Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Лекция 7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ

Документы по личному составу

Конституция гарантирует каждому гражданину право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34).

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав.

Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Вопросам, связанным с заключением, изменением и прекращением трудового договора, целиком посвящен разд. III ТК. Работники кадровых служб затрачивают много времени на составление трудового договора и других документов. Практика показывает, что часто эти документы в организациях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени.

В организациях должны использоваться унифицированные формы документов, обеспечивающих возможность применения вычислительной техники. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

К документам по личному составу относятся:

— трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

— приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;

— заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;

— трудовые книжки;

— личные карточки (формы № Т-2, Т-2ГС);

— автобиографии;

— характеристики;

— аттестационные листы сотрудников;

— резюме;

— личные дела;

— лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы (формы) по личному составу:

— № Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу);

— № Т-2 — личная карточка;

— № Т-4 — учетная карточка научного работника;

— № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе;

— № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

— № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

— № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

— № Т-10 — командировочное удостоверение;

— № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника.

В процессе управления организациями руководители принимают многочисленные решения, в частности, при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направление в вуз или в среднее специальное учебное заведение и др.

В связи с этим возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется существование в организациях множества различных учетных и отчетных документов по кадрам.

Лица, принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и служащих, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость).

Этот блок включает следующие документы:

- штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов; в бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда организации;

— табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др.; он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно.

Пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

- личное заявление работника с визой руководителя; приказ о зачислении с указанием должности, оплаты

труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении; подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку, на его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а);

— справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц); в случае непредставления такой справки требуется письменное объяснение причины; при отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве.

Пакет документов на увольнение:

— личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;

— приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

— второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

— копия трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т.д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив.

Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций.

Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика