Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Посмотреть оригинал

Оперативное хранение личных дел

Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале должны быть следующие графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, подпись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников».

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер но журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы