Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Посмотреть оригинал

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система», или «система управления документами», и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:

  • — обеспечение таких свойств документов, как аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования;
  • — обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
  • — обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
  • — обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
  • — обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

  • — включение документов в систему управления документами;
  • — регистрация;
  • — классификация;
  • — доступ и защита;
  • — хранение и обеспечение сохранности документов;
  • — использование документов, контроль их движения и использования;
  • — экспертиза ценности документов;
  • — отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.

Создание и применение систем управления документами, отвечающих

управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:

  • — проектирование систем управления документами;
  • — документирование систем;
  • — обучение сотрудников организации;
  • — преобразование документов в новые системы управления документами;
  • — установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
  • — определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

Создание и применение систем управления документами предусматривают наличие следующих требований:

  • — функциональные характеристики, позволяющие выполнять и поддерживать процессы управления документами;
  • — документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;
  • — присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
  • - ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;
  • - надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
  • - неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;
  • - своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
  • - эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.

Контрольные вопросы

  • 1. Что такое «документ» и каковы его основные характеристики?
  • 2. В чем состоит содержание управления документами?
  • 3. В чем состоят обязанности и полномочия в области управления документами различных групп сотрудников организации?
  • 4. Что такое «системауправления документами» и какими свойствами она должна обладать?
  • 5. Каковы функции системы управления документами?
  • 6. Какие требования предъявляются к системе управления документами?
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы