Докладные и объяснительные записки, заявления, справки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать:

  • — наименование автора: организации, структурного подразделения, должностного лица;
  • — название документа;
  • — адресат;
  • — дату написания;
  • — заголовок к тексту;
  • — резолюцию;
  • — отметку об исполнении.

Внутренняя докладная записка подписывается автором документа, внешняя — соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «Докладная записка» помещают над текстом.

Во вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка может оформляться и рукописным способом.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого- либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке организации. Во втором случае объяснительная записка может также оформляться рукописным способом.

Для обмена информацией между структурными подразделениями устойчиво используется такая разновидность документа, как «Служебная записка». Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишется, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление — истец с указанием своего адреса и кто нарушил права заявителя — ответчик.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте — на бланке структурного подразделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необходимых реквизитов.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >