РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время, в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, поскольку если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, учетно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

  • — приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;
  • — приказы по кадрам в отделе кадров;
  • — бухгалтерская документация в бухгалтерии;
  • — учебная документация в учебной части;
  • — переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации _И. О. Фамилия

(подпись)

Дата

Перечень документов, не регистрируемых в службе ДОУ.

  • 1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
  • 2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
  • 3. Копии счетов на оплату.
  • 4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
  • 5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
  • 6. Пригласительные билеты.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >