Письма-ответы

Письмо-согласие — это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.

Если в письме-просьбе содержало обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме- просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Готовы принять Ваши условия на...

Доводим до Вашего сведения, что...

Извещаем Вас о...

Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...

Сообщаем Вам, что...

Примеры писем-согласий

Письмо-согласие па предоставление в аренду выставочной площади

Сообщаем о готовности предоставить Вашей организации в аренду 110 кв. м выставочной площади в павильоне № 1 выставочного центра «Крокус Экспо» для организации экспозиции на выставке «Инфо- ком—2013» с 18 по 24 октября этого года.

Письмо-согласие с обоснованием

Принимая во внимание физическую изношенность и моральное устаревание используемых в настоящее время в офисе Вашего регионального отделения компании компьютеров, а также возросший объем продаж и технического сопровождения даем согласие на приобретение 5 новых компьютеров за счет средств, предусмотренных бюджетом компании на совершенствование системы управления в пределах суммы, выделенной региональному отделению на IV квартал текущего года.

Письмо-отказ — это письмо с отрицательным ответом на письмо- просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.

Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:

В связи с...

В связи с тем, что...

В соответствии с...

В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок

В связи с остановкой производства на предприятии нашей компании в Приволжске из-за стихийного бедствия (наводнения, вызванного многодневными дождями) Ваш заказ на поставку 5000 кубометров деловой древесины не может быть выполнен в установленные сроки.

Поставка может быть осуществлена после ликвидации последствий наводнения после 1 августа 2014 г.

Если указанный срок выполнения заказа неприемлем, рекомендуем обратиться к нашему партнеру — ПАО «Деревообработка», имеющего по нашим сведениям на своем складе в Вашем городе свободные запасы деловой древесины, правда в меньшем, чем оговорено в заказе, количестве.

Сожалеем о невозможности выполнения заказа в установленные сроки.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Письмо-отказ на приглашение с извинениями

Уважаемый Владимир Петрович!

Наш президент благодарит Вас за Ваше любезное приглашение на торжественный вечер, посвященный 10-летию Вашей компании.

Он очень хотел бы посетить Вас, однако в это время он будет в Германии.

Тем не менее он посылает Вам поздравления, наилучшие пожелания и извинения за то, что не сможет участвовать, и надеется, что в ближайшем будущем, когда у него не будет никаких других обязательств, он посетит офис Вашей компании для личного выражения своего дружеского к Вам отношения.

Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких- либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)

Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.

Примеры нисем-нодтверждений Письмо-подтверждение предварительной договоренности

Подтверждаем устную договоренность на заключение долгосрочного договора поставки портативных электрогенераторов, достигнутую на переговорах в Нижнем Новгороде между Вами и представителем нашей организации.

Мы выражаем готовность подписать договор на согласованных условиях.

Письмо-подтверждение оплаты товара

Подтверждаем, что оплата партии текстильной продукции Вашего предприятия была произведена нашей организацией в день поступления товара на наш склад в Твери (для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 17.12.2014 № 745).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >