Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

Подготовка ответных деловых писем

Основным отличием подготовки ответного делового письма является использование в процессе написания текста поступившего ранее в адрес предприятия послания. Ответное деловое письмо должно давать точные и полные ответы на содержащиеся во входящем письме вопросы.

Если по каким-то причинам это невозможно, отправитель ответного делового письма в обязательном порядке должен сделать в тексте соответствующее упоминание.

Прежде чем подписаться под ответным деловым письмом, ответьте себе на следующие вопросы.

  • 1. Будут ли адресату понятны мотивы написания этого письма?
  • 2. В том ли тоне оно написано?
  • 3. Не вызовет ли затруднений с пониманием сути письма его стиль?
  • 4. Нет ли в письме излишне длинных оборотов и т.п.?
  • 5. Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты?
  • 6. Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?
  • 7. Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?
  • 8. Насколько продумана структура письма?
  • 9. Насколько хорошо оформлено письмо?
  • 10. Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т.п.?

Примеры наиболее распространенных ответных деловых писем приведены ниже:

а) пример ответа на письмо-просьбу

Генеральному директору ЗАО "БББ" И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый господин..! В соответствии с направленной в наш адрес просьбой (ваш исх. от... №...) высылаются 3 экземпляра каталога и прайс-лист продукции ОАО "ААА". Надеюсь, это послужит установлению и последующему развитию взаимовыгодных контактов между нашими предприятиями.

Приложение: 1. Каталог продукции... 2. Прайс-лист...

Генеральный менеджер ОАО "ААА" И. О. Фамилия

б) пример ответа на письмо-сообщение

Коммерческому директору ОАО "ГГГ" И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый Имя Отчество! Благодарю Вас за информацию, сообщенную Предприятию в Вашем исх. от ... № ... Одновременно сообщаю, что для обеспечения деятельности открываемого Вами филиала паше Предприятие готово заключить с Вами договор о дополнительных

поставках продукции в сумме... (указать конкретно) на период до... (указать конкретно).

Проект договора прилагается.

Приложение: проект договора...

С надеждой на укрепление сотрудничества и пожеланиями всего наилучшего.

Исполнительный директор ЗЛО "ВВВ" И. О. Фамилия

в) пример ответа на письмо-запрос

Директору МГУП "ЕЕЕ" И. О. Фамилия

Уважаемый Имя Фамилия! В связи с поступлением в наш адрес запроса (ваш исх. от ... № ...) на документальное подтверждение трудового стажа работника... (указать конкретно) сообщаю сведения о работе... на предприятии.

Приложение: сведения о работе... на ФГУП "ДДД".

С уважением. Директор ФГУП "ДДД" И. О. Фамилия Начальник службы персонала И. О. Фамилия

г) пример ответа на письмо-заявление

Заведующему научно-исследовательским институтом...

И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый Имя Отчество!

Мы были рады получить от Вас заверения о намерении и далее продолжать сотрудничество с нашим учебным заведением. Позвольте в этой связи проинформировать Вас о планируемом на... (указать конкретно) заседании ученого совета, в повестку дня которого включен и вопрос о рассмотрении проекта программы научно-методического взаимодействия с Вашим учреждением. О результатах работы заседания ученого совета мы проинформируем Вас дополнительно.

Пользуясь случаем, направляю Вам и Вашим коллегам пожелания всего самого наилучшего.

С неизменным почтением,

ректор Государственного образовательного учреждения... И. О. Фамилия

д) пример ответа на письмо-заказ

Директору Торгового дома И. О. Фамилия

Уважаемый господин..!

С сожалением вынуждена сообщить, что исполнение испрашиваемого Вами в исх. от ... № ... заказа в указанные сроки не представляется возможным в связи с... (указать конкретную причину).

В связи с изложенным наиболее вероятным сроком поставки первой партии заказа прошу считать... Прошу также сообщить, является ли для Вас этот срок удовлетворительным.

В ожидании скорого ответа, с уважением, начальник отдела сбыта ЗАО "ЖЖЖ" И. О. Фамилия

е) пример ответа на письмо-приглашение

Председателю оргкомитета выставки-ярмарки... И. О. Фамилия

Многоуважаемая госпожа..!

Позвольте искренне поблагодарить Вас за приглашение принять участие в выставке-ярмарке...

Прошу Вас также выслать в наш адрес комплект документов для оформления заявки на участие и заключения договора аренды экспозиционной площади. Сообщаю Вам необходимые реквизиты Предприятия:

... (указать конкретно).

С уважением, Генеральный директор ЗАО "ИИИ" И. О. Фамилия

ж) пример ответа на выражение соболезнования

Президенту компании "ООО" И. О. Фамилия

Уважаемый Имя Отчество! Позвольте выразить свою глубокую благодарность в связи с поступившими от Вас соболезнованиями по поводу безвременной кончины моего... Я исключительно признательна Вам за оказанную мне в трудные минуты поддержку и сочувствие.

С уважением, И. О. Фамилия

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы