск в розничные точки, возврат товара на склад с розничных точек, перемещения между розничными точками и т.д. При заполнении документов на перемещение автоматически учитывается состояние складских остатков.

Помимо приготовления блюд, еще одним процессом, характерным именно для предприятий общественного питания, является процесс механической обработки сырья-разделки. Например, разделки мясной туши. Для учета этого процесса в автоматизированной системе формируется акт проработки.

Для проведения инвентаризации в конфигурациях систем предусмотрена сличительная ведомость, которая показывает соответствие фактических показателей остатков на складе и показателей рассчитанных системой (книжных). Если эти показатели близки, то все в порядке. Если сильно различаются — стоит задуматься о смене персонала.

Большинство предприятий общественного питания, а особенно обладающие небольшой, но постоянной клиентурой, особенно следят за свежестью продуктов, используемых при приготовлении блюд. Поэтому часто закупки овощей, зелени, грибов происходят не в оптовых компаниях раз в неделю, а несколько раз в день на рынках и в магазинах. Это распространенный способ снабжения предприятий общественного питания, при котором закупки производят сотрудники предприятий. Для учета таких закупок в системе автоматизации предусмотрен соответствующий документ — «Прием товаров от сотрудника».

АСУ предоставляют возможность формирования и вывода на печать помимо уже упомянутых форм ОП-2, ОП-1, ОП-3, ОП-10, отчета ТОРГ- 29. Для внутренней отчетности предусмотрены отчеты по реализации, поступлению продуктов на склад (с аналитикой по ставкам НДС), оборотно-сальдовая ведомость.

Важной возможностью является получение информации о наличии готовых блюд, их ингредиентов, товаров на складах — ведение количественного учета. Для этого предусматривают забалансовый счет.

Использование системы автоматизации предприятия общественного питания обеспечивает соответствие рабочих документов предприятия питания бухгалтерскому и налоговому законодательству, предоставляет возможность использовать новый или старый план счетов и позволяет вести необходимые документы, например, только на базе марочного отчета или плана-меню. Причем документы в системе формируют все необходимые бухгалтерские проводки, а не просто отражают движение продуктов и блюд для целей учета.

Предприятия общественного питания могут иметь разный масштаб и объем документооборота. Поэтому автоматизированная система позволяет вести обработку данных и документов как на одном рабочем месте (малые компании), так и на нескольких (большие компании), закрепляя за каждым сотрудником участок работ — учет приема товаров от поставщиков, учет оптовой реализации, учет розничной реализации, составление калькуляционных карт.

Системы автоматизированного управления позволяют автоматизировать следующие рабочие места.

Управляющий предприятием

Финансовый директор

Менеджер по закупкам

Заведующий производством

Калькулятор

Бухгалтер

Маркетолог

Специалист поддержки Менеджер зала Официант Кассир

Оператор службы доставки Менеджер службы доставки

Для каждой категории пользователей указывается роль в системе, определяется набор прав и интерфейсов.

Как система управления, любая конфигурация содержит определенный набор из следующего списка функций.

Управление запасами

Управление ценообразованием

Планирование продаж

Работа с несколькими ценами на блюдо

Планирование разовых мероприятий

Возможность расчета отпускной цены с использованием различных правил.

Планирование производства

Сравнение продажной цены с себестоимостью

Составление заказа поставщику на основании составленных планов и поступивших заявок, а также по минимальному остатку

Ведение истории цен компании

Управление меню

Сравнение цен компании с ценами конкурентов

Использование механизма ABC-XYZ- анализа

Управление залом ресторана

План-фактный анализ продаж Управление себестоимостью

Анализ занятости столов

Анализ структуры себестоимости блюда

Структура выручки по столам

Оценка влияния ингредиентов на себестоимость блюда

Анализ оборачиваемости столов

Возможность прогнозировать себестоимость при разных вариантах закладки

Управление финансами

Сравнение реальной и плановой себестоимости

Бюджетное управление денежными средствами

Анализ взаимоотношений с поставщиками

Планирование, утверждение операций и контроль исполнения

Оценка сервиса поставщика

Формирование заявок на оплату

Отслеживание динамики цен поставщика

Контроль кассовых разрывов

Сравнение цен нескольких поставщиков

Монитор кредиторской задолженности

Контроль закупочных цен

Контроль качества работы персонала

Назначение рекомендованной закупочной цены

Формирование списка критериев качественной работы для каждой должности

Возможность зафиксировать закупочные цены поставщиков

Регулярное проведение мониторингов качества

Продолжение таблицы

Вывод в отчет для руководителя всех отклонений от введенных ограничений на закупочные цены

Итоговый анализ показателей качества, как по каждому сотруднику, так и в целом по смене

Автоматизированная работа персонала в зале

Учет всех видов номенклатуры ресторана: ингредиентов, блюд, полуфабрикатов, покупных товаров и пр.

Возможность работы со «шведскими столами»

Учет товародвижения в разрезе складов

Учет питания сотрудников

Учет выбранной номенклатуры в разрезе единиц измерения

Реализация банкетов

Учет себестоимости товаров по одному из методов: по среднему, LIFO, FIFO

Отчеты по статистике продаж

Возможность проведения инвентаризации и списания ингредиентов по весу

Учет товаров на складах

Учет взаиморасчетов

Учет отношений с контрагентами в разрезе договоров

Работа с блюдами, отсутствующими в меню и не имеющими технологической карты (коктейли по заказу клиента, непредусмотренные в меню изменения в блюдах и пр.)

Ведение персональных расчетных карт для расчетов через фронт-офис

Возможность печати типовой формы калькуляционной карты, как по плановой себестоимости, так и по данным фактического производства

Возможность проведения закупки через подотчетное лицо

Три формы производства блюд:

Учет взаиморасчетов с сотрудниками по подотчетным суммам

Производство блюд с немедленной реализацией

Отчеты, отражающие в различных разрезах текущее состояние взаиморасчетов

Производство блюд и полуфабрикатов с передачей готовых блюд в кладовую или другие подразделения предприятия

Производство блюд и полуфабрикатов

Разделка мясных и других продуктов на полуфабрикаты

Учет производства блюд и полуфабрикатов в условиях расширенной структуры производственных подразделений (несколько залов, кухонь, баров, разные этажи и пр.)

Учет продаж

Широкие возможности при составлении технологических карт

Работа службы доставки

Работа с вложенными блюдами

Прием заказов на доставку оператором

Окончание таблицы

Единая таблица аналогов

Ведение клиентской базы

Ведение истории изменения технологии производства

Распределение готовых заказов курьерам

Работа с сезонными коэффициентами

Подготовка документов менеджером службы доставки

Прием денег от курьеров менеджером

Учет товаров

Анализ работы службы доставки

Учет производства

Бухгалтерский учет

Учет НДС

Основные средства

Книги покупок и продаж

Нематериальные активы

Расчеты с контрагентами

Учет работы предприятия, реализуемый в программах, поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, закупкой и переработкой полуфабрикатов, приготовлением и реализацией блюд и, связанными с этими операциями, взаиморасчетами с покупателями и поставщиками.

Различные конфигурации АСУ предусматривают возможность обслуживания посетителей официантами (по классической схеме table-service), и комбинированного или самообслуживания (по схеме fast-food). В зависимости от выбранного варианта обслуживания, предприятие подбирает систему фронт-офиса, которая предоставит предприятию питания широкий набор возможностей, необходимых для данной формы обслуживания посетителей.

Для работы по схеме table-service предусмотрена возможность использования следующих видов фронт-офисных систем:

Table-service Prof

Автоматизация работы официанта, кассира, бармена и другого персонала в зале

Ведение персональных счетов постоянных клиентов

Учет взаимоотношений с «корпоративными» и «семейными»

клиентами

Гибкая настройка прав доступа персонала к различным зонам, группам меню, работе с оборудованием и пр.

Настраиваемый внешний вид интерфейса пользователя Управление бильярдом Широкие возможности системы скидок Кнопки вызова официантов

Система оповещения официанта о приготовленном заказе Отправка сообщений на пейджер официанта

Table-service Lite

Удобный интерфейс рабочих мест Полный цикл операций по работе с заказами Печать заказов на кухню и в бар

Работа с различными видами оплаты: наличные, безналичные, кредитные карты, внутренние платежные карты ресторана Настройка прав персонала в рамках должности Контроль операций по удалению блюд и заказов Хранение информации о действиях пользователей в системе Вывод в отчет информации по действиям пользователей за период Широкие возможности составления схем скидок Автоматическое начисление скидок в заказе в соответствии с назначенными схемами

Возможность назначения скидки вручную менеджером Скидки по дисконтным картам Персональные карты клиентов Возможность продажи блюд по специальным ценам При этом доступ персонала к использованию данной возможности жестко регламентирован

Для ресторанов быстрого обслуживания характерно непрерывное приготовление небольшого (по сравнению с классическим рестораном) ассортимента блюд, отсутствие официантов и высокая скорость работы кассиров, не допускающая создания очередей.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >