Прием и общение с посетителями

Обстановка офиса и кабинета

Придя на прием, собеседование и т.п., посетитель в первую очередь обращает внимание на внешнюю обстановку помещения. От того, как выглядит ваш офис и кабинет, зачастую зависят результаты вашей беседы.

Грамотное построение пространства требует соблюдения единого стиля во всем: в планировочном решении, в отделке, декоре, мебели.

Согласно древнему китайскому учению фэн-шуй, руководитель фирмы должен сидеть в офисе лицом к входной двери и немного наискосок от нее - это, по мысли восточных философов, помогает найти выход даже из безвыходной ситуации. В основе этого представления лежит вера в то, что окружающие предметы и положение человека влияют на его дела. Но данное убеждение - больше, чем обычное суеверие: в нем заложен глубокий смысл. Так, кабинет должен быть удобен не только для работы в нем, но и для того чтобы можно было принимать различного рода посетителей, устраивать деловые заседания.

Правильно и со вкусом спланированный кабинет помогает создать благоприятную обстановку для беседы, что способствует установлению плодотворного контакта. В современном мире сложилась определенная традиция в отношении правил планировки кабинета руководителя.

Согласно ей, равно как и древнему китайскому учению, стол должен стоять так, чтобы хозяин кабинета сидел лицом к двери и мог видеть приходящих и уходящих гостей. К столу руководителя желательно приставить длинный стол с удобными стульями - он служит для проведениями заседаний, приема делегаций, состоящих из нескольких человек. Стулья, стоящие около стола, должны быть мягкими и удобным, но не способствующие тому, чтобы люди сидели в них развалившись. В кабинете необходим шкаф для храпения в нем текущих документов и материалов.

Также в помещении, где работает руководитель, обычно есть мягкий уголок, состоящий из мягких кресел и журнального столика. Он используется для доверительных бесед с партнерами и в некоторых случаях с подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку.

Обстановка и отделка кабинета не должна быть угнетающей и подавляющей, так как это снижает эффективность и результативность беседы. Во избежание этого в кабинете могут находиться аквариум с рыбками, зеленые насаждения, зеркало.

Хорошо и со вкусом оформленный кабинет вызывает симпатию к его владельцу, по требует, чтобы его хозяин выглядел соответствующим образом.

Секретарь и его обязанности

Подобно тому, как театр начинается с вешалки, любое учреждение для его посетителей начинается с приемной. И в зависимости от ее функционирования люди будут судить о культуре организации в целом и ее руководителя в частности.

Лицом любой компании, по которому потенциальные деловые партнеры и клиенты часто судят о ней самой, является секретарь.

Секретарь (или офис-менеджер) - должностное лицо, которое не только является главным помощником руководителя организации, но и представляет свою компанию в деловом мире, формируя се позитивный имидж и репрезентируя корпоративную этику и культуру.

Самыми главными требованиями, предъявляемыми к претендентам на эту должность, являются умение организовать рабочий день руководителя, согласно календарному плану-графику запланированных встреч, отличное знание делового этикета, а также знание правил деловой коммуникации.

Еще одной отличительной чертой профессионального секретаря является умение быть незаметным и полезным. Для этого нужна хорошая память и эмоциональная чуткость, чтобы секретарь мог молниеносно улавливать пожелания руководителя.

В деловых кругах профессионализм секретаря оценивается сразу, и поэтому он может оказать неоценимую помощь руководителю, представив его компетентным и серьезным человеком, с которым перспективно вести деловое сотрудничество.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >